Director de birou - cine este acesta? Funcțiile oficiale ale directorului de birou

"Plancton", "managerială" - toate aceste definiții imparțiale se referă la munca lucrătorilor din birouri. Dar este o astfel de lucrare inutilă? Director de birou - cine este acesta? Care este domeniul de aplicare al îndatoririlor sale?

Director de birou - cine este acesta?

Profesia de manager de birou adesea confundate cu profesia de secretar. Dar există încă o diferență între aceste specialități. Deci, managerul de birou - cine este asta?

Managerul acestei zone este un administrator de birou sau administrator. Acesta reglementează activitatea de birou, fiind o legătură importantă de informare între angajați și superiori, clienți și angajați etc.

Cu cât activitatea unei organizații este mai activă, cu atât mai multe probleme cu problemele de organizare și documentare zilnice mici. Punerea lor în aplicare și oferă un manager de birou.

El se asigură că toate documentele actuale, precum și ordinele autorităților sunt proiectate corespunzător. În același timp, ordinele manageriale trebuie să fie livrate la timp angajaților companiei, trebuie luate în considerare toate plângerile vizitatorilor și sugestiile angajaților sunt aduse la autorități.

Astfel, activitatea de birou, precum și comunicările din cadrul companiei, se încadrează parțial pe umerii managerilor de birouri.

Locul de muncă și salariul

Managerul de birou este necesar în orice companie care are un birou, un manager și cel puțin câțiva angajați. În organizațiile mici, o listă a taxelor de un astfel de specialist este mult mai mic decât, de exemplu, într-o mare corporație. Într-o companie mare, managerii de birouri pot fi mai mulți, fiecare dintre ei fiind repartizat departamentului său.

Se pare că cererea pentru astfel de specialiști este destul de ridicată și, probabil, va continua să crească. Numai că nu există practic perspective de avansare în carieră. Mai ales dacă, pe lângă conducerea biroului, o persoană nu mai deține nicio profesie.

Având în vedere faptul că sarcinile nu sunt prea complicate, concurența pentru un loc de muncă, cel puțin în Rusia, este destul de ridicată - 6 persoane pentru o vacanță. În același timp, salariile sunt scăzute după standardele de capital - 27 mii de ruble.

În capitala culturală - Sankt-Petersburg - salariul acestor angajați este mai mic cu aproximativ 5-7 mii, iar concurența este de câteva ori mai mare. Mai departe, până la periferia țării, cu atât mai mic este salariul și cu atât mai mulți solicitanți pentru post.

Calități personale necesare

Ordinele primite de managerul de birou necesită o execuție urgentă și promptă. Prin urmare, de la solicitant pentru această poziție, în primul rând, taxa, viteza și punctualitatea sunt necesare. De asemenea, o bună memorie și capacitatea de a se concentra.

Persoana care deține această funcție trebuie să fie prietenoasă și sociabilă, deoarece, în anumite situații, acționează ca reprezentant al companiei.

Managerul de birou trebuie să aibă un discurs competent și logic construit, precum și posedă etica în afaceri, Așa cum este adesea atras de organizarea de negocieri de afaceri și de întâlniri corporative.

Cunoștințele utile, cum ar fi numărul de telefon al unui electrician bun sau serviciul de livrare a meselor, de asemenea, nu interferează. La urma urmei, în multe companii, ordinea în birou, precum și saturația angajaților sunt, de asemenea, controlate de către manager.

Aptitudini necesare unui manager de birou

1. Prima cerință pentru un astfel de angajat este o posesie încrezătoare a PC-ului și a Internetului. Dacă în plus față de Word și Excel, solicitantul va deține Photoshop sau "Office picture manager" - acesta este un alt motiv să-l angajeze, și nu pe altcineva.
2. Imprimare de mare viteză. Abilitatea de a tipări rapid texte este una dintre cele mai importante pentru un manager de birou.
3. Competențele în managementul administrativ, obținute în lucrările anterioare, sunt obligatorii dacă o persoană este angajată într-o companie mare.
4. Abilități de conducere a muncii de birou. Menținerea documentației este una dintre principalele responsabilități ale acestui tip de specialist, deci fără cunoștințe de bază este indispensabilă.
5. Utilizarea în siguranță a echipamentului de birou. Faxuri, imprimante, scanere - toate acestea ar trebui să fie în competența managerului de birou.
6. Aptitudini pentru comunicarea scrisă și diplomatică. Managerul de birou nu trebuie doar să comunice competent, ci trebuie să poată rezolva situații conflictuale, dacă este necesar.
7. Cunoașterea limbii străine. În marile companii internaționale, un manager de birou trebuie să aibă cel puțin o limbă engleză de bază.

Dispoziții generale privind descrierea postului

Directorul-director al instrucțiunii este aprobat de directorul general al companiei. În diferite companii, aceasta poate diferi în funcție de anumite puncte, dar, în general, dispozițiile sale de bază nu se schimbă. Cu instruirea de lucru este necesar să se cunoască chiar înainte de semnarea contractului de muncă, apoi să nu se plângă că nu face parte din planurile dvs. de a îndeplini anumite atribuții.

Dispozițiile generale pot preciza:

• care este responsabil pentru acceptarea unui manager de birou pentru muncă;
• care are dreptul să-l elibereze din funcție;
• care ascultă angajatul;
• care se supune directorului de birou;
• care îndeplinește îndatoririle unui manager de birou în absența acestuia etc.

De regulă, managerii de birouri se supun directorului general. Responsabilii administratorilor biroului sunt curieri, șoferi, curățători etc.

De asemenea, pot fi specificate prevederi generale, angajatul cu ce nivel de calificare poate fi luat pentru poziția descrisă.

Taxe directe

Următorul punct al instrucțiunii este responsabilitatea directorului de birou.

Pentru un CV pentru a aplica pentru un loc de muncă, solicitanții sunt adesea plasați într-o cutie separată, ce datorii au efectuat la un loc de muncă anterior în birou. Astfel, angajatorul primește mai multe informații despre abilitățile reclamantului.

Ce elemente pot fi incluse în îndatoririle imediate ale unui manager de birou?

1. Supravegherea apelurilor telefonice. Angajatul trebuie să răspundă la apelurile primite, în măsura posibilității sale de a răspunde la întrebările oponenților săi și, de asemenea, să informeze autoritățile despre informațiile pe care i sa cerut să le transmită.
2. Supravegherea documentației. Depozitarea și evidența documentelor, controlul corespondenței, executarea ordinelor etc. Sunt îndatoririle directe ale unui manager de birou.
3. Reproducerea documentelor. Cu privire la atribuirea specială a șefului, angajatul efectuează lucrări de copiere și multiplicare.
4. Înregistrarea scrisorilor, a solicitărilor - adică păstrarea corespondenței cu partenerii, clienții sau furnizorii, la cererea supervizorului imediat.

Datoriile unui administrator de birou pot include cel puțin șase alte tipuri de muncă. Dar, în fiecare companie, sarcina specialiștilor din această categorie este determinată individual.

Drepturile managerului de birou

Orice instruire a unui manager de birou include nu numai îndatoriri, ci și drepturi.

1. Pentru a furniza informații complete. Pentru a îndeplini anumite sarcini, managerul de birou are dreptul să solicite furnizarea acelei cantități de informații, inclusiv informații confidențiale, după cum are nevoie.
2. articula propuneri de raționalizare. Dacă pentru organizarea lucrărilor de birou sunt necesare inovații sau ordine suplimentare ale directorului general, managerul are dreptul de a le oferi intrarea.
3. Adevărat condițiile de muncă. Dacă serviciul nu poate fi efectuat din cauza lipsei condițiilor necesare, managerul de birou poate solicita crearea acestuia.
4. A acționa în limitele competenței. După ce a studiat descrierea postului, angajatul are dreptul de a lua decizii în mod independent și de a da ordine, dar numai în limitele competenței sale.

Acesta este un set aproximativ de drepturi pe care un administrator de birou le are. Acestea pot fi suplimentate sau reduse în funcție de specificul instituției.

responsabilitate

Managerul de birou este o profesie care își asumă și o anumită responsabilitate. Domeniul de aplicare și pedeapsa pentru încălcarea regulilor sunt stabilite de fiecare angajator individual. Cele mai comune puncte pe care se bazează responsabilitatea, în descrierea postului arată cam așa.

1. Pentru atitudinea neglijentă față de îndatoririle lor. Execuția prealabilă a ordinelor și orice altă neglijență este vina angajatului pentru care este necesar să se răspundă.
2. Pentru divulgarea informațiilor confidențiale. În contractele de muncă și în fișele de post, trebuie să citiți cu atenție clauzele privind confidențialitatea informațiilor. Pentru dezvăluirea ei, vă puteți pierde de multe ori slujba.
3. Pentru încălcarea sferei de competență. Acțiunile dincolo de sfera competenței angajatului sunt inacceptabile.
4. Pentru încălcarea regulilor muncii etc. Încălcarea planului de lucru, a normelor de siguranță în caz de incendiu sau de siguranță este de asemenea responsabilitatea angajatului.

Pro și contra profesiei

Această profesie are, ca multe altele, o serie de avantaje și dezavantaje. Deci, care sunt avantajele de a lucra pentru un manager de birou?

Feedback-ul lucrătorilor care lucrează pe acest front este, în primul rând, cererea ridicată pentru această profesie: după ce a câștigat o experiență în acest domeniu, găsirea unui loc mai plătit nu este dificilă. Aceste abilități ale activității administrative și economice dobândite în procesul de lucru sunt relevante în viața de zi cu zi. În plus, munca ca manager de birou vă permite să vă dezvoltați propria dvs. abilități de comunicare.

Printre minusuri - povara psihologică sporită a angajaților, deoarece într-o zi lucrătoare trebuie să rezolvați o mulțime de probleme diverse. În plus, managerii, pe lângă îndatoririle directe, îi împovărează adesea pe managerii de birouri cu solicitări personale și alte sarcini.

Unde să studiezi profesia?

Managerul de birou, cine este - este clar din cele de mai sus. Cu toate acestea, de unde puteți afla această profesie?

O facultate specială care să antreneze manageri de birouri nu este disponibilă în nici o universitate. Dar, adesea, capul dorește să fie ocupat de o persoană cu studii superioare. Ce fel de educație este nu este întotdeauna important - principalul lucru pe care reclamantul a fost un student absolvent. În orașele provinciale, acest post poate fi luat chiar după 9 clase de învățământ. Fiecare companie decide în mod individual ce director de birou solicită acest lucru.

Cea mai mare parte a angajatorului va fi interesată de alte caracteristici ale candidatului:

• dacă a lucrat mai înainte în acest domeniu;
• cat de bine detine computerul;
• dacă lucrul la birou știe;
• deține limbi etc.

Nu puteți scăpa de abilitățile de comunicare ale unei persoane. Dacă acești indicatori sunt în ordine - șansele de a obține o creștere a locului de muncă.