Cum se compune o scrisoare de intentie pentru documente?

Atunci când execută servicii - în special cele de la distanță - antreprenorul trimite de obicei un întreg set de documentație. Poate fi actele de recepție și transmitere, liste de facturare, facturi, facturi de corecție, oferte. În cazul în care contrapartea este nouă sau există o mulțime de valori mobiliare, este recomandabil să trimiteți scrisoare de intentie la documente. Cum se face și ce trebuie indicat?

Lista anexelor

Cel mai adesea în fluxul de lucru, facturi sau contracte și diverse acorduri suplimentare pentru ei. În acest caz, trebuie doar să descrie în detaliu ceea ce este în pachet, cum de urgență ar trebui să fie trimis hârtia expeditorului pe care destinatarul are de a face cu ei, și așa mai departe. D. Rolul unui astfel de instruire și efectuează o scrisoare de intentie la documente. În acesta, de exemplu, puteți specifica că o copie a contractului cu sigiliile și semnăturile persoanelor autorizate trebuie trimisă expeditorului. În cazul în care o factură este atașată la bunuri, trebuie subliniat faptul că trebuie plătită într-o anumită perioadă. Scrisori de intentie, de regula, indica o lista de documente cu o lista de aplicatii si destinatari. Lista trebuie să fie numerotată astfel încât atunci când o primiți să puteți verifica imediat completitudinea. Se întâmplă, de asemenea, că scrisoarea de intenție a documentelor indică faptul că acestea conțin, de exemplu, un contract de producție revizuit și separat pentru transferul drepturilor de autor, dar în practică expeditorul uită să anexeze aceste documente. De aceea, la obținerea acesteia este necesar să se reconcilieze și imediat să se informeze omologul despre eroare.

Cum se formulează o scrisoare de intenție pentru documente?

Cel mai adesea pentru astfel de scopuri este folosit un șablon special. Exemplu de scrisoare de intenție la documente pot fi găsite direct în programul Word, OpenOffice sau oricare dintre ele. Va insera doar datele, specificând destinatarul și expeditorul - iar pachetul este gata. O scrisoare de intentie a documentelor poate fi compilata independent fara probleme. Un ton bun este recunoștința pentru cooperare în primul paragraf. În al doilea rând, puteți specifica faptul că „X Organizația Y direcționează compania următoarele documente“ (urmate de lista), și „a cerut să semneze și să trimită la adresa“, „să fie tratate ca fiind confidențiale“, „corectă, dacă este necesar“ ... Totul depinde de situația specifică . dar eticheta de afaceri implică reguli clare și transparente ale jocului. Antreprenorul dvs. nu trebuie să se gândească ce să facă cu lucrările primite, indiferent dacă acestea conțin versiuni finale sau opțiuni de discuție. Totul trebuie scris în alb și negru.

Design grafic

Scrisoarea de intentie catre documente este de obicei prima prinde ochiul omologului. Nu ar trebui să fie lungă și lungă. Este suficient să indicați pe o pagină ceea ce este inclus în setul de documente pe care destinatarul îi solicită să le acorde și pentru cât timp, precum și adresa completă a expeditorului. Este recomandabil să se asigure că destinatarul este numit corect, fără a mai menționa faptul că o greșeală într-o chestiune delicată cum ar fi o relație de afaceri poate fi foarte costisitoare. Este inacceptabil să trimiteți o scrisoare de intenție unei contrapărți documentelor destinate altui partener. Este de dorit să se aranjeze pe un antet, cu semnături și sigilii, deși această din urmă cerință este opțională. Nu deranjează și antreprenorul prin citirea mesajelor lungi în format mic. Prin urmare, scrisoarea de intenție trebuie să fie scrisă cât mai concis posibil, ușor de citit și precis.