Cum să aranjați o scrisoare de informare

Fiecare organizație trebuie să acorde o atenție deosebită corespondenței oficiale. La urma urmei, face parte din imagine și susține reputația de afaceri. O scrisoare de informare este un exemplu pentru unul dintre tipurile de corespondență, și mai jos este vorba despre regulile pentru proiectarea sa.

De regulă, aceste scrisori au caracter oficial, sunt compilate conform unui model standard și au un destinatar generalizat (expedierea se efectuează conform listei). Apropo, ar trebui să se stipuleze imediat că utilizarea mențiunii "Tu", scrisă cu majuscule, este permisă pentru o referire specifică la o singură persoană. În toate celelalte cazuri, ar trebui să utilizați litere mici: a ta, tu.

O scrisoare de informare este trimisă partenerilor actuali sau potențiali ai organizației. Informațiile care trebuie furnizate destinatarului trebuie să fie cât mai informative posibil. Este posibil ca un astfel de document să conțină diverse atașări la informațiile raportate. Scrisoarea trebuie să fie redactată în conformitate cu normele de procedură general acceptate.

În stânga, în colțul de sus al literei, trebuie indicate indicii și informațiile de contact ale organizației care este autorul. Dacă există o ștampilă unghiulară în organizație, trebuie să o plasați, deoarece este transportatorul informațiilor necesare. Dacă scrisoarea de informații a fost inițiată de dvs., specificați data și numărul de ieșire. Ca răspuns la o interogare, trebuie să specificați data și numărul documentului primit. Colțul din dreapta sus este destinat să indice destinatarul. Și ar fi frumos să știi datele personale ale șefului organizației - destinatarul scrisorii, și să-i enumerați poziția, numele companiei și adresa completă a locației.

Acum puțin despre textul în sine. Gândiți-vă la aceasta și specificați subiectul mesajului. De exemplu, despre organizarea unei expoziții sau despre propunerile. Începeți partea introductivă cu cuvintele: "Vă informăm pe youhellip;", "Vă aducem la cunoștință atenția dvs." și altele asemenea. Introducerea depinde în mod direct de tipul scrisorii de informare și de obiectivele acesteia. Mai mult, în măsura posibilităților, încercați să transmiteți mesajul principal al mesajului. Dacă este necesar, adăugați aplicații și nu uitați să afișați numele lor la sfârșitul literei și introduceți și numărul de fișiere atașate. Completarea unei scrisori de informare ar trebui să fie asigurată de respect, precum și de indicarea poziției și datele personale Compozitor-autor. Sunt necesare semnătura și telefonul de contact al interpretului.

Există mai multe tipuri de mesaje de informare, o scurtă descriere a cărora este prezentată mai jos.

Scrisoarea de publicitate și de informare (comercială, prezentare) accentuează atenția publicului asupra produselor, evenimentelor și serviciilor. Nu implică un apel direct către un anumit destinatar, astfel încât nu este necesar să se pregătească un răspuns la acesta. Scopul acestui mesaj este de a indica orice avantaje sau de a induce acțiunea.

Mesajul scris reflectă evenimente care sunt reciproc interesante pentru ambele părți, spre deosebire de o scrisoare de notificare, valoroasă numai destinatarului.

Scopul principal al notificării prin scrisoare este de a informa destinatarul cu privire la desfășurarea unui eveniment public, de exemplu, o expoziție, o conferință sau o conferință. O astfel de scrisoare de informare are o obligație obligatorie specifică atributului despre condițiile, locul și ora evenimentului.

Scrisoare de informare de exemplu:

Centrul de afaceri educațional "Stella" anunță organizarea unui seminar de instruire pe tema "Impozitarea antreprenorilor individuali" și vă invită să participați la acesta. Programul seminarului de formare este atașat. Seminarul este programat în sala mare de asamblare a clădirii administrative a CJSC "Agregat" în data de 12 ianuarie 2013. Înregistrarea participanților se va desfășura în perioada 9-00, începutul seminarului la ora 10-30. Adresă: Str. Lenin, 54, Moscova, Rusia. În cazul în care sunteți de acord, vă rugăm să vă confirmați participarea înainte de 11 ianuarie 2013. Vom răspunde la toate întrebările dvs. în biroul nostru sau prin telefon: 45-16-28.

Apendice: 3 litri, 1 copie