Cum se scrie o scrisoare de afaceri: reguli și recomandări

Un atribut esențial al oricărei afaceri este corespondența de afaceri. Angajații fiecărei întreprinderi comunică cu colegii și clienții, cu furnizorii și consumatorii. În general, rutina zilnică a oricărui birou implică în mod necesar participarea la corespondență.

În ciuda faptului că majoritatea zilnică de angajați din întreprinderi și organizații trimit și primește numeroase rapoarte, nu toate respectă normele și regulile stabilite atunci când sunt create. Se pare că nu este atât de simplu să scrieți o scrisoare de afaceri corectă și corectă. Există o serie de cerințe și șabloane utilizate în lume și legate de circulația documentelor. Acestea includ regulile de scriere a unei scrisori de afaceri, precum și principalele puncte referitoare la proiectare.

Când scrieți un mesaj unei organizații din afara sau pur și simplu unui coleg către un departament vecin, trebuie să respectați un stil strict (cu excepția corespondenței prietene, pentru care nu există astfel de restricții). Nu utilizați cuvinte prea emoționale, chiar să descrieți întreaga importanță a tranzacției sau încântarea produselor testate. O scrisoare de afaceri ar trebui să fie clară, concisă și suficient de limitată.

Porniți mesajul de la destinatar. Dacă este destinat unui angajat al unei organizații terțe, trebuie să indicați cu siguranță numele acestuia, postul destinatarului și numele său complet. În cazul în care documentul rămâne în interiorul companiei, este suficient să aveți un nume de familie cu inițiale (puteți adăuga poziția deținută). O scrisoare de afaceri către o organizație externă trebuie să fie făcută pe un antet (indiferent dacă va fi trimisă pe cale electronică sau pe suport de hârtie). Dacă nu aveți acest lucru, puteți specifica pur și simplu necesitățile expeditorului în "antetul" documentului.

Înainte de a începe să compuneți textul, trebuie să vă gândiți la structura acestuia, să identificați tezele principale și scopurile scrisului. În acest caz, procesul de scriere este mult mai simplu. Pentru a termina scrisoarea urmează semnătura, care indică nu doar numele de familie al expeditorului, ci și poziția, precum și numele întreprinderii pe care o reprezintă.

Atunci când trimiteți o ofertă unui potențial client sau partener la sfârșit, trebuie să vă exprimați cu siguranță recunoștința pentru cooperarea dvs. și speranța pentru o muncă comună în continuare.

Pe lângă regulile utilizate în corespondența de afaceri, există și recomandări. De exemplu, orice document adresat unei anumite persoane ar trebui să înceapă cu cuvintele "respectat" cu numele complet, nu cu inițialele. Nu utilizați abrevierile în litere, de exemplu, scrieți "uv". Sau scurtați postul destinatarului, locul său de muncă.

Partea cea mai dificilă este considerat a fi un document internațional, deoarece fiecare stat are propriile sale nuanțe de comunicare, iar limba pe care este necesar să corespundă cu parteneri străini nu este întotdeauna clar pentru compilatorul scrisorii, astfel încât este necesar să se folosească interpreți. Înainte de a angaja serviciile unui astfel de specialist, ar trebui să clarifice dacă a știut cum să scrie o scrisoare de afaceri în limba engleză și vorbim despre traducere literală banală. Dacă un document străin este planificat pentru a sprijini tot timpul, mai bine să ia personalul, suficiente cunoștințe de limbi străine, pentru a face o scrisoare de afaceri fac.

În ansamblu, îndeplinirea sarcinii depinde în mare măsură de modul în care documentul va fi elaborat și de modul în care acesta va fi formalizat. Deci, în orice caz, nu subestimați importanța etichetei de afaceri atunci când comunicați.