Scrisoare de serviciu (eșantion)

O scrisoare de serviciu este un document care face parte integrantă din comunicarea de afaceri. Cel mai adesea este transmis prin intermediul comunicării poștale și servește ca modalitate specială de schimb de informații.

Concepte de bază

Corespondența de afaceri este necesară pentru a rezolva diferite probleme economice sau de producție. Cu ajutorul său, întreprinderile și organizațiile comunică cu mediul extern: parteneri, clienți sau agenții guvernamentale. De obicei, o scrisoare de afaceri este folosită pentru acest lucru.

Acesta este numele generalizat al unui document scris, care poate fi:

• răspunsul la mesajele sau cererile primite anterior;
• documentul de însoțire trimis destinatarului împreună cu alte documente sau materiale;
• în cazul în care este imposibilă o altă modalitate de comunicare.

Fiecare dintre aceste opțiuni are propriile caracteristici. Cu toate acestea, există reguli generale, conform cărora este scrisă, de obicei, orice scrisoare oficială. Acest lucru este de înțeles, deoarece este cu corespondența de afaceri, de exemplu, de cele mai multe ori începe încheierea de cele mai multe tranzacții. Un document corect proiectat poate crea o impresie favorabilă destinatarului cu privire la viitorul partener posibil.

Tipuri de scrisori de afaceri

În funcție de informațiile pe care le conține scrisoarea oficială, acestea pot fi:

1. Acoperirea. În cazul în care conține un mesaj că există un pachet de aplicații pentru acesta.
2. Revendicările. Asta este, ea exprimă nemulțumirea față de această sau această situație (revendicare).
3. Orientare. Textul conține instrucțiuni specifice.
4. Garanție. Expeditorul confirmă îndeplinirea în viitor a obligațiilor prevăzute în document.
5. Informații. Scrisoarea conține informații care ar putea fi de interes pentru destinatar.
6. Publicitate. Sunt furnizate informații pentru a atrage cooperarea.
7. Scrisoare de notificare. Informații despre desfășurarea evenimentelor publice.
8. O scrisoare de confirmare. Faptul primirea anumitor documente sau materiale.
9. O scrisoare de solicitare. Textul conține o trimitere la motivația destinatarului la acțiune.
10. Prin scrisoare. În acesta, expeditorul furnizează părților informații specifice de interes reciproc.

Scopul acestor documente este de a menține legături între organizații sau unitățile lor structurale.

Întocmirea unei scrisori de revendicare

În materie de cooperare, situațiile apar uneori atunci când una dintre părți, pentru un motiv sau altul, nu își îndeplinește obligațiile. În acest caz, partenerul trimite mai întâi o scrisoare contrapărții sale. În el, el, de regulă, își expune propunerile de eliminare a încălcării drepturilor sale legitime. Aceasta este scrisoarea oficială. O probă a unui astfel de document poate fi făcută arbitrar. Următoarele puncte trebuie luate în considerare:

1. Stilul de scriere ar trebui să fie formal-business cu instalarea unui parteneriat.
2. Esența afirmației trebuie exprimată foarte clar.
3. La momentul prezentării informațiilor, este necesar să se convingă cu fapte concrete.

Scrisoarea de revendicare trebuie să conțină:

• rechizitele expeditorului (nume, adresă de retur și telefoane pentru comunicare);
• informații complete despre destinatar;
• descrierea circumstanțelor în care sa produs situația de conflict;
• o trimitere la normele legale, care, la rândul lor, au fost încălcate de contrapartidă;
• cerințe specifice pentru eliminarea încălcărilor, cu indicarea momentului implementării lor;
• Consecințele care pot apărea dacă partea adversă evită executarea lor.

O atenție deosebită ar trebui acordată modului în care este elaborată scrisoarea oficială. Eșantionul trebuie proiectat astfel încât intrusul să nu o perceapă ca pe o amenințare. Trebuie să ne amintim că aceasta este doar o reamintire a cerinței de respectare a statului de drept.

Reguli de proiectare

O atenție deosebită ar trebui acordată înregistrării scrisorilor de afaceri. Adevărat, legea nu prevede acest lucru cu niște reguli și reglementări stricte.

Cu toate acestea, la întocmirea acestor documente este necesar să se ia în considerare următoarele puncte obligatorii:

1. Orice scrisoare de afaceri trebuie să fie scrisă pe formular. Ea este dezvoltată în avans de specialiști în domeniul înregistrării și aprobată prin ordinul șefului întreprinderii.

2. Documentul trebuie să conțină anumite cerințe:

2.1. Informații despre destinatar și expeditor.

2.2. Numărul și data de ieșire a acestei scrisori. Este necesară înregistrarea.

2.3. O referință la informații similare despre o cerere de scrisoare, dacă acest document este răspunsul la aceasta.

2.4. Titlu.

2.5. Informații despre disponibilitatea oricărei aplicații cu nume și numere.

2.6. Informații despre persoana care a semnat acest document (poziția și numele complet).

3. Scrisoarea ar trebui să abordeze doar o problemă. Prezența mai multor subiecte face dificilă alegerea interpretului.

4. Informațiile ar trebui să fie menționate extrem de scurt, dar este de înțeles. Este de dorit ca textul să nu dureze mai mult de două pagini.

5. Specificați corect necesitățile destinatarului. În cazul unei organizații, trebuie urmată următoarea secvență:

5.1. Numele companiei (în cazul nominativ).

5.2. Unitate structurală (dacă este necesar).

5.3. Adresa destinatarului (în cazul dativ).

5.4. Initialele lui.

5.5. Adresa poștală a întreprinderii.

6. Dacă există mai mulți destinatari, mai întâi este indicat cel principal, apoi toate celelalte.

Dacă luați în considerare toate aceste momente, atunci designul scrisorilor de afaceri, în principiu, nu va fi dificil.

Ordin de prezentare

Pentru ca documentul să fie întocmit corespunzător, este necesar să se țină cont de ordinea anumitor informații din acesta. De exemplu, luați în considerare modul de scriere a unui răspuns la scrisoare de serviciu. În primul rând, este necesar să rețineți că, în conformitate cu regulile etichetei, este necesar să se reacționeze la informații în termen de 24 de ore de la momentul primirii. Dacă este un mesaj electronic, timpul optim nu va depăși două ore. În cazul în care nu este posibilă aderarea la o astfel de regulă, este mai bine să trimiteți un mesaj corespunzător partenerului.

Scrisoarea însăși, în fapt, va consta din două părți:

1. Introducere. Expeditorul prezintă subiectul, motivul și motivele pentru scrierea acestuia. Aici este posibil să se facă trimitere la acte normative, care prin lege servesc drept bază pentru a oferi un răspuns. În plus, merită acordată atenție anumitor puncte referitoare la situația în cauză. Ele vor ajuta la dezvăluirea esenței problemei.
2. Rezumat. Această parte are drept scop clarificarea și convingerea. Textul trebuie să fie clar, clar și concis, iar faptele prezentate sunt verificate și obiective. Dacă este necesar, ele pot fi confirmate cu cifre reale.

După un astfel de text, de obicei urmează o listă de aplicații. Documentul se încheie cu semnătura expeditorului. În plus, trebuie să știți cum să scrieți o scrisoare de afaceri, pentru a nu ofensa destinatarul. În primul rând, este recomandabil să începeți să o abordați cu fraza "Dragă". În al doilea rând, este posibil să utilizați participanții verbali în text "examinarea cu atenție a propunerilor dvs." sau "verificarea cu atenție a comentariilor dvs.". O astfel de aderare la etichetă va fi benefică numai pentru ambele părți.

Procedura de acțiune

Pregătirea scrisorilor de serviciu este responsabilitatea grefierilor, a secretarilor sau a altor angajați cărora le sunt încredințate aceste îndatoriri. Atunci când se iau locuri de muncă, ei trebuie să adere la anumite acțiuni în acțiunile lor. Procesul de elaborare a unui astfel de document trece, de obicei, în următoarele etape:

1. Studiu atent al circumstanțelor acestei probleme. Este necesar să stăpâniți complet situația pentru a evalua corect posibilele soluții.
2. Elaborarea scrisorii. Aici este necesar să se ia în considerare toate cerințele de mai sus.
3. Armonizarea textului pregătit. Uneori trebuie să fie editat ținând cont de comentariile managerului. El poate face unele clarificări sau clarificări pe această temă.
4. Aprobarea conducătorului său.
5. Înregistrarea finală și semnarea documentului.
6. Înregistrarea scrisorii.
7. Trimiterea corespondenței către destinatar.

Numai după ce a trecut prin toate aceste etape, scrisoarea, ajungând la destinatar, va fi capabilă să-și îndeplinească misiunea încredințată.

Reglementare obligatorie

Pentru a aranja o scrisoare de afaceri, trebuie să se țină seama de faptul că prima pagină a acesteia este obligatoriu tipărită pe un formular special. În rest, puteți utiliza foi de hârtie obișnuite de format A4. Aici trebuie să vă amintiți că câmpul text are limitele sale: partea superioară și inferioară sunt 2 centimetri, stânga este de 3,5 centimetri, cea dreaptă este de 1 centimetru. Nu rupeți dimensiunile standard pentru a potrivi informațiile pe o singură coală. Este mai bine să urmați toate regulile și să adăugați o pagină suplimentară.

Trebuie să tastați textul conform tuturor regulilor:

1. Pentru tipărire, utilizați fontul standard Times New Roman. Alte opțiuni ar trebui să nu se aplice.

2. Dimensiunea fontului este, de asemenea, reglementată:

• pentru textul principal - 14;
• aranjarea paginilor și o notă privind execuția - 12.

3. Localizarea detaliilor se face și în conformitate cu regulile:

• intervalul dintre linii este 1;
• alinierea textului se face "după lățime";
• transferurile sunt plasate automat;
• Distanța de la numărul de înregistrare la titlu este de 2 rânduri și de la acesta la textul principal este de 3.

Respectarea acestor reguli este obligatorie pentru prelucrarea corectă a scrisorilor cu scopul potrivit.

Locul de rechizite

Pentru a elabora corect o scrisoare de afaceri standard, trebuie să știți în mod clar unde trebuie localizate rechizitele și componentele sale. Răspunsurile la aceste întrebări sunt conținute în GOST R 6.30-2003. Acesta detaliază forma scrisorii oficiale. De fapt, acesta este un eșantion în care totalitatea tuturor rechizitelor documentului este localizată într-un anumit mod. Este necesar pentru:

1. Unificați procesul de formalizare a literelor de afaceri (de afaceri).
2. Au capacitatea de a pregăti pre-central formularele standard, reducând în același timp nevoia de a efectua o parte din lucrare manual.
3. Facilitați și scurtați căutarea vizuală a informațiilor în timp.
4. Extindeți posibilitățile de prelucrare a literelor utilizând tehnici computationale și alte tehnici.

Deci, pentru o scrisoare tipică de afaceri, există 30 de cerințe standard care se află în unsprezece domenii obligatorii:

• emblema și emblema;
• autorul;
• datele inițiale;
• antet;
• aprobare;
• destinatar;
• Rezoluția;
• text;
• semnături și aplicații;
• acordul și asigurarea;
• mărci.

Introducerea de informații în anumite sectoare permite specialiștilor să navigheze mai bine în document, iar utilizatorii obișnuiți facilitează procesul de compilare a acestora.

Cerințe de bază

Unii manageri cred în mod eronat că corespondența de afaceri se poate desfășura în mod arbitrar, fără a respecta normele și regulile. Dar specialiștii care sunt responsabili pentru acest lucru ar trebui să știe cerințele de bază pentru scrisorile oficiale:

1. Prezența unei forme speciale (proprietare).
2. Utilizarea corectă și plasarea rechizitelor.
3. Textul trebuie să fie lizibil și bine editat. Pentru a prezenta esența problemei, este mai bine să dați prioritate propunerilor comune simple. Pentru a fi explicat pe scurt, astfel încât fiecare cuvânt să aibă un maxim de informații.
4. În funcție de tip, documentul trebuie proiectat corespunzător. Scrisoarea poate conține, de asemenea, mai multe aspecte. În acest caz, în prezentare este necesar să încercați să le uniți.
5. Utilizarea corectă a normelor stabilite pentru tastare.
6. Încercați să vă asigurați că conținutul scrisorii nu a fost expresie categorică. Destinatarul poate considera aceste fraze drept amenințări. Atunci când construim propoziții, este mai bine să folosim cuvintele introductive cum ar fi "aparent", "așa cum este cunoscut", "posibil" și "după cum urmează".

Îndeplinirea acestor cerințe în practică ajută la gestionarea corectă a fluxului de documente în cadrul întreprinderii.