Cerințe pentru arhivare. Reguli de bază ale arhivelor organizațiilor

Arhiva poate exista ca o subdiviziune structurală separată a unei organizații sau poate fi o parte integrantă a lucrărilor de birou. Depinde de volumul fluxului de lucru existent.

Cum să o organizați

Crearea unei arhive a oricărei întreprinderi sau organizații necesită implementarea unui set de activități specifice:

1. Va fi necesar să alegeți o cameră de depozitare adecvată pentru documente și să o echipați corespunzător.
2. Trebuie acordată atenție creării unor condiții care să corespundă celor normative.
3. Este necesar să o echipăm din punct de vedere tehnic - să achiziționăm și să instalăm echipamentele necesare pentru arhivă.
4. Depozitarul trebuie să organizeze o procedură pentru organizarea arhivării tuturor documentelor necesare.
5. Cadrul de reglementare al acestei unități ar trebui dezvoltat și aprobat.

Implementarea acestor măsuri asigură păstrarea documentelor de arhivă și întreținerea acestora în starea cerută.

Cine este un arhivar?

Și care sunt cerințele pentru acei angajați care vor fi implicați în organizarea arhivelor și stocarea ulterioară a documentelor? Pot fi combinate pozițiile custodelui lor și, de exemplu, un funcționar sau un funcționar?

Arhivatul este un specialist al cărui scop este de a organiza activități de arhivă. Pentru siguranța documentelor care îi sunt încredințate, el este pe deplin responsabil. Lucrarea sa este imposibilă fără o anumită instruire sau chiar (dacă este necesar) un stagiu în stabilirea Arhivelor de Stat.

Funcțiile sale pot fi transferate unui alt angajat, care este un loc de muncă cu fracțiune de normă. De regulă, atribuțiile unui arhivar sunt atribuite unui angajat individual în cazul în care volumul documentelor depuse este suficient de mare. În organizațiile mari, tabelul de personal prevede un post separat în acest scop. În același caz, se face de obicei o declarație oficială care indică tipurile de muncă atribuite arhivistului, precum și îndatoririle și drepturile acestuia.

Principalul lucru este ordinea

Arhivele organizației sunt transferate conform unui program special conceput. desenul trebuie să fie de acord cu șefii fiecare dintre departamentele, care va transmite documentele și aprobate de arhivar. Deoarece documentele de lucru în arhivă nu sunt doar stocate, dar, de asemenea, folosit ocazional, determină regulile de emitere a acestora (dacă este cazul) au depus cereri în cadrul organizației, precum și părțile interesate externe.

Eliberarea documentelor trebuie menționată în anumite cărți de înregistrare. Pentru procesarea procesului există cerințe-ordine, acte pentru transferul cazurilor pentru procedura de folosință temporară către organizații din afara (printre altele, acestea pot include procuratura și instanța). Documentele se eliberează pentru o perioadă de până la o lună propriilor angajați și până la trei luni pentru reprezentanții structurilor externe.

Reguli de bază ale arhivelor organizațiilor

Arhiva funcționează, precum și orice subdiviziune structurală, pe baza unui regulament special aprobat de conducere. Angajații săi aderă la propriile lor descrieri de locuri de muncă în munca lor. Regulamentele adoptate la întreprindere stabilesc regulile de bază pentru funcționarea arhivelor organizațiilor (statutul, funcționalitatea, măsurarea drepturilor și responsabilităților și compoziția documentației necesare). Sarcinile sale principale includ:

1. Completați arhiva cu documente, a căror compoziție figurează într-o secțiune separată a prezentului regulament.
2. Țineți evidența materialelor și asigurați-vă siguranța.
3. Dezvoltarea unui aparat științific și de referință pentru documentele disponibile.
4. Permiteți efectuarea procedurii de utilizare a materialului stocat în arhivă.

Dacă organizația are documente care se referă la Fondul de Arhivă al Federației Ruse, atunci pregătirea și transferul acestora pentru stocarea permanentă în depozitul de stat este una din sarcinile externe ale acestei unități structurale.

Funcțional

Funcțiile arhivei respectă în mod sistematic sarcinile atribuite acesteia. Cele mai importante sunt următoarele:

1. Mențineți liste de surse de achiziție proprie, adică organizații sau unități structurale.
2. Primiti de la ei intr-o forma ordonata documente pentru depozitare.
3. Luați în considerare materialele primite și asigurați-vă siguranța completă.
4. Creați și mențineți un sistem de ajutor referitor la documentația de arhivare.
5. Pentru a menține caracterul informativ al conducerii și al tuturor diviziilor structurale ale organizației sale.
6. Organizarea emiterea și utilizarea documentației, în conformitate cu nevoile indivizilor și ale altor organizații, să ia în considerare și să analizeze procesul de utilizare.
7. Pregătirea declarațiilor și a răspunsurilor oficiale la cererile cetățenilor de natură socială și juridică.
8. Se efectuează activități privind examinarea valorii unui document, organizarea, transferul de proceduri în vederea depozitării permanente în arhiva municipală sau de stat (în cazul în care organizația este una dintre sursele de mai sus de achiziție de arhive).
9. Verificați corectitudinea formării și arhiva dosarelor în achiziționarea de surse - atât în ​​unitățile lor structurale proprii și alte organizații.
10. Organizarea lucrărilor privind desfășurarea nomenclatorului de afaceri al întreprinderii.
11. Pentru a oferi asistență practică și metodică în lucrul cu documentația pentru fiecare unitate structurală.
12. Participați la procesul de dezvoltare a suportului de arhive și de gestionare a documentelor.
13. Pentru a participa la evenimentele organizate în scopul formării arhiviștilor și a angajaților în funcții legate de gestionarea documentelor.

Unde să o plasați

Să luăm în considerare în ceea ce este acolo pentru cerințele de cameră de arhivă. Cel mai important a ceea ce ar trebui să fie luate în considerare, - să-l loc în orice caz, nu este permis în clădirile vechi clădiri cu caracter de clădiri din lemn, care pot fi prime, nu numai camera principală, dar mansarde cu subsoluri, precum și în clădiri, au încălzire aragaz.

Dacă aceeași structură ca un întreg este adaptat pentru stocarea documentelor de hârtie, o arhivă însemna neapărat o cameră izolată.

Dacă organizația dumneavoastră în viitorul apropiat intenționează să se stabilească propria arhivă, aici aveți posibilitatea de a se familiariza cu lista de cerințe care trebuie să fie luate în considerare în procesul de pregătire. Deci, care sunt cerințele de bază pentru arhivare, a căror sarcină este de a stoca cu atenție și în siguranță toate documentele necesare?

O listă a celor care trebuie să fie disponibile

1. Arhivă.
2. Spațiile destinate primirii documentelor, stocarea lor temporară, precum și aclimatizarea.
3. Camera în care vor fi folosite documentele.
4. Sala de lucru (sau cameră) pentru angajați.

Când locul nu este de ajuns ...

În cazul în care zona arhivei nu permite alocarea mai multor încăperi, un spațiu unic ar trebui împărțit în zone separate prin partiții. Principala cerință, care trebuie să respecte cu strictețe în acest caz - izolat de fiecare alte locuri de depozitare a documentelor și de a lucra cu ei.

O clădire separată sau o clădire special construită și adaptată ca depozit de documente, folosită ca arhivă, trebuie să fie scoasă din obiecte periculoase în ceea ce privește posibilitatea unui incendiu. Exemple sunt parcările, benzinăriile sau garajele. În imediata apropiere a clădirii sau a locației arhivei, nu ar trebui să existe obiecte care să servească drept sursă de poluare a aerului.

În mod ideal, arhivele ar trebui să fie amplasate întotdeauna într-o clădire separată, proiectată numai pentru această clădire, construită în conformitate cu toate regulile și reglementările necesare. Dar, din păcate, realitatea dictează termenii săi, iar în majoritatea organizațiilor documentele sunt stocate într-un spațiu deja existent, convertit și adaptat în aceste scopuri.

Ce spun regulile

Să ne familiarizăm cu cerințele de reglementare pentru clădirile și sediile arhivei. Ele sunt după cum urmează:

1. Clădirea, în cazul în care trebuie să se găsească depozitarea viitoare, trebuie considerată drept administrativă. Este strict interzis să se plaseze arhiva în cazul în care există servicii de catering, depozite alimentare, magazine din categoria de substanțe inflamabile și agresive, precum și tehnologia chimică relevantă aplicată.
2. Exclus plasându-l într-o cameră neîncălzită și în cazul în care nu respectă cerințele de igienă. Inadmisibilitatea clădirii arhive dărăpănate a fost deja menționată mai sus.
3. Este deosebit de important să se respecte cerințele de incendiu pentru plasarea arhivei. Siguranța pentru posibile incendii este una dintre condițiile cele mai de bază pentru depozitarea fiabilă a documentației. În ianuarie 2009, Ministerul Culturii din Rusia, prin Ordinul său nr. 3, a aprobat o serie de cerințe de reglementare prevăzute în Regulile speciale de siguranță împotriva incendiilor ale Arhivelor de Stat și Arhivele Municipale ale Federației Ruse. Când stocați un document, acest regulament trebuie respectat cu strictețe.
4. Construcția clădirii trebuie să garanteze că nu poate fi inundată. Camera trebuie să aibă o ieșire de rezervă. În nici un caz nu este posibil să treacă printr-o conductă de trunchi (cu apă sau gaz).

Este posibilă arhivarea într-un subsol?

Nu se recomandă plasarea de stocare de arhivă în sala de subsol, etajele superioare sau alterările ca atare spațiu pod.

În caz de necesitate acută, pot exista excepții de la această regulă. Acestea sunt acceptate atunci când subsolul este uscat și bine încălzit, dotat cu ventilație artificială, capabil să furnizeze două sau trei ori schimbul de aer într-o oră. Arhiva de la etajele superioare sau în încăperile de la mansardă este posibilă numai dacă se asigură un regim adecvat de temperatură și umiditate.

Este foarte important să plasați arhiva în raport cu dispozitivul de cablare. Acesta trebuie să fie închis tip cu prize de conectare ermetică. Cablurile din echipamentul electric portabil sunt furnizate cu izolație din cauciuc. Nu puteți avea o magazie de întrerupătoare generală sau de podea în spații.

Materialele non-praf și neagresive sunt alese ca materiale de construcție pentru finisarea depozitelor de arhivă. Sistem de stingere a incendiilor ar trebui să fie angajați cu mijloace neutre, în siguranță pentru documente. Nu este permisă utilizarea focului în depozit, activarea dispozitivelor de încălzire sau plasarea obiectelor străine.

Să însumăm rezultatele

După aducerea zonei selectate în conformitate cu toate cerințele de mai sus pentru arhivare, se ia o decizie finală cu privire la caracterul adecvat sau impropriu pentru utilizare. Este posibilă luarea unei astfel de decizii după verificarea inspecției sanitare și epidemiologice și a supravegherii incendiilor de stat. Arhiva poate fi plasată acolo unde este planificată, numai după procedura de trecere a unui examen detaliat.

Scopul său - pentru a clarifica camera de incendiu și de a determina nivelul adecvat, pentru a inspecta durabilitatea structurale majore, asigură rezistența de suprapunere între etaje în calcularea potențialului sarcinii (echipament pentru arhiva și greutatea documentelor stocate), verifica disponibilitatea și starea actuală a sistemelor de ventilație și încălzire.

În auditul implicat în calitate de reprezentanți ai organizației (de obicei, angajații arhivei viitoare), precum și angajații tuturor serviciilor relevante - .. Building, incendiu, securitate, etc. Rezultatele examinării sunt reflectate în pregătirea actului final.