Elaborarea unei scrisori de informații și a eșantionului acesteia. Notificarea schimbării rechizitelor

O scrisoare despre schimbarea detaliilor este unul dintre cele mai importante documente corespondență de afaceri

Tipul de document

Obligațiile sunt o listă a datelor primite de orice întreprindere (sau organizație) în timpul înregistrării, prin care poate fi ușor identificată. Ele sunt comune și bancare. Aceste informații, de regulă, sunt utilizate pentru întocmirea contractelor și efectuarea plăților. Uneori, din motive obiective, unele date trebuie schimbate. Conducerea întreprinderii trebuie să informeze în mod necesar contrapartidele și creditorii în legătură cu aceasta. Există un anumit model pentru proiectarea unei astfel de corespondențe. Notificarea modificării detaliilor este o scrisoare în care trebuie să se reflecte următoarele informații necesare:

• numele organizației-destinatar;
• Numele complet și poziția persoanei responsabile la care a fost trimisă;
• rechizitele întreprinderii (vechi și noi);
• Textul cererii cu motivele acestor modificări;
• data de la care se prevede introducerea unei modificări a detaliilor;
• semnătura șefului întreprinderii și data scrisorii.

Dacă societatea nu a avut de-a face cu astfel de probleme, atunci poate împrumuta de la partenerii săi un eșantion aproximativ. "Notificarea schimbării rechizitelor" trebuie trimisă în avans, astfel încât destinatarul să aibă timp să răspundă corespunzător. Există mai multe moduri de trimitere a unui astfel de mesaj:

• mână în mână;
• trimite prin poștă;
• pentru a transmite un mesaj telefonic.

Pentru a face informațiile cât mai complete și mai ușor de înțeles partenerilor, este mai bine să folosiți un eșantion indicativ pentru a compune astfel de scrisori. Notificarea schimbării datelor trebuie să conțină numai date fiabile. În caz contrar, pot apărea probleme serioase în activitatea întreprinderii.

Reguli de compilare

De obicei, o scrisoare de notificare cu privire la schimbarea rechizitelor este trimisă în primul rând tuturor contrapărților și creditorilor. Pentru compilarea sa nu există o formă unificată specială. În mod obișnuit, textul unui astfel de document este redactat în mod arbitrar, în funcție de sarcinile pe care expeditorul le stabilește pentru sine. Pentru a întocmi o astfel de scrisoare, se folosesc regulile uzuale pentru întocmirea documentelor de afaceri. Poate fi scris:

• pe foaie A4;
• pe antetul companiei.

Această din urmă opțiune indică caracterul oficial al corespondenței, prin urmare este preferabil. Toate informațiile din scrisoare sunt prezentate secvențial. Acest lucru facilitează percepția ei.

Ca orice alt document de afaceri, această scrisoare ar trebui să cuprindă mai multe părți:

1. "Hat". Acesta conține informații complete despre cine este destinat acest mesaj.
2. Titlul documentului, care indică în mod clar orientarea țintă.
3. Partea informațională.

La elaborarea unei astfel de scrisori, este necesar să menționăm modul în care modificările actuale vor afecta continuarea cooperării între antreprenori. Acesta este un fel de măsură de precauție care va contribui la evitarea eventualelor dezacorduri și consecințe nedorite în viitor.