Activitatea de arhivistică a organizației: GOST, instrucțiuni, documente, reguli. Recomandări metodice pentru păstrarea evidenței arhivelor

Normele de evidență a arhivelor conțin cerințe esențiale pentru lucrul cu valori mobiliare și materiale care nu sunt implicate în operațiunile curente ale companiei. Acestea sunt formulate în conformitate cu cele existente cadru de reglementare,

Sfera de distribuție

Recomandări metodice În ceea ce privește păstrarea evidenței arhivelor funcționează în relație cu instituțiile statului. Ele sunt, de asemenea, obligatorii pentru întreprinderile comerciale care desfășoară anumite tipuri de muncă. În special, regulamentele sunt în vigoare pentru a asigura descrierea, contabilizarea, conservarea și utilizarea documentației din Fondul Arhivistic al Federației Ruse, care se referă la proprietatea statului.

Subdiviziunile întreprinderilor care lucrează cu materiale de film, de fundal, video, materiale fotografice, cartografice, științifice și tehnice și telemetrice sunt ghidate de prevederile stabilite pentru planificare și raportare.

Obligația și dreptul de a forma organizații din arhivele pentru stocarea temporară a documentelor din RF AF oferă baza legislației sectoriale (din 1993), poziția (din 1994 și 1998.). Actele de reglementare sunt formate și prin acte juridice de importanță regională. Normele luate în considerare nu se aplică documentelor a căror activitate este reglementată de Legea federală nr. 5485-1 și Decretul prezidențial nr. 1203 din 30.11.1995.

completare

Aceasta reprezintă o reaprovizionare sistematică a bazei de documente a diviziilor companiei. Achiziția include definiția:

1. Surse.
2. Compoziția materialelor care urmează să fie primite.

În cadrul acestei activități, se efectuează și transferul direct al documentelor în arhivă. Sursele sunt:

1. Subdiviziuni ale întreprinderilor.
2. persoane fizice.
3. Structuri juridice.

Compoziția materialelor

Instrucțiunea privind gestionarea înregistrărilor arhive stabilește că achiziția se realizează prin cazuri de depozitare temporară (mai mult de 10 ani) și de depozitare permanentă. Informațiile despre personal sunt, de asemenea, generalizate. Cazurile a căror perioadă de depozitare este mai mică de 10 ani, de regulă, nu sunt transferate în arhivă. Ele sunt cuprinse în unitățile de afaceri relevante. La sfârșitul perioadei de depozitare, astfel de cazuri sunt supuse la distrugere. Informațiile despre un caracter individual sunt transmise la cererea proprietarului. Ulterior, acestea sunt trimise la arhiva statului pentru întreținere permanentă. Transferul este, de asemenea, supus materialelor întreprinderilor predecesoare și structurilor subordonate lichidate.

Lucrări de arhivă și nomenclatură

Angajații autorizați care lucrează cu materialele informative ale întreprinderii fac o listă sistematică de cazuri. Se numește nomenclatura. Când este format, timp de depozitare materiale. Instrucțiunea privind gestionarea înregistrărilor arhive cere ca unitatea autorizată să monitorizeze și să asiste serviciul de securitate la elaborarea nomenclaturii. Lista sistematizată servește ca bază pentru formarea stocurilor de materiale informative de depozitare permanentă și temporară (până la 10 ani). Nomenclatorul este, de asemenea, principalul document contabil. Se utilizează pentru înregistrarea cazurilor de depozitare temporară, inclusiv a celor cu o perioadă mai mică de 10 ani. Sistemul de sistematizare stabilit de nomenclatură poate fi aplicat la elaborarea unui fișier de card al certificatelor executate.

clasificare

Gestionarea înregistrărilor arhivelor se realizează în trei tipuri de nomenclaturi:

1. Tipic.
2. Ilustrativă.
3. Individual (pentru o anumită întreprindere).

Primul determină compoziția materialelor formate în același tip de instituție. Nomenclatorul standard este considerat un document normativ. O sistematizare aproximativă determină compoziția aproximativă a materialelor informative pentru întreprinderi, la care se extinde funcționarea acesteia, indicând indicii. Are un caracter recomandator. Aceste tipuri de sistematizare sunt folosite în formarea nomenclaturii individuale și sunt transferate la ea neschimbate.

Caracteristicile pregătirii

Documentele privind evidența arhivelor întreprinderii sunt sistematizate conform formularului stabilit în conformitate cu nomenclatoarele diviziilor structurale. Acestea din urmă ar trebui să fie convenite și semnate de conducători.

Nomenclatorul întreprinderii este întocmit pe un formular comun. Ea este văzută de șeful arhivei sau de persoana responsabilă, semnată de șeful serviciului de securitate sau de un angajat autorizat de acesta. Nomenclatorul trebuie să fie aprobat de o comisie de experți, după care este aprobat de către directorul companiei. După îndeplinirea acestor proceduri, șefii departamentelor structurale ale societății beneficiază de extrase din secțiunile relevante.

Nomenclatura pentru anul următor se formează în ultimul trimestru al perioadei curente. Reconcilierea se efectuează cel puțin o dată în 5 ani. Când se schimbă structura și funcțiile întreprinderii, se formează o nouă nomenclatură.

Procedura de redactare a cauzelor

Formarea se referă la gruparea actelor completate în conformitate cu nomenclatura. Gestionarea înregistrărilor arhivelor organizației include sistematizarea materialelor informative în conformitate cu numele dosarelor. Nu este permisă gruparea exemplarelor duble și copiilor. Excepția este transportatorii deosebit de valoroși. Este interzisă plasarea hârtiei în foldere.

Gestionarea înregistrărilor arhivelor se face cu lucrul centralizat cu materiale de către serviciul de suport informatic, iar în cazul muncii descentralizate, atât unitățile structurale, cât și departamentul de mai sus. Gruparea se efectuează sub supravegherea directă a persoanelor responsabile pentru păstrarea suporturilor de date. Dacă este necesar, angajații arhivei de stat pot fi implicați.

Cerințe cheie

Gestionarea înregistrărilor arhivelor se face în conformitate cu cerințele actelor normative. Când creați dosare cu suporturi de informații trebuie îndeplinite următoarele cerințe:

1. Materialele pentru depozitarea temporară și permanentă sunt grupate separat.
2. O copie a fiecărei hârtii este inclusă în dosar.
3. Dosarul trebuie să conțină materiale pentru un an calendaristic. Cu toate acestea, din această prescripție există excepții. Acestea includ:

• Afacerile personale care se formează pe toată durata muncii angajatului respectiv;
• materialele structurilor elective și comisiilor permanente sub acestea, grupurile de deputați sistematizate în perioada convocării lor;
• lucrări ale instituțiilor de învățământ, proiectate și grupate pe tot parcursul anului școlar;
• materiale teatrale care caracterizează activitatea pentru sezon;
• istoria bolilor și așa mai departe.

Dosarul nu trebuie să depășească 250 de pagini cu o grosime de cel mult 4 cm.

Gruparea actelor de reglementare

Lucrările de birou arhivistic implică sistematizarea diferitelor tipuri de suporturi de informații. Acestea includ, printre altele, acte administrative. Acestea sunt grupate în funcție de tipul și cronologia aplicațiilor:

1. Prevederile, statutele, aprobate prin acte de reglementare, acționează ca anexe la acestea. Ele sunt grupate împreună. Dacă regulamentele, instrucțiunile, statutele au fost aprobate ca acte independente, ele sunt sistematizate în cazuri separate.
2. Ordinele de structuri superioare și deciziile privind implementarea acestora sunt grupate în funcție de direcțiile de lucru ale întreprinderii.
3. Comenzile referitoare la personal sunt sistematizate în funcție de termenul de valabilitate. Cu un volum mare de materiale de informare, este recomandabil să grupați actele referitoare la diferite aspecte ale activității companiei separat.
4. Comenzile din linia principală de activitate sunt sistematizate separat de acțiunile asupra personalului. De exemplu, ordinul pentru gestionarea înregistrărilor de arhivă este inclus într-un singur dosar și, la numirea șefului unității responsabile, la altul.
5. Limite aprobate, rapoarte, estimări, liste de titluri, planuri și așa mai departe. grupate separat de proiecte pentru ele.
6. Localizarea documentelor în dosarele personale se efectuează în ordinea în care sunt primite.
7. Conturile personale ale salariaților sunt salvate în foldere separate. Ele sunt aranjate în ordine alfabetică.
8. Plângerile, propunerile, cererile cetățenilor referitoare la activitățile întreprinderii, documentația pentru revizuirea și implementarea lor sunt grupate separat de cererile individuale de chestiuni personale.
9. Sistematizarea corespondenței se efectuează de obicei pentru o perioadă calendaristică în ordine cronologică. Răspunsurile sunt plasate după întrebări. În cazul reluării corespondenței pe o anumită temă începută în anul precedent, documentele sunt incluse în dosarul curent. În acest caz, este indicat indicele afacerii de anul trecut.

Înregistrarea suporturilor informatice acceptate pentru stocare

Gestionarea înregistrărilor arhivelor prevede o serie de reglementări pentru unitățile structurale care lucrează cu acte de hârtie. Proiectarea transportatorilor poate fi parțială sau completă. Depinde de termenul de valabilitate. Înregistrarea completă se efectuează în ceea ce privește documentele cu conținut temporar (mai mult de 10 ani), permanent, precum și actele cu privire la personal. Aceasta presupune:

1. Binder / folder binder.
2. Numerotarea foilor.
3. Elaborarea martorului de pagină.
4. Formarea unui inventar intern, dacă este necesar.
5. Introducerea detaliilor în detalii pagina de titlu. Acestea se pot referi la numele companiei, numărul de înregistrare al dosarului, ultima dată și așa mai departe.

Materialele de depozitare temporară, inclusiv cele cu o perioadă mai mică de 10 ani, sunt prelucrate parțial. Deci, este permis să nu organizați lucrările din dosar, să nu numerotați foile, să nu compilați inscripțiile.

nuanțe

Lucrările de birou arhivistic sunt un fel de activitate în care specialiștii oferă nu numai siguranța transportatorilor de informații, ci și posibilitatea de a lucra cu ei atunci când apare o astfel de necesitate. Pentru aceasta, actele care compun dosarele sunt depuse pe patru pene în capacul de carton. Ele pot fi, de asemenea, interconectate cu posibilitatea de a citi texte, rezoluții, date, vize în toate lucrările.

Când se pregătesc pentru grupare, toate dispozitivele de fixare metalice sunt îndepărtate. Materialele destinate depozitării permanente și constând în acțiuni deosebit de valoroase sau neoficiale sunt conținute în dosare închise cu trei supape cu curele sau în cutii speciale.

În cazul documentelor personale nerevendicate (cărți de muncă, certificate, bilete militare etc.) în acest caz, ele sunt puse într-un plic separat și se depun în restul materialelor. La sfârșitul dosarelor ar trebui să existe o foaie de martor curată. La începutul dosarului, formularul pentru inventarul intern este cusut. Pentru a asigura siguranța și ordinea hârtiei, fiecare foaie este numerotată cu cifre arabe. Această regulă nu se aplică în cazul paginii și al formularului de inventar. Numărul este plasat cu un simplu creion în colțul din dreapta sus.

Martor

Ea este întocmită în conformitate cu procedura stabilită. Este indicat în cuvinte și numere:

1. Numărul foilor cu numerotare.
2. Numărul de pagini din inventarul intern.

O specificație de numerotare este, de asemenea, specificată în foaia de martor. În special, se determină prezența indiciilor literelor, codurile excluse, numerele paginilor cu materiale fotografice lipite, paginile de format mare etc. În plus, foaia indică prezența broșurilor tipografice în dosar, dacă nu au fost marcate în numerotarea principală. Fișa de mărturie este vizitată de către inițiator. Schimbările ulterioare privind starea și compoziția dosarului trebuie să fie menționate acolo, cu referire la actele relevante. Nu este permisă să luați o foaie de martor pe coperta paginii sau cifra de afaceri netă a paginii ultimului document din ea.

Inventar intern

Este format pentru stocarea și înregistrarea materialelor informative cu conținut temporar (mai mult de 10 ani) și permanent. Se creează, de asemenea, un inventar intern pentru cazurile create în funcție de tipurile de documente ale căror titluri nu dezvăluie conținutul acestora. Formularul trebuie să conțină date despre numerele ordonate ale actelor din dosar, indici, titluri, date și numere de pagini.

O înregistrare închisă este atașată inventarului intern. Se indică în cifre și în cuvinte numărul de documente incluse în el, precum și numărul de foi care îl formează. Inițiatorul este responsabil pentru inventarul intern. Dacă dosarul este legat sau lipit fără martor, atunci foaia este lipită în interiorul capacului frontal.

Schimbările în compoziția materialelor din dosar ar trebui să se reflecte în câmpul "Note". În special, înseamnă retragerea, înlocuirea documentelor cu copii, includerea de documente suplimentare în dosar. În același timp, se anexează trimiteri la actele relevante. În caz de necesitate, se poate forma o nouă intrare de generalizare a foii de inventar intern, precum și o etichetă de dosar.