Întâlnire de afaceri - etapele de pregătire și comportament.

Întâlnirea de afaceri este una dintre formele comunicare de afaceri, al cărui scop este discutarea colectivă, înțelegerea problemelor și a întrebărilor întreprinderii (organizarea) și adoptarea unei decizii corespunzătoare.

Tipurile de întâlniri de afaceri sunt alocate pentru scopul sau sarcinile principale care trebuie abordate: planificarea, motivația, rutina internă a activităților, monitorizarea activităților angajaților și altele.

Deținerea și pregătirea unei întâlniri de afaceri are o anumită tehnologie, aderând la care vă puteți stăpâni cu ușurință această formă de comunicare de afaceri.

Pasul 1. Determinarea scopului întâlnirii și a agendei.

O întâlnire de afaceri nu este doar o întâlnire a angajaților. Scopul său ar trebui să pară un rezultat-țintă, adică adoptarea unei decizii concrete. Prin urmare, acest rezultat trebuie formulat în avans. Cu cât formularea deciziei este mai specifică, cu atât mai eficient va fi reuniunea și rezultatul va fi atins. În procesul de stabilire a scopului, organizatorul trebuie să răspundă la întrebarea: Este posibil ca această problemă să fie rezolvată de un anumit angajat în actuala ordine de lucru? Este posibil să înlocuiți întâlnirea cu o altă formă de soluție?

Agenda este pregătită în avans. Participanții la întâlnire trebuie să fie familiarizați cu discuția viitoare, cu materialele necesare, pentru a putea lua în considerare soluția. Mai mult decât atât, fiecare punct de pe ordinea de zi trebuie să aibă propriul său rezultat. În plus față de punctele de pe ordinea de zi, participanții la reuniune sunt informați cu privire la timpul alocat discuției fiecărei probleme.

Pasul 2. Definirea orei deținerea și numărul de participanți.

În mod tradițional, întâlnirile de afaceri (cu excepția întâlnirilor de urgență) se desfășoară într-o anumită zi a săptămânii după-amiaza. Identificați cercul participanților astfel încât să gestionați numărul minim de angajați. Cea mai bună opțiune este 6-7 persoane. Soluția constructivă a problemelor și problemelor depinde de prezența numai a persoanelor interesate. Este mai bine să încredințați întâlnirea acelor angajați care sunt cei mai competenți în acest subiect.

Pasul 3. Organizarea locului de desfășurare.

Organizatorii ar trebui să prevadă, pe cât posibil, compatibilitatea participanților la întâlnire. Acest lucru vă va permite să aranjați scaunele și să le așezați pe oameni pentru a crește eficiența comunicării. Informațiile sunt percepute mai bine și mai repede, dacă puteți vedea în mod clar persoana, ochii, gesturile vorbitorului.

Pasul 4. Realizarea întâlnirii: durata și programul.

Întâlnirea de lucru are câteva componente care afectează direct eficacitatea procesului de luare a deciziilor. Durata nu trebuie să depășească 40-45 de minute. Din punct de vedere psihic, mintea colectivă nu poate lucra productiv peste acest timp. Dacă este necesar să se continue discuția, se recomandă o pauză de cel puțin 30 de minute, ceea ce sporește starea de sănătate, atenția.

Întâlnirea de lucru ar trebui să aibă un program de discursuri. Monitorizarea respectării reglementărilor este responsabilitatea președintelui. Cu toate acestea, respectarea reglementărilor tuturor participanților la reuniune demonstrează competența personalului.

Etapa 5. Procesul-verbal al ședinței.

Elaborarea unui document oficial care să stabilească principalele etape ale întâlnirii, numele vorbitorilor, propunerile și deciziile luate, componenta necesară a întâlnirii de afaceri. Pe baza protocolului, managerul are dreptul de a cere punerea în aplicare a deciziilor luate.

Etapa 6. Analiza pregătirii și desfășurării ședinței.

Întâlnirea de afaceri este considerată reușită dacă este posibil să răspundem pozitiv întrebărilor: Cât de bine este cercul participanților la întâlnire? Locația participanților a contribuit la eficiența comunicării? Cât de interesați au fost participanții la discuție? Ce a servit drept strategii de decizie spontane? Ce contradicții între obiectivele personale și cele colective s-au manifestat? Care a fost motivul conflictelor (dacă au apărut)? A fost timpul de întâlnire eficient?