Funcția principală de control în management

Fiecare lider îndeplinește funcțiile de bază de gestionare: planificare, organizare, motivare, control. Patru elemente ale funcției de monitorizare: definirea indicatorilor și a metodelor de măsurare a rezultatelor, măsurarea rezultatelor, determinarea rezultatelor în concordanță cu planul și acțiunile corective.

Toate funcțiile de management: planificarea, organizarea, motivația, controlul sunt strâns legate între ele. Ele sunt la fel de importante pentru o gestionare eficientă. Nu le poți împărți în principal și secundar. În același timp, funcțiile de management: organizarea, motivarea și controlul se bazează pe o planificare atentă și eficientă.

• Planificarea este funcția primară, fundamentală. Pe baza obiectivelor strategice, este elaborat un plan pentru atingerea acestora, care prevede alocarea anumitor resurse și legătura dintre aceste alocări în timp. Planificarea documentelor alocarea resurselor și combinarea eforturilor unităților și angajaților individuali pentru a atinge un obiectiv comun. Pentru a face acest lucru, obiectivele generale sunt descompuse în obiective personale. Este necesar să se prevadă planificarea și controlul organizației. Funcțiile de gestionare, în plus față de setarea obiectivelor, prevăd de asemenea pregătirea unei liste de lucrări care trebuie efectuate într-o anumită ordine pentru a atinge scopul. În același timp, fiecare lucrare este legată de momentul începutului și sfârșitului acesteia, de resursele care i-au fost alocate și de munca ulterioară (sau anterioară) la timp.
• Organizația în funcție de management este aceea de a crea o structură care permite elementelor individuale ale sistemului să acționeze împreună în conformitate cu regulile specificate și să cheltuiască rațional resursele alocate pentru a atinge obiectivele stabilite. Structura organizatorică este descrisă de o serie de reguli formalizate - regulamente, reglementări, instrucțiuni.
• Motivația, în funcție de management, este de a încuraja angajații de la toate nivelurile să colaboreze eficient pentru a-și atinge obiectivele. Aceasta este funcția de management cea mai umanistă și cea mai puțin formalizată.
• Controlul, ca funcție, a procesului de management este analiza cantitativă și calitativă a rezultatelor muncii, acesta fiind procesul care asigură că organizația își atinge obiectivele

Scopul controlului

Controlul este principala funcție a managementului. Este proiectat pentru:

• Reducerea incertitudinii procesului de producție și a procesului de gestionare.
• Previzionarea și prevenirea accidentelor.
• Sprijin pentru acțiunile de succes.

Controlul este de neconceput fără măsurare. Pentru a înțelege că lucrarea se desfășoară conform planului, este necesar să se compare indicatorii cantitativi atinși în momentul controlului cu anumite planificate pre-planificate.

Procesul de control este un sistem care vă permite să planificați, să măsurați, să determinați abaterile și să corectați orice activitate comercială, cum ar fi producția, ambalarea, livrarea către consumator și multe altele.

Funcția de control în management este o parte importantă a procesului de management.

În absența funcției de control, orice control își pierde semnificația. Nu veți ști dacă ați realizat ceea ce a fost planificat și, în general, dacă se face ceva.

Fără funcția de control, este, de asemenea, imposibil să gestionăm personalul.

Procesul de management este un proces funcțional pentru controlul organizațional, trebuie să crească din obiectivele și planurile strategice ale organizației

Patru elemente ale funcției de control

Există patru etape principale pentru funcția de control al managementului:

1. Definiți indicatorii și metodele de măsurare a rezultatelor.
2. Măsurați rezultatele.
3. Determinați dacă rezultatele corespund planului.
4. Aplicați acțiuni corective.

"Control" înseamnă o listă menținută în dublu exemplar (contrôle, from contrerôle - din latin contra - vers și rotulus - scroll).

Stabilirea valorilor planificate și a metodelor de măsurare a rezultatelor

Este necesar să se formeze un set de indicatori importanți pentru procesul controlat și să se determine pentru fiecare valoare planificată la anumite momente. Când se măsoară acest timp, rezultatul real este măsurat, managerii primesc semnale despre cum merg lucrurile și, prin urmare, nu au nevoie să verifice fiecare pas al executării planurilor.

Indicatorii trebuie să fie clar definite, măsurabile și esențiale pentru monitorizare. La o întreprindere industrială, indicatorii pot include vânzările și producția, eficiența muncii, indicatorii de siguranță și așa mai departe.

La furnizarea serviciilor, pe de altă parte, indicatorii ar trebui să includă, de exemplu, numărul de clienți care sunt forțați să aștepte ca rândul lor să servească în bancă sau numărul de noi clienți implicați în campania publicitară reînnoită.

Punctele de măsurare de pe scala de timp ar trebui de asemenea să fie alese nu întâmplător, ci mai degrabă asociate cu perioade de timp critice, din punctul de vedere al procesului controlat sau începutul / sfârșitul etapelor importante ale procesului. Poate fi

• Începutul sau sfârșitul perioadei planificate - schimbare, zi, săptămână sau lună.
• Începutul sau sfârșitul etapei importante: finalizarea pregătirii producției, începutul asamblării finale a produsului, expedierea produsului către client.
• Eliberarea unui nou produs sau realizarea unor volume planificate de servicii.

Funcțiile de planificare și de control în management sunt interconectate foarte îndeaproape și nu au sens fără unul de altul. Un plan necontrolat se transformă într-o bucată de hârtie goală. Funcțiile de gestionare includ, de asemenea, motivație și control.

Rezultatele măsurării

Rezultatele măsurătorilor punctelor de control și compararea acestora cu indicatorii planificate ar trebui să fie efectuată pe baza unei abordări proactive, astfel încât abaterile pot fi detectate cât mai curând posibil, sau chiar a prezis înainte ca acestea să apară, în scopul de a evita sau de a minimiza acțiunile corective.

Dacă punctele de control sunt planificate corespunzător și există instrumente disponibile pentru a determina exact ce fac subordonații, evaluarea performanței actuale și a așteptărilor va fi exactă și ușoară.

Cu toate acestea, există multe activități în care este dificil să se determine punctele de control precise, există, de asemenea, numeroase activități care sunt greu de măsurat.

Este foarte simplu, de exemplu, să se stabilească un indice de timp pentru producția de producție în masă și este la fel de ușor să se măsoare valorile reale pentru acești indicatori

Situația este mai complicată cu tehnici care sunt departe de inginerie. De exemplu, nu este ușor să se monitorizeze activitatea managerului de relații de muncă, deoarece nu este ușor să se dezvolte un sistem clar de indicatori.

Un manager de acest tip se bazează adesea pe indicatori indistini, cum ar fi relațiile cu sindicatele, entuziasmul și loialitatea subordonaților, cifra de afaceri a angajaților și / sau conflictele de muncă. În astfel de cazuri, rezultatele măsurătorii subordonaților sunt, de asemenea, vagi.

Corespondența rezultatelor cu planul

Acesta este un pas simplu, dar foarte important în procesul de control. Aceasta implică compararea rezultatelor măsurate cu indicatorii planificați predefiniți. În această etapă, tehnica de comparație dezvoltată anterior este extrem de importantă. Acest document trebuie să definească în mod clar ce se măsoară, la ce oră și în ce condiții. Urmați această tehnică trebuie să fie riguroasă, altfel rezultatele măsurării și comparației cu planul vor fi nesigure.

Dacă indicatorii corespund celor planificați, conducerea poate presupune că totul este sub control. În acest caz, nu este necesar să se interfereze cu activitatea zilnică a organizației.

Acțiuni corective

Această etapă devine cea mai importantă în cazul în care indicatorii nu ajung la cele planificate, iar analiza arată necesitatea unor acțiuni corective. Astfel de acțiuni corective pot include modificări ale unuia sau mai multor aspecte ale operațiunilor zilnice ale organizației.

De exemplu, șeful unei sucursale a unei bănci ar trebui să decidă că este necesar să se ocupe mai mulți operatori în sală pentru a rezista la indicatorul stabilit anterior pentru o așteptare maximă de cinci minute.

Sau directorul magazinului decide să preia orele suplimentare ale operatorilor de mașini pentru a respecta termenele de livrare.

De asemenea, controlul ajută la identificarea țintelor setate incorect, iar în acest caz, efectul corectiv va fi corectarea țintelor și nu pentru a încerca să schimbe valorile măsurate actuale.

Acuratețea acțiunilor corective

Trebuie întotdeauna să dezvoltăm o modalitate constructivă de a aduce indicatorii la valorile planificate, altfel va fi întârziată să se constate că defecțiunea a avut deja loc. Cu cât eroarea este setată mai devreme sau eșecul, cu atât este mai probabil să se fixeze sau să se recupereze. Și mai puțin timp, materialele și resursele de muncă vor fi cheltuite pentru corecția sa.

Abaterile constatate în termeni ulteriori, uneori este imposibil să se repare. În acest caz, organizația suportă pierderi financiare și de reputație sensibile până la terminarea funcționării.

Vestea proastă astăzi este mai bună decât aceeași știre mâine.

DS Chadwick

Interrelația funcțiilor de gestionare

Funcțiile de gestionare: motivarea și controlul sunt strâns legate între ele. Pentru a construi un sistem eficient de motivare, managerul subordonat are nevoie de acces la rezultate de control precise și în timp util.

Controlul poate fi efectuat conform:

• indicatori planificați;
• standarde de calitate;
• politicile corporative;
• cerințele privind siguranța și protecția muncii;
• Cerințele organizațiilor de stat sau organizațiilor publice care controlează organizațiile publice.

De asemenea, controlul poate fi periodic și o singură dată, planificat și de urgență, privat și ca parte a unui audit general al activităților organizației.

concluzie

Principala funcție a controlului în management este de a asigura realizarea planului și de a atinge astfel obiectivele organizației. Funcții suplimentare - sprijinirea organizării și a motivației și a interacțiunii cu acestea. Funcția de control în management este cea mai importantă. Sentimentul de control nu este să condamne o unitate sau angajați în eșecul planului și să-i pedepsească. Înțelesul constă în detectarea în timp util a abaterilor de la plan. Apoi, există o șansă de a face acțiuni corective. Organizarea bine gândită a proceselor de control este un angajament de execuție corectă și în timp util a planurilor și realizarea obiectivelor stabilite.