Controlul asupra executării documentelor: etape și obiective

Un aspect important al proceselor manageriale ale oricărei întreprinderi moderne este organizarea controlului asupra executării documentelor. Controlul în sine presupune o succesiune structurată complexă de acțiuni care să permită controlul executării documentației în termeni stabiliți prin legi, reguli, reglementări, ordine ale șefului termenilor. Responsabilitatea pentru respectarea termenilor este atribuită unui anumit angajat sau departament. Toate sarcinile lor trebuie înregistrate corect în atribuțiile lor.

De ce și cum?

Scopul controlului asupra executării documentelor este asigurarea calității și oportunității implementării documentației. Angajații selectate pentru el responsabil, responsabil pentru calitatea informațiilor pe care să evalueze măsura în care îndeplinesc în mod eficient sarcinile lor diferite departamente, divizii ale întreprinderii, funcționari individuali. Acest lucru contribuie la analiza activităților companiei, la formularea măsurii în care managerii săi își gestionează în mod eficient departamentele, identifică eficacitatea activității executorilor și conduc analiza generală a întreprinderii. Pe baza informațiilor obținute în timpul cercetării, este posibil să se dezvolte cel mai eficient mod de îmbunătățire a calității activității companiei.

Sistemul de control al execuției documentelor presupune o abordare cuprinzătoare a analizei modului în care diferite persoane angajate în firmă lucrează. În același timp, sunt evaluați mai mulți factori și indicatori. După implementarea unui astfel de sistem la întreprindere, este posibil să se înțeleagă în ce măsură angajații companiei respectă disciplina de performanță și să elaboreze măsuri pentru îmbunătățirea acesteia.

Ce ar trebui să fac?

Controlul asupra executării documentelor și instrucțiunilor începe cu formarea unui astfel de sistem prin care puteți monitoriza când se execută documentația din cadrul companiei. Este necesar să elaborăm sistemul astfel încât să fie afișate atât documentele primite, cât și cele trimise destinatarilor externi, formate și destinate interacțiunii interne. Desigur, nu trebuie acordată atenție tuturor, fără excepție, dar în primul rând documente importante, în legătură cu care liderii și-au formulat instrucțiunile privind activitățile și operațiunile ulterioare. Angajații responsabili de punerea în aplicare a unui astfel de sistem ar trebui să rezume informațiile obținute în analiza întregului volum de documentație, să le aducă liderilor. Sarcina lor este de a furniza informații astfel încât să poată fi ușor înțelese, percepute, analizate și făcute concluzii corecte. Dacă este necesar, funcționarii sunt responsabili pentru a da explicații cu privire la statisticile colectate.

Programul de control al execuției documentelor vă permite să înțelegeți ce probleme există în cadrul companiei, ce neajunsuri sunt observate și, prin urmare, să formulați ipoteze privind îmbunătățirea sistemului actual. Ideile care ajută la accelerarea procesului de documentare, prelucrarea și, prin urmare, consolidarea disciplinei artiștilor interpreți sau executanți, pot fi realizate - acest lucru rămâne la discreția managerilor companiei. În orice caz, sistemul de control este principala sursă de informație utilă și obiectivă. Fără acestea, nu este posibil să se ia decizii adecvate privind îmbunătățirea fluxului de lucru.

Ce urmărim noi?

Controlul executării documentelor în munca de birou este pus în aplicare în ceea ce privește anumite categorii de documente - nu este nevoie pentru a urmări fiecare hârtie singur vin în companie, generate intern sau trimise către destinatari externi. Ordinul obligatoriu va trebui să controleze în primul rând instrucțiunile, documentele, recomandările trimise întreprinderii de către autorități, structuri, organisme superioare. La fel de importante sunt documentele de reglementare adoptate în cadrul companiei, precum și documentația specifică, implementată pe baza abordării alese de managementul întreprinderii. Dacă liderul a stabilit termene de executare, atunci ele trebuie respectate necondiționat. Dacă a fost adoptată o comandă cu privire la anumite tipuri de documente care reglementează intervalele de timp, acestea trebuie de asemenea respectate fără cea mai mică abatere.

Nu întotdeauna contul și controlul executării documentelor - domeniul răspunderii pentru deservirea circulației documentelor. Conducerea poate decide să impună astfel de sarcini oricărui angajat în cadrul companiei. În prezent, această practică se răspândește din ce în ce mai mult. Uneori managerii își iau controlul asupra lor, uneori numesc responsabili, de exemplu, șefi de departamente, departamente. Puteți acorda controlul asupra pregătirii documentului oricărui angajat, căruia îi este cât mai aproape posibil din cauza specificului poziției sale. Departamentul responsabil cu gestionarea documentelor ar trebui să centralizeze toate procesele, monitorizând executarea unor valori mobiliare importante. Doar această abordare ajută la eficientizarea lucrării în cadrul companiei, pentru a evita "punctele".

Pas cu pas

Etapele general acceptate de control al executării documentelor implică stabilirea consistentă a unui document oficial pentru control, verificarea faptului că a fost adus la executor, urmărirea preliminară a deciziilor formate în timpul executării acestuia. În același timp, capul poate regla executarea misiunii. Ca rezultat al lucrării, documentația este scoasă din control, după care se rezumă toate rezultatele analizate, luate în considerare.

Primul și cel mai important pas al înregistrării și controlului executării documentelor este identificarea faptului că o lucrare oficială specifică este supusă unei astfel de procesări în cadrul companiei. Stadializarea pentru control are loc în momentul în care se formează un document în cadrul întreprinderii sau vine de la un destinatar extern. Textul poate conține deja o dată strict stipulată, la care trebuie îndeplinite toate instrucțiunile. În unele cazuri, termenele sunt stabilite de o listă specială pentru documentația standard - aceasta se referă la situația în care lucrarea oficială intră sub incidența unuia dintre articolele din listă. Regulamentul pentru control este serviciul care implementează fluxul de lucru în cadrul companiei. Secvența este simplă - înregistrare, următoarea - setare pentru control. Termenele individuale pot fi atribuite conducerii întreprinderii prin revizuirea documentului primit și prin formularea unei rezoluții în acest sens. Acest lucru devine, de asemenea, motivul pentru setarea pentru control.

Tehnologia de control al executării documentelor necesită o atenție deosebită pentru a acorda atenție tipului de documentație procesată de serviciu, persoanele responsabile. Dacă aparține numărului administrativ, atunci este necesar să se controleze fiecare dintre deciziile prezentate în textul documentului oficial. Un exemplu clasic este ordinea unei autorități superioare. Pentru fiecare element este necesar un control clar, necondiționat. Dacă documentul are atribuții, sarcini, execuția lor va trebui, de asemenea, monitorizată.

Când va fi gata?

Controlul asupra termenelor de executare a documentelor sugerează că persoanele responsabile pentru acest lucru știu cât timp trebuie să pregătească un răspuns sau să pună în aplicare măsurile impuse de documentul oficial. Dacă vorbim despre documentația periodică, dar și despre cea care, în țara noastră, este formată destul de des, atunci va fi necesar să se respecte termenii standard. Aceasta se aplică activităților anumitor societăți individuale, persoane juridice. Puteți afla termenii tipici actuali dacă studiați cu atenție legile, decretele guvernamentale, decretele, ordinele, ordinele, alte acte normative semnificative. De exemplu, regulile speciale reglementează termenele pentru examinarea reclamațiilor, cererile deputaților, documentația de transfer pentru depozitare sau intrarea în vigoare a unei decizii semnate. Importanța respectării acestor reguli se datorează necesității de a respecta litera legii. Încălcarea termenelor devine o încălcare a legii.

Statutul este o altă sursă importantă de informare cu privire la intervalele de timp pentru pregătirea răspunsurilor și a deciziilor. Controlul asupra executării documentelor presupune importanța documentației specializate care reglementează regulile de formare a rapoartelor statistice, activitatea de contabilitate. Normele speciale stabilesc termenul limită de depunere a reclamațiilor privind calitatea și momentul examinării acestora, modul în care trebuie să se facă corect și când să trimită un recurs instanței, cât timp este necesar ca agenția să răspundă la cerere.

Totul este reglementat!

Pentru controlul corect asupra executării documentelor oficiale într-o anumită întreprindere, este posibil să se adopte norme specializate care reglementează termenii tipici pentru anumite tipuri de documente oficiale care nu sunt specificate în legi sau alte acte juridice externe. Atunci când se aprobă regulamentele, ordinele, instrucțiunile referitoare la companie, toți angajații trebuie să respecte regula stabilită. De regulă, standardele de control și de sincronizare sunt introduse în manualul grefierului sau în cardul de rapoarte. Luați-le în considerare toate și diverse.

Controlul executării documentelor se efectuează fie de către angajații serviciului clerical, fie de către manager sau de către persoanele desemnate de acesta în rezoluție pe ziar oficial. Dacă un anumit document nu intră sub lista documentelor tipice, managerul are dreptul de a stabili termenele de executare la discreția sa. O excepție este situația în care autorul documentului stabilește termenul limită în text. Dacă managerul dorește ca răspunsul să fie pregătit într-un interval de timp diferit, acest lucru este indicat și în rezoluție. Uneori este posibilă și o situație atunci când, la momentul înregistrării, luarea în considerare de către organul de conducere a unei anumite documente oficiale, nu este posibil să se înțeleagă intervalul de timp pentru îndeplinirea prevederilor. Acest lucru ne obligă să formăm un cadru de prindere, care este ajustat în timp, dacă este necesar.

Puncte importante

Persoanele care sunt responsabile pentru efectuarea controlului asupra executării documentelor, trebuie să ne amintim că documentația a sosit în organizație, efectuată în termen de o lună de la primire, cu excepția cazului în textul documentului sau rezoluția, capul nu există instrucțiuni speciale, precum și documente oficiale care nu sunt acoperite de listele documente standard. Dacă textul are un anumit interval de timp în care, de exemplu, informațiile trebuie trimise la destinatar, nu apoi pus sub control, având în vedere constrângerile de timp. Uneori, un astfel de cadru este mai standard, uneori - mult mai scurt.

Este important să se asigure controlul corect asupra executării documentelor provenind de la autorități superioare, organizații care includ anumite instrucțiuni. De obicei, o astfel de lucrare oficială conține termenii în care totul trebuie executat. Dacă documentul vine de la un corp colegial, el aparține numărului de persoane administrative, de regulă, există și termeni pentru fiecare element din text. Dacă acest lucru nu este clar menționat, este necesar să ne concentrăm asupra regulilor standard și asupra deciziei conducerii companiei. Este posibil ca documentul de intrare să conțină o întrebare care a fost deja întâlnită în mod repetat în practica de lucru a companiei. Abordarea optimă în acest caz este de a formula un grup general de astfel de documente și de a reflecta regulile de lucru cu el în instruirea internă. Acest lucru va ajuta la optimizarea lucrului și la reducerea timpului de analiză a documentelor.

Aspecte tehnice

Opțiunea cea mai convenabilă, disponibilă pentru aproape orice întreprindere modernă, este controlul automat al executării documentelor, care implică utilizarea echipamentelor specializate (computere electronice) și a sistemelor software. Pentru o companie mare, puteți să comandați o dezvoltare individuală ținând cont de toate caracteristicile structurii întreprinderii, ariei sale de lucru. Dacă firma este mică și bugetul nu vă permite să cumpărați pentru dvs. un astfel de produs individual, puteți achiziționa o soluție standard, cea mai potrivită pentru cereri și cerințe, realitățile proceselor de afaceri. Pentru organizațiile foarte mici, este suficient să mențineți o arhivă digitală. Un sistem simplu de contabilitate automatizat poate fi implementat chiar și la fața locului, utilizând capabilitățile programului Excel din pachetul standard Microsoft.

Analiza organizării controlului asupra executării documentelor într-o firmă care a implementat contabilitatea prin mijloace automate este mult mai ușoară. Cu mult mai clar puteți obține informații - majoritatea programelor nu sunt doar capabile să creeze tabele, ci și să construiască grafică. Puteți solicita statistici pentru un anumit tip de document, artist sau departament. Astfel de pachete software în sine amintesc de punctele pe care termenii "arde". Toate acestea permit eficientizarea activității entității juridice, ceea ce este deosebit de important dacă circulația documentelor este foarte voluminos.

Caracteristici de design

Controlul asupra executării documentelor obligă să elaboreze corect toate etapele de lucru cu documente oficiale. În momentul în care documentația este înregistrată și pusă sub control, în partea de sus a câmpului gol, angajatul responsabil face notele corespunzătoare (al 19-lea recuzită). O marcă similară trebuie indicată în formularul de înregistrare. Dacă misiunea este dificilă, este foarte posibil ca termenul de execuție să fie numit pentru o perioadă lungă de timp - luni sau chiar un an. Acest lucru face necesară divizarea muncii în etape și formularea unor termeni individuali pentru fiecare dintre ei, care vor trebui monitorizați în viitor. În oricare dintre opțiuni, momentul setării pentru control este punctul de raportare, după care persoanele responsabile trebuie să monitorizeze documentul. Grefierul (sau un alt angajat al cărui îndatorire este) dirijează lucrarea către interpret, fixând acest moment în cartea de cont. Funcționarul care deține controlul sau organismul responsabil cu controlul va verifica termenul de primire a documentației direct contractorului.

Controlul executării documentelor implică efectuarea de inspecții, astfel încât să fie monitorizate toate etapele lucrărilor preliminare pentru pregătirea răspunsului. Rezultatele etapelor intermediare trebuie înregistrate în tabelul oficial de înregistrare a hârtiei sau în sistemul de control. Executorul este responsabilul responsabil pentru furnizarea informațiilor într-o manieră promptă și exactă, în conformitate cu starea reală a afacerilor. Este posibil să se organizeze cecuri scrise, uneori destul de verbale. Serviciul de control poate trimite periodic notificări scrise persoanelor responsabile, care conțin referințe la toate documentele aflate în prezent sub control. Puteți trimite în mod regulat mementouri cu privire la documentația, care este simultan în activitatea mai multor departamente ale companiei imediat. Acest lucru ajută la coordonarea mai eficientă a structurilor.

Aspecte importante

În mod normal, termenele limită în care se efectuează controale preliminare ca parte a controlului asupra executării documentelor sunt înregistrate în documentația care reglementează activitatea întreprinderii. Dacă nu există reglementări, atunci o indicație a acestor reguli ar trebui să fie în instrucțiunile grefierului sau sarcinile de serviciu.

Dreptul de a scoate hârtia oficială din controlul capului, în conformitate cu decizia introdusă de control. În baza unei ordonanțe de la o autoritate superioară, aceasta poate fi făcută de un birou de cler. În ceea ce privește eliminarea de la control, o notă corespunzătoare este plasată în sistemul de înregistrare, un cont automatizat. Documentul indicat ca fiind completat, pentru stocarea pe termen lung este trimis la caz. Observați acest lucru este umplerea celei de-a 28-a recuzită.

Schimbarea statutului

Pentru a clasifica hârtia oficială ca una completă, este necesar să se îndeplinească în realitate toate instrucțiunile care sunt prescrise în textul acesteia. Execuția trebuie să aibă confirmare în formă documentară, oficială. Funcționarul desemnat de executiv pe hârtie este obligat să raporteze conducerii cu privire la rezultatele activității efectuate. În plus, rapoartele trebuie trimise organizațiilor de nivel superior, instanțelor, persoanelor fizice, dacă sunt interesate să obțină informații. În unele cazuri, funcționarul primește proiectul pentru revizuire sau se confruntă cu instrucțiuni suplimentare. În această situație, este prea devreme să vorbim despre executarea documentației. În cazul în care documentul a fost transferat pentru executare de la un funcționar la altul, importanța controlului său nu este redusă, serviciu de birou, în orice caz, pentru a urmări termenele și de a controla transferul astfel, dacă este necesar. Serviciul responsabil de monitorizarea lucrărilor asupra documentelor poate considera că conținutul pregătit de către funcționar în formă, esență, nu corespunde atribuțiilor date de conducere. În această situație, documentația este trimisă executantului pentru procesare, fără a schimba intervalul de timp.

Toate informațiile (atât asupra procesului de control al documentației, cât și asupra rezultatelor acesteia) trebuie înregistrate strict în sistemul contabil. Din când în când, informațiile sunt adunate, analizate, trimise la conducere spre examinare. Cea mai obișnuită practică este raportarea lunară a activității serviciului clerical. Liderului i se trimite un document sub forma unui rezumat. Structura sa este stabilită, de obicei, în instrucțiunile de producție, de la o lună la alta, sosind hârtia, emisă conform aceluiași model. Acest lucru face ușor compararea totalurilor pentru momente diferite. Rezultatele acestei analize ajută la înțelegerea măsurilor care trebuie luate pentru a îmbunătăți eficiența fluxului de lucru și a accelera prelucrarea documentației. Responsabilii specifici sunt responsabili pentru formularea de propuneri pentru optimizarea muncii, iar managerii decid ce trebuie făcut și în ce perioadă de timp este nevoie.