Corespondență de afaceri. Noi scriem o scrisoare de afaceri.

Corespondență de afaceri în lumea modernă a afacerilor - o componentă importantă a succesului. Angajații oricărei organizații se confruntă zilnic cu nevoia de a-și formula propria corespondență de afaceri și de a răspunde la sosirea lor.

Corespondență de afaceri are o largă clasificare: oficială, personală, externă, internă, în scopul scrisului și a formei de plecare.

Una dintre competențele unui angajat modern este capacitatea de a scrie competent o scrisoare de afaceri: recunoștință, cerere, confirmare, garanție, revendicare, comunicat de presă, felicitare, recomandare și altele.

Să luăm în considerare pașii de bază în scrierea unei scrisori de afaceri.

Cultura corespondentei de afaceri -- acesta este designul scrisorii, alfabetizarea textului și corectitudinea utilizării cuvintelor și expresiilor. Prin urmare, este mai bine să folosiți mai întâi o schiță pentru a vă verifica mai târziu și pentru a exclude neînțelegerile neplăcute.

Structura scrisorii de afaceri include: adresarea destinatarului, preambulul, textul principal, concluzia.

Corespondența de afaceri nu permite accesul la "voi". Prin urmare, de cele mai multe ori tratamentul începe cu cuvintele "Dragă (a) hellip- ». Continuarea tratamentului depinde de mulți factori. Numele-patronimic al liderului este folosit în cazul cunoașterii personale (însă este adesea folosit în scrisori adresate șefului unui organism de stat). Pentru conducătorul unei organizații comerciale este permis să se aplice cu cuvântul "domn" și să se adauge un nume fără inițiale. Dacă nu sunteți conștienți de rangul de militari sau de titlul exact al posturilor de înalți funcționari, este mai bine să nu le folosiți. În acest caz, numele destinatarului va arăta mai corect decât eroarea.

Este nevoie de preambul pentru a arăta în câteva cuvinte motivația și scopul scrisorii. Pentru aceasta, se folosesc următoarele expresii: În conformitate cu hellip- (denumirea documentului, sursa de reglementare), Pentru scopuri hellip-, ca răspuns la hellip-, în confirmare hellip-, în scopul de a renderhellip-, Datorită hellip-. și alte fraze potrivite.

Mai departe vom face textul principal, care ar trebui să vă clarifice poziția, opinia, solicitarea în mai multe paragrafe (două sau patru). Este necesară coordonarea informațiilor textuale cu forma feței, din care se desfășoară narațiunea. O entitate juridică utilizează mai des numărul unic și cel plural al unei terțe părți, iar persoanele transferă informații de la un singur și altul plural prima persoană. Propunerile trebuie să fie consecvente, logice, astfel încât destinatarul să aibă o imagine holistică a ceea ce doriți să scrieți. Textul scrisorii nu ar trebui interpretat în două moduri. Scrisoare de afaceri ar trebui să acopere un subiect sau o problemă și să nu depășească două pagini.

În concluzie, este necesar să rezumăm pe scurt scopul scrisorii.

Regulile pentru efectuarea corespondenței de afaceri necesită o formulare clară a scrisorilor de afaceri. După ce textul scrisorii este verificat, editat, convenit, trebuie formatat corect.

Formularul de scrisoare de afaceri conține informații despre organizație: numele, adresa fizică, telefonul, faxul, site-ul Web și adresa de e-mail, precum și numărul de înregistrare și alte necesități necesare.

O scrisoare de afaceri presupune neapărat câmpuri: în stânga - trei centimetri, pe dreapta - unu și jumătate centimetri.

Fontul este folosit cel mai adesea de Times New Roman, a 12-a (14) dimensiune a intervalelor, un singur (unu și jumătate) interval între linii.

Antetul scrisorii de afaceri din colțul din dreapta sus conține răspunsul la întrebarea "Cui se adresează scrisoarea": ​​capul, directorul, administrația etc. cu indicarea postului, numele întreprinderii, numele și inițialele.

Dacă scrisoarea conține atașamente care sunt întocmite pe foi separate, trebuie să le specificați numărul înainte de semnătura expeditorului.

Partea necesară a scrisorii de afaceri este o informație despre interpret, iar numele complet, prenumele, patronimul trebuie să fie furnizate în întregime, precum și un telefon de contact, care este cel mai bine să contacteze un anumit angajat.

Corespondența de afaceri trebuie păstrată în ordine, deoarece este o dovadă importantă a activităților întreprinderii în această problemă.