Sistemul de documentare este ... Definiție, descriere, caracteristici

Eficacitatea activității manageriale este determinată de eficacitatea nivelurilor intermediare de administrare. Una dintre ele este munca clericală. Asigură promptitudinea luării deciziilor. Informațiile care sunt prezente în documentație sunt necesare pentru stabilitatea activității oricărei organizații.

Conceptul de sistem de documentare

O varietate de lucrări sunt compilate în cadrul activităților de management. Set de documente, legat de origine, tip, scop, domeniu de aplicare, cerințe uniforme pentru înregistrare, formează un anumit sistem. Fiecare operator de transport al acestei sau acelor date este el însuși o structură complexă de informații.

Sistemul de documentare este model multi-nivel. Se compune din mai multe subsisteme, care la rândul lor acționează ca structuri independente complexe în ceea ce privește elementele care le formează.

clasificare

Toți transportatorii de informații sunt combinați în grupuri specifice - sistemul de documentare. Asta este este necesar să se asigure eficiența și eficiența sarcinilor de gestionare. Clasificarea se efectuează pe baza unor caracteristici speciale.

Există două tipuri sisteme de documentare. Asta este corporative și funcționale. Acestea din urmă sunt considerate a fi cele mai durabile și universale. Faptul este că baza pentru formarea de sisteme de documentare funcțională există semne care nu se schimbă mult timp. În prezent, există aproximativ 40 de grupuri funcționale mari de documente.

Corporate Documentation System constă în purtători de informații utilizați în implementarea sarcinilor de management într-o anumită zonă de activitate a statului, sectorul economic, în cadrul unei întreprinderi separate. Același grup include lucrări care se formează în timpul vieții unui individ sau a unei familii specifice.

Grupuri funcționale

Acestea includ sistemele de informare media care asigură implementarea, în primul rând, a funcțiilor de management general. Există unificatsisteme de documentare:

• Proiectatul.
• Raportare și statistică.
• Primar.
• Potrivit muncii.
• Contabilitate.
• Decontare și monetar, financiar.
• Rapoarte sectoriale și statistice.

Numărul de grupuri funcționale include și seturi de documente care reflectă activitățile specifice ale anumitor instituții și organizații:

• Sănătate.
• Educație.
• Proiectare și construcție etc.

Specificitatea grupurilor corporatiste

În astfel de cazuri sisteme de documentare mai multe sisteme funcționale pot fi combinate. În acest caz, acesta din urmă va fi reprezentat ca un fel de subsistem.

De exemplu, agregatul de suporturi de informație utilizat în universitate se formează prin raportare și statistică, contabilitate, documentație organizatorică și administrativă.

Documente de afaceri

Acest sistem de documentare a aparut unul dintre primii. Chiar și în Egiptul Antic a fost folosit pentru a reglementa relațiile de familie, economice.

Sistemul de documentație de afaceri este format din acte de natură administrativă. Acesta conține cerințele care dau informații legale asupra transportatorului de materiale, forță juridică.

Contabilitate și statistici

În secolele XVI-XVII. sistemul contabil a început să se transforme. În etapa inițială, informațiile au fost reflectate în cărți speciale de tranzacții de afaceri contabile, încasări. Această documentație primară utilizate pentru rezolvarea litigiilor. Ulterior, au început să apară documente mai complexe.

În prezent, documentația primară este baza de contabilitate. Astăzi, în calitate de documente inițiale sunt folosite comenzi de numerar, facturi, facturi și alte acte dezincriminatoare. În acest caz, elementul primar poate fi și documentație organizatorică și administrativă. Este vorba în special de ordine, ordine ale conducătorului sau ale unei alte persoane autorizate.

În secolele XVI-XVII. a început să formeze un cont statistic. Pentru a reflecta informațiile, au fost folosite cărturari și cărți de recensământ. Primele descrieri conținute de județe și orașe, în al doilea rând, au fost înregistrate informațiile obținute în timpul recensământului gospodăriei.

În secolul al XVIII-lea. raportarea statistică a apărut.

Documentație comercială

A aparut in a doua jumatate a secolului al XIX-lea. Sistemul de documente comerciale include diverse contracte, acorduri, obligațiuni, acțiuni și așa mai departe.

În timpul dezvoltării relațiilor internaționale, a devenit necesară încheierea de tratate cu state străine. Deci, sistemul de documente diplomatice a început să se formeze. De-a lungul timpului, sa extins, inclusiv toate subsistemele noi:

• Corespondență diplomatică.
• Documentarea activităților consulatelor în străinătate etc.

Documentele militare

Au început să se manifeste după formarea unui stat centralizat. De-a lungul întregii perioade a existenței Imperiului, sistemul de documentare militară sa extins în mod semnificativ. Acesta a inclus:

• Vedomosti, listele înregistrate, foile de pontaj.
• Ordine (comenzi, ordine, ordine).
• Explicații (instrucțiuni, reguli, instrucțiuni).
• Documente care reflectă evoluția conflictelor armate (dispoziții, dislocări, reviste).

Documentele organizatorice și administrative

Acest grup este considerat unul dintre cele mai mari dintre toate sistemele. Acesta include două subsisteme, uneori considerate ca unități separate: documentație organizatorică (organizațională și juridică) și administrativă.

Primul este un set de documente, care a stabilit normele, reglementările, standardele, definirea statutului organizațiilor, întreprinderilor, instituțiilor, precum și structura acestora, competența, numărul de personal, sunt de activitate, etc. Numărul de lucrări organizatorice și juridice sunt incluse .:

• Poziția.
• Programul personalului.
• Carta.
• Descrierea posturilor, etc.

Documentele de reglementare sunt destinate să reglementeze activitățile organizațiilor, întreprinderilor, instituțiilor. Acestea includ deciziile, ordinele, ordinele, deciziile, instrucțiunile etc.

Informație-referință și documente analitice

Aceștia îndeplinesc un rol de serviciu în legătură cu documentație organizatorică și administrativă. Actele de informare-referință sunt memorandumuri, minute, declarații, scrisori de serviciu, scrisori de afaceri, telegrame, mesaje electronice și o serie de altele.

Documentele informative-analitice sunt rezumate, referințe, opinii, opinii, liste etc.

Sistemul de personal

Acesta include o gamă largă de documente. Dosarele de personal conțin date despre personalul organizațiilor, instituțiilor, întreprinderilor, activitățile departamentelor de personal. Partea principală a documentelor este personală. Printre acestea, lucrarea, elaborată:

• Organele de stat. Aceste documente conțin dovezi juridice privind informațiile furnizate de cetățeni. Acestea includ, de exemplu, un pașaport, un dosar de muncă, o diplomă, un certificat, un bilet militar, un certificat medical etc.
• La întreprindere, în instituție, organizația să confirme orice fapte legale. Pot fi caracteristici, petiții, certificate salariale, omisiuni, certificate și așa mai departe.
• Cetățeni pentru trimiterea la administrație sau sindicat pentru rezilierea, stabilirea, schimbarea forței de muncă și alte relații juridice. Astfel de lucrări includ autobiografii, rezumate, declarații, explicative etc.

Numărul de personal include documente oficiale. Ele caracterizează calitățile profesionale, de afaceri, personale ale angajatului, dar nu sunt destinate transferului către el. Astfel de documente sunt observații la numirea în posturi, foi de atestat, memorandumuri și așa mai departe.

Sistem de documentare unificat

Nevoia apariției sale a apărut la sfârșitul secolului al XX-lea. creare sistem unificat de documentare în domeniul managementului sa datorat dezvoltării rapide a tehnologiei digitale și complicării relațiilor economice.

În 1971, Guvernul URSS a adoptat o rezoluție care prevedea accelerarea lucrărilor privind unificarea documentelor și clasificatorii informațiilor tehnice și economice. Dezvoltarea sa bazat pe sisteme funcționale.

Scopul cheie al unificării este de a stabili o compoziție rațională a formelor documentate și un set de indicatori sociali și tehnici și economici interdependenți. În acest caz, special cerințele de documentare.

Valoarea unificării

Un sistem unic de gestionare a documentelor oferă:

• Reducerea costurilor forței de muncă în implementarea schimbului de informații. O persoană aplică un minim de efort pentru a proiecta sau a citi informații.
• Utilizarea pe scară largă a tehnologiilor digitale. Documentația unificată este adaptată pentru procesarea electronică. Acest lucru este asigurat de informații, compatibilitatea tehnică, software-ul documentelor, utilizarea formelor lor, dicționare, clasificatoare și alte materiale auxiliare.
• Eficientizarea fluxurilor de informații.
• Reducerea numărului de documente.
• Îmbunătățirea în continuare a gestionării înregistrărilor.

Toate acestea îmbunătățesc semnificativ eficacitatea activităților de management, deoarece primirea informațiilor de calitate are loc mai rapid. În plus, numărul de erori, operațiile manuale, volumul costurilor, inclusiv cele financiare, este redus.

Un sistem unificat este un set de standarde de stat care definesc:

• Reguli de bază ale circulației documentelor.
• O singură formă de documente incluse în ea.

categorie

Miezul sistemului unificat este forma special dezvoltată a documentației. Separarea lor se efectuează în conformitate cu nivelul de aprobare. Există următoarele categorii de forme:

• All-rus.
• Departamentul (industrie).
• Regional.
• Corporate (utilizat în întreprinderi, organizații și instituții).

Astăzi în Rusia există 8 sisteme de documentare unificate:

• Bancare.
• Organizator și administrativ.
• Raportare și statistică.
• Potrivit muncii.
• FIU.
• Tranzacții comerciale externe etc.

Formă tabel

Se formează în instituții, organizații și întreprinderi prin rezultatele unificării. Tabelul este un act normativ unic - o listă de forme de documente care sunt necesare și suficiente pentru rezolvarea efectivă a sarcinilor de gestionare.

În centrul său, este o referință. Cardul raport în ordonată formulare utilizate în manieră fixă ​​întreprinderea, organizația sau instituția, și sunt în curs de pregătire și documente. Se pare, de regulă, sub forma unei mese.

Documentele de cercetare

Acestea sunt create în timpul implementării cercetărilor și dezvoltărilor științifice și tehnice. Principalele tipuri de documente sunt:

• Rapoarte privind rezultatele experimentului experimental, proiectarea experimentală, munca tehnologică.
• Rapoarte privind călătorii de afaceri științifice și tehnice, expediții.
• Programe de cercetare.
• Note, recenzii, studii de fezabilitate.
• Recenzii, adnotări, recenzii, concluzii.
• Disertații, monografii, alte publicații științifice.
• Manuscrise depuse.
• Documente primare formate în timpul cercetării. Printre acestea, de exemplu, sunt jurnalele de experimente, rezultatele analizelor de laborator,

Documentația de cercetare științifică este utilizată în implementarea practică a dezvoltărilor inovatoare. Informațiile din acesta sunt folosite în baza diverselor instrucțiuni, recomandări, prescripții etc.

concluzie

Din organizarea corectă a circulației documentelor, rezultatul activității de management depinde deseori. În special, acest lucru este relevant pentru agențiile guvernamentale. De aceea agențiile de stat folosesc sisteme de documente unificate în activitatea lor.