Procesul-verbal al întâlnirii - întocmim corect

Înregistrarea reuniunii este un document care reflectă informații privind problemele discutate și deciziile luate în cadrul reuniunii. Se referă la documentația organizatorică și administrativă. Informațiile din procesul-verbal sunt înscrise de secretarul reuniunii sau de o altă persoană autorizată pe baza dictafonului sau înregistrării manuale. Înainte de întâlnire, trebuie să se pregătească toate documentele necesare: agenda, lista participanților, textele discursurilor și proiectele posibilelor soluții.

Procesul-verbal al ședinței comisiei sau altei autorități poate fi emis în întregime sau într-o formă scurtă. Acestea din urmă nu includ cursul de dezbatere a problemelor rezolvate și stabilește doar deciziile luate.

Protocolul în forma sa completă include de obicei două părți - introductive și de bază. Introducerea conține numele (precum și inițialele) președintelui, secretarului și participanților la ședință, precum și persoanelor prezente. În cazul în care numărul celor prezenți depășește 15, se face trimitere la lista completă obligatorie a numelor. Dacă sunt prezente la diferite autorități, este indicată pentru fiecare poziție și loc de muncă.

În plus, partea introductivă trebuie să indice în mod obligatoriu ordinea de zi, menționând problemele în ordinea importanței și indicând numele raportorului pentru fiecare problemă.

Procesul-verbal al întâlnirii, în cea mai mare parte a acesteia, cuprinde secțiuni în conformitate cu ordinea de zi. Textul fiecărui articol, de regulă, este construit conform unei scheme scurte:

- Ascultat: Numele complet.

- Rezolvată (sau decisă): Nume.

Rezumatul fiecărei instrucțiuni este înregistrat în textul protocolului sau atașat ca material separat (cu o notă în textul protocolului cu link-ul corespunzător). În cazul votării, rezultatele sunt date. Decizia luată pentru fiecare element trebuie făcută în protocol.

Procesul-verbal al ședinței trebuie să fie semnat de președinte, precum și de secretarul ședinței. Data ședinței sau ședinței este considerată a fi data protocolului. Fiecare protocol primește un număr secvențial separat pentru grupul de protocol corespunzător, dacă este necesar, cu un cod alfabetic. Numerotarea se efectuează pe parcursul anului de creștere.

Procesul-verbal al ședinței consiliului de administrație are propriile particularități. Cerințele generale ale acestui document sunt prezentate în textul Legii federale "Despre societățile pe acțiuni" (articolul 68). În plus, în cazul în care consiliul de administrație la o reuniune adoptă o rezoluție privind emisiunea de acțiuni (titluri de valoare), atunci, în conformitate cu standardele pentru emiterea de titluri de valoare aprobate în Federația Rusă, procesul-verbal al acestei reuniuni ar trebui să reflecte rezultatele votului prin apel nominal al tuturor membrilor consiliului. Aceasta este principala cerință de reglementare a protocolului.

În practică, proiectarea unor astfel de protocoale poate varia foarte mult în modul în care sunt compilate și gradul de detaliere. Unele protocoale corespund transcrierii detaliate a întâlnirii cu reflectarea tuturor replicilor și întrebărilor adresate. Cerința pentru un astfel de protocol este stabilită, de obicei, în dispoziția consiliului de administrație.

Cealaltă extremă este înregistrarea extrem de scurtă a întâlnirii, care include doar informații despre componența participanților, ordinea de zi, formularea întrebărilor și deciziilor luate.

Opțiunea optimă este de obicei medie. Un protocol excesiv de detaliat este întocmit, de regulă, pe baza înregistrărilor audio ale reuniunii. Când este descifrat, pot exista inexactități care distorsionează semnificația problemelor care trebuie rezolvate. În plus, nu trebuie să uităm că orice acționar are dreptul de a cunoaște procesul-verbal al reuniunii. Atunci când se discută probleme comerciale, un protocol detaliat poate înregistra o mulțime de informații care reprezintă un secret comercial.

Pe de altă parte, concizia excesivă a protocolului poate conduce acționarii obișnuiți la ideea unei abordări formale și a unei eficiențe insuficiente a activității consiliului de administrație. Este de dorit ca fiecare întrebare să indice inițiatorii și participanții la discuție, adnotarea discursului, esența și autorii întrebărilor. Această abordare, printre altele, vă permite să evaluați mai eficient contribuția fiecărui participant.