Realizarea unei conferințe de presă: regulile de bază

Jurnaliștii apreciază foarte mult participarea la conferințele de presă, deoarece oferă posibilitatea de a primi cele mai relevante informații din prima mana. La acestea participă reprezentanți ai unor firme mari, persoane populare. Există posibilitatea de a atrage atenția asupra unei probleme, de a prezenta un nou tip de servicii, de a spune despre succesele pe care compania le-a atins. La urma urmei, o conferință de presă este un eveniment central în care sunt abordate multe probleme și sarcini importante. Prin urmare, este important să știți cum să organizați corect evenimentul.

Organizațiile mari care se interesează de acoperirea obiectivă a activităților lor în presă, fac în avans un plan pentru frecvența conferințelor de presă. În plus, frecvența unor astfel de evenimente se referă la încrederea în presă și poate crea un sentiment de stabilitate. Organizațiile mijlocii trebuie să determine de la sine ce va fi mai bine pentru ele. Jurnaliștii sunt adesea invitați în fiecare lună sau trimestrial.

Având în vedere tema principală a evenimentului (povestea despre situația de pe piață, prezentarea noilor servicii ale companiei, analiza activităților pentru trimestru), este necesar să o formulăm într-o manieră capabilă. Ar trebui să sune pentru a atrage atenția asupra viitoarei conferințe de presă.

Este de dorit care deține o conferință de presă nu a coincis cu evenimente regionale, de oraș sau evenimente majore care ar putea distrage o parte semnificativă a jurnaliștilor. Timpul optim pentru organizarea unei conferințe de presă va fi mijlocul săptămânii, cel târziu patru după-amiaza. De asemenea, nu este de dorit ca evenimentul dvs. să coincidă cu cel care va fi deținut de autorități.

Alegerea unui loc în care este planificată o conferință de presă ar trebui să pornească de la posibilitățile organizației. Camera trebuie să fie suficient de spațioasă pentru a găzdui cel puțin douăzeci de persoane, dar, pe de altă parte, nu ar trebui să existe mult spațiu liber, astfel încât sentimentul nesemnificativ al evenimentului să nu fie creat. Ar trebui să aveți grijă dacă există microfoane în cameră, dacă este necesar, aveți grijă de prezența ecranelor de proiecție. Dacă jurnaliștii sunt invitați la televizor, ei trebuie să ofere un spațiu liber pentru a găzdui camerele de televiziune.

Pentru pregătirea și desfășurarea unei conferințe de presă s-au desfășurat la un nivel înalt, este necesar să se elaboreze o listă a instituțiilor media, ale căror reprezentanți vor participa la eveniment. Cu două săptămâni înainte de conferința programată, jurnaliștii primesc comunicate de presă, precum și invitații care conțin tema evenimentului, numele jurnalistului, data și locul desfășurării. Dacă adresa se află pe o stradă puțin cunoscută, invitația ar trebui să fie mai bine prevăzută cu o schemă de trafic. În ajunul evenimentului, pentru a clarifica numărul de invitați, jurnaliștii trebuie să sune. La urma urmei, ei pot uita de invitație sau nu pot primi un comunicat de presă.

Înainte de începerea conferinței, participanții sunt înregistrați. Ulterior, lista jurnaliștilor invitați este completată cu gazda evenimentului. Pentru a organiza o conferință de presă a creat o atmosferă de ospitalitate, trebuie să aveți grijă de mese pentru jurnaliști, pe care să puneți numele mass-media.

Pentru jurnaliști, pregătesc pachete de prezentare speciale care conțin "materiale", care includ un comunicat de presă, o listă de persoane la conferința de presă, materiale promoționale și promoționale.

Secretarul de presă, pe baza căruia se află conferința de presă, deschide evenimentul, anunță subiectul său, apoi prezintă persoanele care dau conferința de presă. De asemenea, atribuțiile sale includ monitorizarea reglementărilor. Secretarul de presă trebuie să poată conduce un dialog. El ar trebui să completeze pauza atunci când există o încurcătură în conversație.

Pe masă, în spatele căruia se află persoanele care dau o conferință de presă, este necesar să se placheze cu numele și poziția ocupată. Pentru evenimentele concepute pentru o lungă perioadă de timp, trebuie să oferiți o pauză pentru o pauză de cafea, o vizită la toaletă și camere pentru fumători.