Eșantioane de minute ale întâlnirilor. Cum să elaboreze procesul-verbal al ședinței: eșantion

Reuniunile sunt organizate în multe organizații, indiferent de forma de proprietate pe care o dețin. Pe ei, muncitorii și managerii schimbă informații importante, iau decizii. Pentru ca evenimentul să fie eficient, se creează un protocol al întâlnirii. Eșantionul acestui document în organizații este cam la fel. Regulile de compilare a protocolului sunt descrise mai jos.

Tipuri de întâlniri

Aceste activități pot merge prost dacă nu vă pregătiți pentru ele. Această funcție revine managerului. Trebuie să determine natura evenimentului. Experții disting mai multe tipuri de întâlniri:

1. Instruire (conferință), al cărei scop este să ofere angajaților cunoștințe, să-și îmbunătățească abilitățile.
2. Informații. Evenimentul trebuie să rezume informații și să studieze diferite puncte de vedere cu privire la întrebările care au apărut.
3. Explicative. La astfel de întâlniri managerii conving pe muncitori cu privire la corectitudinea politicii economice implementate.
4. Problemă. Evenimentul are loc pentru a dezvolta o metodă pentru rezolvarea problemelor curente.

Oricare ar fi forma întâlnirii, trebuie să fie documentată. Acest lucru vă permite să o conduceți competent și într-o manieră organizată.

Pregătirea

Pentru a face reuniunea eficientă, personalul de conducere trebuie să fie conștient de următoarele reguli:

1. Este necesar să se definească în mod clar tema și rezultatele dorite. Acest lucru va ajuta la organizarea evenimentului într-o manieră organizată.
2. Dezvoltarea atentă a agendei. Este necesar să se stabilească o secvență de examinare a întrebărilor. În același timp, este mai bine să începeți cu întrebări ușoare, trecând la cele mai complexe.
3. Este necesar să se familiarizeze participanții cu faptele care vor fi discutate. Este mai bine să faceți acest lucru înainte de întâlnire.
4. Este necesar să trimiteți o invitație în avans persoanelor care trebuie să participe. Dacă unii nu pot ajuta cu rezolvarea problemelor, dar trebuie să cunoască rezultatele evenimentului, atunci trebuie să furnizeze un protocol.
5. Locul desfășurării reuniunii ar trebui selectat pe baza obiectivelor sale. Termenii de cazare ai oamenilor sunt importanți în crearea unui mediu de afaceri.

Aceste nuanțe sunt cele principale în pregătirea pentru întâlnire. Dacă acestea sunt observate, evenimentul se va desfășura eficient și organizat.

Care este protocolul pentru întâlnire?

În fiecare organizație sunt organizate întâlniri regulate. Acest tip de activități ajută la rezolvarea multor probleme acute, la luarea deciziilor în timp util cu privire la sarcini complexe, la crearea unei strategii de dezvoltare a companiei. Deseori întâlnirile nu rezolvă protocolul, care este considerat drept. Conducerea poate determina în mod independent lista activităților în cursul căreia se păstrează o înregistrare. De asemenea, stabilește unde nu este necesar.

Scopul principal al protocolului este de a stabili în scris toate problemele, sarcinile și opiniile care apar în cadrul reuniunii, precum și luarea de decizii în comun. Cea mai bună formă este protocolul detaliat. De obicei, un astfel de document este utilizat la evenimente care vor afecta dezvoltarea viitoare a firmei. În plus, este necesar să se înregistreze conținutul întâlnirilor cu întreprinderile și angajații instituțiilor de stat. Probele din procesul-verbal al întâlnirilor pentru diferite forme de evenimente sunt similare, există doar diferențe minore.

păstrare

Procesul-verbal al ședinței este ținut de șeful întreprinderii. Dar această funcție poate fi efectuată de un alt angajat. Înainte de acest eveniment, secretarului i se oferă o listă de invitați și o listă aproximativă de întrebări. Participanții vor primi rezumate. Acest lucru vă va permite să pregătiți un șablon pentru document pentru a accelera dezvoltarea documentului. Probele din procesul-verbal al întâlnirilor la astfel de evenimente la toate întreprinderile sunt similare.

Când există o mulțime de participanți, este mai bine să aveți o fișă de înregistrare, unde FI va fi înregistrat. Cu începutul întâlnirii, secretarul aprobă lista celor prezenți. Înregistrarea informațiilor este înregistrată de secretar în timpul evenimentului. Pentru a crește precizia înregistrării, se utilizează înregistrări dictafonice. Toate cuvintele sunt înregistrate pe un mediu digital și apoi reproduse în proiectul final al protocolului.

Dacă sunt mulți participanți la reuniune, 2 secretari sunt invitați să efectueze procesul-verbal. O astfel de activitate accelerează procesul dacă evenimentul este întârziat. Replicile, comentariile, comentariile care nu sunt relevante pentru subiectul întâlnirii nu sunt incluse în conținutul documentului. Protocolul include sensul general al rapoartelor, întrebărilor și propunerilor. Deciziile, misiunile, care sunt furnizate de către șeful angajaților individuali, sunt înregistrate cu exactitate.

Dacă managerul are nevoie de informații exacte, poate solicita un raport semnat de persoana responsabilă. Întâlnirile discută despre starea lucrurilor în general, deci nu este nevoie să faceți intrări detaliate. Ca rezultat, protocolul include cursul întâlnirii: subiectele discutate, problemele, deciziile. Uneori managerii au nevoie de o fixare verbală a tuturor frazei. Acest lucru se întâmplă la întâlnirile organizațiilor moderne, unde se rezolvă o mulțime de probleme operaționale.

înregistrare

Cum să redactăm procesul-verbal al ședinței? Eșantionul include informațiile de bază care ar trebui incluse în document. În departamentele guvernamentale, protocoalele sunt menținute pe baza formularelor speciale. Forma obișnuită a protocolului de eșantion al reuniunii constă în:

1. Rechizite obligatorii (date, numere, nume de companii, tip de document cu desemnarea evenimentului, locație).
2. Lista celor prezenți (numele, postul participanților). O foaie de întâmpinare poate fi folosită, în care toți cei care au venit au semnat.
3. Dacă la eveniment au participat persoane din alte instituții, acestea ar trebui să fie înscrise în secțiunea "Invitat".
4. Partea principală. Acesta identifică 3 părți: ascultare (numele complet și poziția difuzoarelor, subiecte de prezentare, prezentare a esenței), realizate de (numele complet și funcția persoanei, pune întrebări sau furnizează comentarii) a decis (lideri da ordine sau se impune o rezoluție, se stabilesc termenele pentru îndeplinirea sarcinilor).
5. La sfârșitul semnăturii, secretarul și șeful au pus-o. Imprimarea nu este necesară.

Pe un astfel de eșantion de protocol va fi posibil să se compună un document competent. Trebuie numerotat pentru a controla progresul întâlnirii. Lucrarea finală este pregătită o dată după întâlnire. Acest lucru poate dura mai multe ore sau chiar zile, totul depinde de cantitatea de informații.

O întâlnire de protocoale de proiecție în cadrul regizorului este exact aceeași cu cea care se desfășoară fără el. Apoi, documentul este trimis spre semnare la cap, evenimentul principal. Protocolul este trimis persoanelor interesate sau creează declarații oficiale cu instrucțiuni pentru artiștii interpreți sau executanți.

Dacă se întocmește un protocol tehnic de întâlnire, un eșantion din acesta poate include nuanțele specifice acestui eveniment. Dar, în general, ar trebui să conțină esența principală, problemele și problemele discutate de participanți. Protocolul de probă al atelierului, prezentat în articol, poate servi drept exemplu în redactarea acestui document.

Întâlnire operațională

Acest eveniment are următoarele caracteristici:

1. Periodicitate specifică, de exemplu, în fiecare săptămână.
2. O anumită compoziție a celor prezenți.
3. Subiecte și întrebări similare.
4. Durată scurtă.

Protocolul eșantion al reuniunii operaționale este același ca și pentru un eveniment regulat. Numai secretarul se familiarizează cu algoritmul de lucru, întrebări pentru discuție. Aceasta accelerează lucrul la document, deoarece majoritatea se formează în avans. Protocolul este pregătit rapid, documentul este imediat înaintat conducerii spre semnare.

depozitare

Pentru a rezolva problema stocării protocoalelor, secretarul trebuie să se familiarizeze cu documentele interne ale organizației. Depinde de specificul întreprinderii. Documentele privind ședințele consiliilor de administrație sau ale acționarilor societății pe acțiuni sunt păstrate în permanență. Protocoalele sunt lăsate în locul organului care acționează în cadrul organizației. Documentele reuniunilor sunt de obicei ținute timp de 3 sau 5 ani, după care sunt arhivate și distruse pe baza instrucțiunilor.

producție

Procesul-verbal al întâlnirilor permite participanților să-și amintească ordinea de zi și să îndeplinească sarcinile la timp. Acum există resurse electronice pentru pregătirea și expedierea operațională a acestei documentații. Prin urmare, va fi convenabil ca secretarul să prezinte versiunea protocolului persoanelor interesate.