Legendă în foaia de timp. Cum se completează foaia de timp (eșantion)

Timpul de lucru și contabilitatea acestuia sunt componente importante ale oricărei organizații, permițându-vă să monitorizați activitățile companiei și să vă angajați în disciplină. Pentru a simplifica această procedură, a fost elaborat un formular special - o foaie de parcurs. Există atât în ​​formă de hârtie, cât și în format electronic. Și fiecare dintre specii are propriile nuanțe în umplutură.

Cine completează foaia de timp

Fiecare organizație numește o persoană responsabilă de menținerea foii de parcurs, pe baza activităților specifice și a numărului de personal. Dacă organizația este mică și toată munca este făcută în birou, atunci inspectorul de personal, contabilul sau o altă persoană autorizată planifică angajații.

În cazul în care întreprinderea are mai multe obiecte, este mult mai ușor de a pune angajații direct în locurile de muncă. În acest caz, această datorie este atribuită comandantului sau șefului diviziei printr-o comandă separată sau este prevăzută în contractul de muncă.

Algoritmul de lucru cu cartea de raport

În primul rând, este necesar să se știe că la fiecare întreprindere trebuie să existe o foaie de parcurs regulată (adică o versiune pe hârtie). Puteți fie să imprimați singur formularul, fie să îl comandați din imprimantă.

Există două formulare aprobate: T-12 și T-13. Diferența lor este că primul nu ia în considerare doar timpul de lucru, dar există și grafice pentru calculul lunar remunerație. Acestea sunt completate în funcție de o schemă, și anume în fiecare lună din prima zi când se deschide un nou card de raport. Este necesar să completați cutiile:

• Numele companiei (prin instrumente constitutive), numărul de ordine și data umplerii.
• Perioada în care este deschisă cartea de raport.
• Numărul secvențelor de personal și datele acestora din cardurile personale.

Restul datelor sunt introduse într-o lună, iar finalizarea părții legate de salarii rămâne la contabil.

Legendă în foaia de timp

Pentru o umplere mai rapidă și mai convenabilă a programului, a fost elaborat și aprobat un sistem de notare. Ei reflectă mod de lucru și odihnă și alte nuanțe. Există 36 de denumiri. Dar, uneori, acest număr nu este suficient pentru a afișa cu precizie toate informațiile despre angajat.

În tabel sunt luate în considerare cele mai utilizate simboluri din foaia de timp. O descriere mai detaliată și o listă completă sunt de obicei plasate pe prima pagină a formularului. Acest lucru face mai ușor să navigați în notație și să determinați în ce situație să puneți în celulă.

Completarea normală a formularului

Completarea unei foi de lucru este o muncă minuțioasă care necesită atenție. Se poate face folosind, de exemplu, metoda de apariție continuă și non-apariție.

În acest caz, datele sunt introduse în fiecare coloană. Simbolurile sunt prezența angajaților în la locul de muncă, și absența acestora cu indicarea motivelor. De asemenea, este indicat numărul de ore petrecute la locul de muncă.

În raport de carte, va arata astfel: a pus litera „B“, în a doua zi, sub 0, într-o zi de lucru, respectiv, „I“ și numărul de ore, de exemplu, 8. In mod similar week-end a marcat diferite cauze ale nefrecventării la locul de muncă, începând și terminând cu excursii absență din motive neclare.

Calculul foii de timp în acest caz este un pic mai simplu, deoarece toate numerele și simbolurile necesare sunt în fața ochilor noștri. Acest lucru este valabil mai ales pentru specialiștii cu puțină experiență - astfel încât vor avea mai puține șanse de confuzie și de greșeală.

Umplem coala de timp cu mintea

Există, de asemenea, o metodă de înregistrare a abaterilor. Se aplică atunci când ziua de lucru are aceeași durată pe toată perioada. În acest caz, se observă numai situații non-standard, munca peste ore, călătorii de afaceri, etc. Când utilizați această metodă, este nevoie de mult mai puțin timp, iar rezultatul final este același în ambele cazuri.

Pe o foaie este după cum urmează: în linia superioară a datelor privind absența tabelare personalului la locul de muncă -, K, OT, HH, PR, B și altele. Linia de fund rămâne goală. După valorile numărul final de zero-uri nu sunt deșeuri de timp, dar rămâne numai pentru a efectua acțiuni simple pentru aceeași durată a zilei: contoriza numărul de celule goale în rândul de sus (acest aspect) și înmulțit cu numărul de ore.

Această metodă este mai convenabilă pentru HR și contabili cu experiență. De asemenea, este foarte potrivit pentru organizațiile mici, unde numărul de angajați este mic. Dacă managementul dvs. nu știe despre un sistem mai simplu de urmărire a timpului, atunci este momentul să-i oferiți acestuia.

Întreținerea foii de calcul de pe computer

În plus față de versiunea pe hârtie, există mai multe produse electronice. După cum sa menționat mai sus, tabelele trebuie duplicate fără întârziere. Aceasta înseamnă că datele despre activitatea angajaților nu sunt pierdute și că fiabilitatea lor este confirmată (la urma urmei, nu există întotdeauna posibilitatea de a utiliza un computer).

Una dintre opțiunile mai accesibile este foaia de timp creată în programele de birou. Excel este potrivit pentru aceste scopuri cât mai bine posibil. Foile de calcul vă permit să creați orice tip și dimensiune a unui document. De asemenea, datorită abilității de a stabili formule, sintetizarea și calcularea datelor intermediare este mult mai ușoară.

Folosind software special

Dacă abilitățile de lucru cu foile de calcul sunt insuficiente, angajatul sau conducerea poate alege un alt program similar. Foaia de timp va arăta apoi ca o variantă de hârtie. Acest lucru va ajuta la reducerea timpului petrecut în lucrul cu documentul.

De asemenea, trebuie avut în vedere faptul că fiecare program implică utilizarea de versiuni licențiate. La furnizori diferiți aceștia, evident, au costul. De exemplu, programul "Foaia de timp de lucru" va costa utilizatorii de la 1000 de ruble. și mai mare - în funcție de numărul de personal.

Un alt avantaj al acestor utilități este că nu puteți completa o foaie de hârtie. Un martor cu toate semnele este ușor de tipărit în orice moment. Această funcție este sigură în fiecare program similar.

Despre stocarea documentelor

Pentru ce este cardul de raport? Aceasta este baza pentru contabilitate stat de plată în orice sumă, precum și dovezile principale că angajatul a fost la locul de muncă și că și-a îndeplinit atribuțiile. Fără îndoială, acest document este foarte important pentru fiecare organizație.

Atunci cât de mult este stocată această formă? Foaia de timp trebuie să fie păstrată pe tot parcursul anului. Acest lucru este stabilit prin lege, iar aceste norme trebuie respectate.

Dacă pierdeți cardul deja închis, nu vă puneți în panică. Acesta poate fi întotdeauna restaurat de alte documente. În acest scop, explicativ concediu, medical, informații cu privire la călătorie, program de vacanță și altele. Tot ceea ce confirmă și explică absența unei persoane la locul de muncă, poate fi folosit pentru recuperarea de date.

Cine ar putea avea nevoie de un card de raport?

Acest document este adesea necesar pentru diverse inspecții. De exemplu, serviciul fiscal verifică prezența sa în organizație și corectitudinea umplerii.

Absența unui calendar chiar și în cea mai mică firmă poate fi motivul pentru o amendă destul de mare. Același lucru se întâmplă atunci când se fac greșeli în completarea formularelor. Acest lucru se aplică atât la calcule, cât și la folosirea greșită a simbolurilor.

Prezența foilor de ore este obligatorie. Acestea sunt necesare atât pentru compania în sine (contabilitate, disciplina personalului), cât și pentru organizațiile de audit. Și cel mai important - aplicați corect notația din foaia de timp. Apoi, puteți evita o serie de probleme cu angajații și organele de supraveghere.