Profesor secretar-referent. Referentul este ...

Multe fete visează să înceapă o carieră de secretar-referent. Aceasta este o aspirație destul de normală și justificată. Doar aici este faptul că nu toate se gândesc la ceea ce este necesar pentru acest lucru (cu excepția aspectului atractiv). Dar ar merita. La urma urmei, referentul nu este doar o "față frumoasă" lângă lider. Aceasta este, mai degrabă, o "carte de referință" cu privire la toate aspectele: o cunoaștere și inteligentă, găsind o cale de ieșire din orice situație. Să intrăm în detaliu.

Ce trebuie să puteți face

În orice organizație există o instrucțiune a secretarului-referent. Acesta conține o listă (uneori detaliată, uneori nu foarte) responsabilități de muncă. Acestea includ abilități și abilități. Omul care a fost norocos pentru a obține un astfel de loc de muncă ar trebui să fie capabil să comunice cu clienții, să negocieze (personal sau prin telefon), pentru a selecta și de a organiza materiale, să pregătească puncte de discuție și mai mult. Asta este, este clar că abilitățile acestei persoane ar trebui să fie destul de multe. Specificitatea depinde de direcția firmei. De exemplu, un examinator legal este obligat să înțeleagă subtilitățile juridice. Se întâmplă că acest post este asociat cu capacitatea de a rezolva problemele organizaționale. Cu alte cuvinte, referentul este "mâna dreaptă" a liderului. El este mereu în căutarea, trebuie să știe tot ce are nevoie șeful pentru munca sa.

Unele întrebări "speciale" ale profesiei

Aici este necesar să clarificăm un pic ceea ce este de obicei "ascuns în spatele scenei". Deoarece referentul este persoana care comunică cel mai adesea cu șeful, trebuie să aibă niște abilități diplomatice. De ce? Este simplu: liderul (în special o echipă mare) nu are timp să se ocupe de toate nuanțele relațiilor. De obicei, el este un om de afaceri. Când cineva are o zi de naștere, cine va naște, cine are copii - acesta este interesul său numai în legătură cu momentele de lucru. Toate aceste "lucruri mici" cad pe umerii secretarului-referent. El trebuie să-i spună șefului, când sărbătoarea, să notifice despre tensiunea care a apărut în colectiv (dacă merită atenția lui). Deci se pare că secretarul-referent trebuie să-și dea seama mai întâi totul, să distrugă liderul inutil și apoi cel "descărcat". Acest lucru nu este ușor! Dar a fost din domeniul obligațiilor neoficiale.

Funcții principale

Pe o parte din referentul secretar al firmelor mici, practic toate lucrările de birou cade. În mare parte - din ea. Adică este necesar să învățăm cum să scriem scrisori, să formulăm corect recepția și trimiterea, înregistrarea, distribuția (dacă este) și așa mai departe. Este clar că fără o cunoaștere ideală a limbii ruse nu se poate face. Scrisorile cu erori sunt fața coruptă a firmei. Uneori este necesar ca o persoană cu cunoștințe de limbi străine să lucreze pentru această funcție. În continuare, referentul este persoana care conectează angajații firmei (sau departamentele acesteia). Funcțiile sale includ alocarea corectă a fluxurilor de informații între unitățile structurale care lucrează pentru un lucru mare. Referentul este o profesie destul de complicată, deoarece este necesar să se păstreze în minte multe detalii și fapte. Toate acestea sunt necesare pentru ca liderul să se simtă confortabil, nu să fie distras de delirul de la linia principală.

Calități personale

Deoarece activitatea referentului se bazează pe comunicare, ei aleg o persoană să fie sociabilă, neconflictată. În orice companie, acesta este un post "cheie". Persoana care o ocupă are o mare influență atât asupra liderului, cât și asupra colegilor. Prin urmare, decența este pur și simplu o necesitate. Un alt referent secretar ar trebui să fie punctual, inteligent, chiar creativ. Trebuie să fii în măsură să găsești o cale acceptabilă din orice situație. Referentul, în primul rând, se gândește la "fața" angajatorului său, și apoi la el însuși. Nivelul de responsabilitate nu este doar ridicat, ci global. Nu toată lumea face acest tip de muncă. Prin urmare, trebuie să vă gândiți cu atenție înainte de a vă revendica o astfel de poziție. Secretarul-referent la locul de muncă ar trebui să-și poată pune interesele în fundal. Pe primul - tot ce este necesar pentru munca șefului. Apropo, de aceea de cele mai multe ori această poziție este ocupată de fete, ca grijă de vecin la femei în sânge.

Informații confidențiale

Este clar că, printr-o astfel de comunicare strânsă, o mulțime de fapte care nu ar trebui făcute publice vor fi cunoscute de referent. Nu sunt numai secrete profesionale și secrete comerciale. Adesea, secretarul, ca prieten apropiat, are încredere și are informații personale. Merită menționat faptul că referentul trebuie să poată stoca informații confidențiale. Aceasta este una dintre principalele sale competențe profesionale.

Ce fel de educație este necesară?

Capul încearcă să-și aleagă propriul referent, plecând de la linia de activitate. Adică, solicitantul trebuie să aibă o diplomă corespunzătoare activității firmei. În plus, de multe ori această poziție este selectată de persoanele cu educație juridică. Acest lucru este convenabil dacă trebuie să încheiați tranzacții des, pregătiți alte documente. Printre cele mai simple cerințe: posesia gratuită a tuturor programelor de calculator (birou), abilitatea de a imprima (rapid și corect). Deoarece examinatorul - este, de fapt, consilier, atunci ai nevoie pentru a avea aptitudinile necesare pentru a găsi informații cum ar fi web și offline. Persoana Savvy cu un răspuns rapid pentru a lua o astfel de poziție mult mai des decât titularul „dreptul“ a diplomei, nu știe cum să stăpânească rapid situația.

Locul de muncă

O astfel de poziție, ca secretar-referent, este acum practic în orice birou. Adesea se numește doar așa, dar funcțiile unei persoane se comportă diferit. Totul depinde de dimensiunea companiei, de sarcinile, de numărul de angajați. În unele întreprinderi, secretarul îndeplinește și funcțiile unui contabil, în altele - un avocat și așa mai departe. Acesta este un început excelent pentru o persoană care se străduiește să-și dezvolte cariera. Într-un interval scurt de timp, puteți învăța o mulțime de abilități de a stăpâni diferite profesii, principalul lucru - pentru a înțelege activitatea firmei, „se simt“, toate cu propriile lor mâini. Dar "spinning" va avea foarte repede. Deoarece o mulțime de informații vor trebui procesate în modul de mare viteză. Dar dacă reușești, cunoștințele dobândite va fi suficient pentru a începe o ascensiune independentă la limitele pe care le-ați definit pentru noi înșine. Dar acest lucru nu este necesar. Din moment ce profesia referentului, dacă îl luați în serios, este interesant în sine. Nu permite să se odihnească într-o direcție îngustă, în mod constant să stăpânească toate noile volume de cunoștințe, să se îmbunătățească.

Cum să treci un interviu

Dacă decideți că veți face față unui astfel de loc de muncă responsabil, atunci ar trebui să trimiteți un CV pentru locurile vacante disponibile. Este necesar să verificați alfabetizarea răspunsurilor. Rețineți că erorile de ortografie vă vor reduce imediat șansele la zero. Stilistica ar trebui, de asemenea, să fie restrânsă în afaceri. Fiecare cuvânt al tău va fi cântărit și luat în considerare cu atenție. Apoi vor începe "testele". Vei avea ceva timp pentru a se dedica, pentru a dovedi că va fi capabil de a fi demn de un asistent manager. Fiecare firmă are propriile sale metode. Cu toate acestea, să fie pregătit pentru faptul că trebuie să vorbești cu diverși oficiali pentru a pregăti o serie de documente oficiale, pentru a răspunde la un cuplu de apeluri telefonice. De asemenea, trebuie să ținem seama că aspectul dvs. va fi strict controlat. Adică "examinați" de la cap până în picioare. Cel mai adesea va trebui să demonstrați un stil de afaceri în haine (make-up, hairstyle). De asemenea, nu este de dorit să se utilizeze arome puternice. Gândiți-vă la fiecare lucru mic! Totul în tine ar trebui să fie la cheie, dar atractiv. Sfat: păstrați modest, dar cu încredere. Fii inteligent, dar nu aroganță. Apoi, totul trebuie neapărat să se întâmple!