Sistemul electronic de gestionare a documentelor (EDS): ce este, caracteristicile și recomandările

Acum câțiva ani, sistemele electronice de gestionare a documentelor au fost discutate ca un viitor luminos. Astăzi ele sunt deja utilizate în mod activ în întreprinderile private și de stat. Dar cel mai important lucru este că cererea este în continuă creștere pe SED. Care este sistemul de gestionare a documentelor electronice și cum funcționează, să luăm în considerare exemplul sistemelor care funcționează în Federația Rusă.

Cerințe preliminare

Pentru a înțelege mai bine modul în care funcționează programul EDS, este necesar să se ia în considerare conceptele și sarcinile de bază. Factorii cheie sunt factorii care determină alegerea unui anumit sistem.

Dacă organizația poate funcționa în condiții de management informal, atunci nu este necesară circulația documentelor. Odată cu apariția proceselor de afaceri, este necesară gestionarea mecanismului printr-o documentație ordonată. Dacă nu tranzacționați în timp util titlurile de valoare, acestea vor începe să se acumuleze și se vor pierde.

Ca o alternativă la suporturile de hârtie, este utilizată o schemă specială pentru stocarea fișierelor pe server. Dar nu durează prea mult. Odată cu creșterea volumelor companiei, necesitatea de a stoca și sincroniza informațiile este în creștere.

Există o dilemă: să utilizați suporturi de informații vechi sau SED pentru a stoca informații. Ce este important este sistemul electronic? Creșterea eficacității organizației.

Efect economic

Eficiența poate fi mărită în două moduri: reducerea costurilor sau creșterea rezultatului. Documentele ERMS pot atinge două obiective simultan. Asta este, introducerea sistemului permite organizației să cheltuiască mai puțin, dar să câștige mai mult.

Reducerea costurilor se realizează prin reducerea costurilor de hârtie, timp neproductiv, accelerarea schimbului de informații, schimbarea culturii corporative.

Pentru a evalua eficiența programului EDS, trebuie să calculați timpul petrecut în procesarea documentelor de hârtie. Conform estimărilor companiilor de consultanță, astfel de operațiuni ocupă 20% din timpul de lucru. În sistemul birocrației ruse, acest lucru ia și mai mult - 60% din timp. Implementarea ERMS va reduce aceste costuri cu cel puțin 10 ori.

Munca în birou și circulația documentelor

Acești doi termeni sunt interdependenți. Lucrări de birou - acesta este termenul care denotă un set formal de reguli pentru lucrul cu documente. Unele sisteme ERMS pot fi personalizate pentru munca în birouri, dar există și sisteme pe baza cărora se formează deja un birou.

Documentul este o unitate de stocare a informațiilor în ERMS. Circulația documentelor este formată din diferite surse: alte sisteme, aplicații, e-mail, dar mai întâi de pe suporturi de hârtie scanate. Prin urmare, scanerele și alte echipamente sunt parte integrantă a SED. Sistemul stochează toate documentele, își păstrează istoria, oferă mișcări pentru organizație și desfășoară procese de afaceri cu aceștia.

Într-o astfel de bază există o decizie, instrucțiune și ordine ale SED. Prin ele, și gestionate de organizație. Orice document este furnizat cu un "certificat". Setul de câmpuri în formular depinde de tipul de document. În sistem, informațiile sunt stocate ca o bază de date a fiecărui câmp al unui astfel de card.

Funcțiile și sarcinile SED

Programul de lucru este conceput pentru a rezolva astfel de probleme:

• sistematizarea muncii cu documente.
• crearea de documente prin șabloane, înregistrarea lor de stocare;
• automatizarea contabilității;
• clasificarea documentelor.

Să analizăm în detaliu funcțiile ERMS. Programul de lucru este utilizat pentru:

• crearea cardurilor.
• textul documentului;
• salvarea de date în format pdf sau ms word;
• gestionarea drepturilor de acces ale utilizatorilor;
• crearea de rute;
• controlul mișcării documentelor;
• distribuirea de notificări, mementouri;
• întreținerea jurnalelor, cărților de referință, clasificatorilor;
• formarea de instrucțiuni;
• documente de căutare și semnare;
• formarea rapoartelor.

Funcțiile la nivel de sistem includ:

• lucrul la distanță cu documente;
• utilizarea SGBD pentru stocarea datelor;
• lucrul simultan cu SED;
• securitate prin certificate, coduri de bare și personalizare.

Avantaje și dezavantaje

Trecerea la EDS are mai multe avantaje decât dezavantajele. Cu toate acestea, un proiect incorect organizat poate distruge toate avantajele automatizării. Obiectivele implementării unui ERMS ar trebui să fie realizabile. Avantajele includ:

• stocarea structurată centralizată a informațiilor;
• aceeași abordare a formării și procesării documentelor;
• utilizarea șabloanelor;
• căutare;
• controlul accesului.

Deficiențele includ costuri inițiale mari și o muncă scrupuloasă în ceea ce privește instruirea utilizatorilor.

Procesele de procesare a documentelor

În EDS, fluxul electronic de lucru trece printr-o serie de etape, în timpul cărora documentului îi sunt atribuite anumite proprietăți. Procesarea se face atât manual, cât și automat. În cel de-al doilea caz, specificați:

• condiții de tranziție între etape;
• separarea rutelor;
• cicluri de prelucrare;
• începerea subproceselor, cronometrelor, procedurilor de procesare;
• rolurile utilizatorilor sunt definite.

Tipuri de tratamente:

• Creați un document.
• Editare.
• Redenumirea.
• Mutarea.
• Salvarea.
• Indexarea.
• Ștergerea.

Cheltuieli pentru EDS

Circulația documentelor nu poate funcționa pe deplin fără licență, servere, reglarea completă și instruirea tuturor utilizatorilor. Fiecare dintre aceste elemente necesită mulți bani. În plus, nu trebuie să uităm despre integrarea SED cu alte sisteme, actualizarea bazelor de date și a software-ului, consultanța suportului tehnic și a altor costuri de suport.

Introducerea SED

Implementarea proiectului poate dura câteva luni. Procesul depinde atât de numărul proceselor de documentare, cât și de oportunitățile financiare, organizaționale și de resurse. Implementarea se realizează în conformitate cu următorul algoritm:

• crearea unui grup de lucru, definirea unui lider;
• definirea obiectivelor și obiectivelor;
• verificarea proceselor de documentare existente;
• elaborarea specificațiilor tehnice;
• alegerea SED;
• încheierea contractului de implementare a EDS;
• elaborarea și aprobarea regulamentelor de muncă;
• verificarea umplerii inițiale a directoarelor;
• test preliminar EDS;
• instruirea personalului;
• test de punere în aplicare a SED;
• analiza rezultatelor testelor;
• corectarea erorilor;
• implementarea completă a SED.

Erori de implementare

O atenție deosebită ar trebui acordată acelor procese în care este nevoie de un document pe hârtie. Eroarea principală este duplicarea unui document pe hârtie printr-un document electronic. Acest lucru complică munca și provoacă o atitudine negativă față de automatizare. Nimeni nu plătește pentru munca dublă. Este necesar să se construiască procese de automatizare fără duplicare. A doua greșeală este lipsa de pregătire a personalului. De cele mai multe ori, noile procese sunt percepute ca fiind ostile. Prin urmare, este necesar să se explice angajaților de ce EDS este implementat deloc, astfel încât aceștia să se adreseze în mod conștient procesului de învățare.

Tehnologii de stocare a documentelor

În EDS, fluxul electronic de lucru constă din atribute pe baza cărora se efectuează căutarea, clasificarea, gruparea și raportarea. Uneori, un document este creat dintr-un șablon, uneori prin transferarea datelor dintr-o bază de date. Atributele sunt stocate în tabele. Fișierul în sine este plasat în directorul de stocare, informațiile de la acesta în directorul DBMS. Accesul la date este obținut numai de către utilizatorii sistemului ERMS.

Ce este o scanare de flux?

Procesarea în flux a documentelor cu plasarea ulterioară a eșantioanelor în arhivă se efectuează cu ajutorul scanerelor. În procesul de scanare, este posibilă crearea automată a unui cod de bare în document și înregistrarea acestuia în baza de date și apoi direcționarea acestuia de-a lungul rutei specificate.

Recunoașterea textului optic

Acest sistem electronic de gestionare a documentelor SED convertește o imagine electronică a unui document într-un format foto sau jpeg într-un format de text. În același timp, software-ul special este folosit ca aplicație autonomă sau ca ESCOM.BPM integrat în ERMS. Ce este ESCOM.BPM? Acesta este un program de recunoaștere a documentelor, tipărit în diferite fonturi. Trebuie remarcat totuși că aplicațiile independente au mai multe capabilități și chiar pot recunoaște textul scris de mână.

Codul de bare

Această tehnologie oferă un set de proceduri pentru crearea și desenarea unui cod de bare grafic pe document. Un cod de bare unic este creat prin serverul de sistem. De asemenea, oferă identificarea documentului, căutarea rapidă în baza de date și distribuția în locurile de stocare. Când înregistrați un document, pe etichetă este imprimat un cod de bare corespunzător ID-ului cardului electronic. El este lipit de versiunea pe hârtie a documentului.

EDS

Semnătura digitală vă permite să vă asigurați că documentul este corect și că datele sunt neschimbate. Semnarea se face cu ajutorul unui furnizor cripto și a unei chei de certificat software. Acesta din urmă este un dosar într-un format special, care este regenerat la centrul de eliberare a licențelor. Pentru a asigura siguranța informațiilor, ar trebui să stocați certificatul pe o cartelă inteligentă sau pe un chei I-Token. Acestea sunt protejate de un cod PIN. Dacă codul PIN este introdus incorect de mai multe ori, certificatul va fi blocat automat.

Căutarea fulltext și atributul

Căutarea de atribute se efectuează printr-un formular special pe mai multe valori din câmpurile cardurilor. De exemplu, criteriul "Contrapărți" oferă o căutare a datelor în câmpul "Destinatar" sau "Expeditor". În acest caz, sistemul compară criteriile introduse cu datele din carduri și introduce în rezultatul acele cărți pentru care meciurile au trecut. Căutarea se efectuează ținând cont de coincidența exactă sau parțială.

Căutarea pe întregul text este efectuată în conformitate cu datele din document în sine, inclusiv formularele de cuvinte prin intermediul instrumentelor DBMS integrate, cum ar fi MS SQL SERVER, ORACLE. Pentru o căutare completă, fișierele trebuie introduse în baza de date în format document (doc), tabele (xls), prezentări, mesaje.