Titularul documentului de profesie: Descrierea postului

Cifra de afaceri a documentelor este o componentă importantă a activității și un element obligatoriu de gestionare a oricărei instituții, organizații, întreprinderi. Documentele de afaceri trebuie să fie compuse corespunzător, stocate sistematic și mutate optim. Odată cu dezvoltarea economiei, fluxurile de informații și numărul de documente în toate sferele activității umane cresc. Prin urmare, în zilele noastre, cererea pentru o profesie destul de nouă este în creștere - un expert în document.

Cine este managerul de documente?

Un specialist în documente este un specialist care este responsabil pentru înregistrarea și înregistrarea documentației. Profesiile înguste sunt secretarul, arhivarul, grefierul.

Documente de instruire liniile directoare trebuie să fie elaborate în mod corespunzător în conformitate cu reglementările și comunicate angajaților și exact acelora pentru care au fost intenționate ordinele. Documentele au proprietatea de a deveni caduce, ieșind din circulație. În acest caz, acestea trebuie sortate în conformitate cu actele legislative privind păstrarea evidențelor și plasate în arhivă. Toate acestea sunt realizate de un manager de documente.

Funcțiile oficiale ale unui specialist în documente pot părea plictisitoare. Dar aceasta este doar la prima vedere. Prin mâinile de prelucrare a documentelor, mai ales dacă este pentru o companie este responsabil pentru documentul, transmite toate fluxurile de informații, în conformitate cu documentele pe care le poate monitoriza activitatea tuturor departamentelor și pentru a înțelege mecanismele de activitate și de dezvoltare a companiei.

În organizațiile mari, atribuțiile profesioniștilor care lucrează cu documente, de regulă, sunt împărțite: înregistrarea, înregistrarea, intrarea într-o bază de date electronică, controlul de execuție, depozitare ocupate de persoane diferite și chiar unități întregi.

Ce trebuie să știe un manager de documente

Pentru a compila în mod corect documentele în care informațiile sunt prezentate în mod concis, clar și clar, un specialist ar trebui să știe scopul și formele de compilare a tuturor tipuri de documente. Pentru a ști ce arata un document valabil din punct de vedere legal, trebuie să dețină bazele legii.

Din moment ce majoritatea documentelor sunt stocate pe suporturi electronice și este nevoie de schimb de informații despre computer, managerul de documente trebuie să înțeleagă software-ul. Ar trebui să creeze baze de date electronice și să poată comunica cu personalul care deservește sisteme automate de creare, stocare și transfer de documente.

Pentru a stoca documentele în arhivă, un specialist trebuie să cunoască anumite reguli și condiții tehnice. Scopul documentelor și confidențialitatea acestora, termenii, condițiile de stocare - din aceste motive, trebuie să sortați documentele în arhivă și apoi să creați un sistem eficient de căutare.

Atribuțiile expertului în document

Responsabilitățile unui expert în documente dintr-o instituție includ

- compilarea, contabilitatea, stocarea și controlul documentelor;

- sistematizarea circulației documentelor și asigurarea circulației documentelor;

- organizarea unui flux optim de documente în cadrul organizației;

- organizarea stocării și dezvoltării clasificatorilor de documentație;

- sortarea, examinarea valorii și transferul în arhivă a documentelor cu valabilitate expirată;

- Aranjarea documentelor primite;

- dezvoltarea formularelor standard și a tabletelor pentru documente;

- crearea de baze de date pentru documente cu crearea numerelor de înregistrare și indexuri și a adreselor electronice de stocare;

- pregătirea materialelor necesare pentru reuniuni, negocieri și întâlniri.

Responsabilitățile de conducere a documentelor îndeplinesc, de fapt, aceleași lucruri, dar cu o responsabilitate mai mare și oferă sarcini angajaților de nivel inferior.

Atribuțiile unui expert în documente într-o instituție de învățământ

Un cercetător de document într-o instituție de învățământ ar trebui să cunoască, în plus față de alte acte legislative, Legea RF "Despre educație". Deoarece grădinițe și școli au personal limitat, documentul combină atribuțiile și secretar și secretar, și de cadre, ghidat de recomandările metodologice pentru lucrul cu documente în instituțiile de învățământ (o scrisoare din partea Ministerului Educației al Federației Ruse de 02.12.2000 №03-51 / 64).

Funcțiile oficiale ale unui expert de documentare în grădiniță includ, în plus, redactarea contractelor de muncă cu angajații și înregistrarea dosarelor personale, păstrarea unei cărți pentru copii. De asemenea, lucrează cu biroul de înregistrare militară și păstrează documentația relevantă dacă instituția are personal militar răspunzător.

, Taxele documentului de la școală completează pregătirea proiectelor de documente administrative privind circulația trupelor și înregistrarea afacerilor personale, comportamentul studenților cărți alfabetului și luând în considerare orele de muncă educațională a personalului școlii, prelucrarea și proiectarea de a pune afacerile personale ale studenților în arhivă.

Instituțiile de învățământ superior desfășoară nu numai activități educaționale, ci și științifice.

Taxe de documente de specialitate de prelucrare în liceu fac cel puțin în termeni generali, pentru a înțelege profilul unui anumit facultate, pentru că a trebuit să pregătească documentele pentru întâlniri și conferințe și să mențină înregistrările lor și apeluri telefonice în numele decanului.

Calități personale ale unui manager de documente

Mindfulness este cea mai importantă calitate a unui specialist în documente. Precizia, scrupulozitatea și responsabilitatea completează lista calităților personale necesare pentru lucrul cu documentele de afaceri. Erori în date, încălcarea legislației, pierderea documentelor pot fi costisitoare pentru o întreprindere atunci când încheie un contract sau un audit de personal.

Cantitatea de informații pe care un manager de documente funcționează necesită o memorie bună.

Pentru a lucra în orice domeniu, el are nevoie de diligență și de alfabetizare atunci când lucrează cu lucrări, și în domeniul managementului de personal - și abilități organizaționale, creativitate și abilități de comunicare.

Stabilirea obiectivelor corecte și colaborarea cu structura companiei, așa-numitele calități antreprenoriale, aveți nevoie de un document pentru a organiza fluxul de lucru optim și clasificatorul.

Adesea, în firmele mici, un manager de documente lucrează singur. Autoorganizarea, disciplina și controlul de sine contribuie la organizarea unei activități eficiente.

Cerințe față de managerul de documente

Un cadru solid de reglementare pentru circulația documentelor necesită formare profesională. prin urmare cand aplicati pentru un loc de munca o diplomă a unei instituții de învățământ superior sau a unei instituții de învățământ secundar de specialitate este necesară în domeniul "Documentologie", "Suportul documentar al întreprinderii". Există, de asemenea, specialități înrudite "Documentație în drept" sau "Suport informațional al întreprinderii".

Legislativ și regulamente, documentele de reglementare, de reglementare și de reglementare ale organismelor superioare legate de circulația documentelor sunt cerințe generale pentru documentele pe care un manager de documente ar trebui să le cunoască. Sarcinile oficiale necesită cunoaștere sau cel puțin fundamentele lor în metodele de analiză, cercetare, proiectare, implementare și dezvoltare a sistemelor de documentare, proiectarea și funcționarea sistemelor automatizate de control, organizarea arhivelor și baza programării.

Avantajele și dezavantajele profesiei de gestionare a documentelor

Profesia unui expert în documente este universală. Diploma și cunoștințele de specialitate permit absolventului să lucreze în orice organizație, deoarece circulația documentelor este peste tot. Acesta este principalul avantaj al profesiei.

Al doilea avantaj poate fi privit ca o oportunitate de a lucra de administrator, un arhivar, un funcționar, un secretar, office manager, asistent manager, și nu numai, documente.

Al treilea plus este că, în ciuda rutinei aparente a muncii, managerul de documente se află în centrul fluxurilor de informații din cadrul organizației și deține aproape toate secretele sale. Uneori el, cu excepția conducerii superioare, este singurul proprietar al acestor secrete.

Experiența și venele antreprenoriale permit managerului de documente, dacă se dorește, să-și organizeze propria afacere pentru a furniza servicii de informare.

Plusurile profesiei pot fi atribuite și lucrării în birou în condiții bune, indiferent de profilul întreprinderii și de un program strict de lucru.

Dezavantajele profesiei de expert în documente sunt o uniformitate și, cel mai important, o mare responsabilitate.

Unde poate lucra un manager de documente?

Deoarece documentariști care au primit educație pe profil, sunt capabili de a lucra cu toate tipurile de documente (contabilitate, resurse umane, știință și tehnologie), ele pot fi numite în diferite organizații:

- în organele guvernamentale, atât la nivel local, cât și la nivel de stat;
- în organele de conducere departamentală;
- în serviciile de documentare arhivistică de inginerie și tehnică și proiectare, instituții de cercetare, în sănătate publică, arhivă, bibliotecă și muzeu, structuri de aplicare a legii;
- în servicii administrative și departamente ale structurilor comerciale: activități de birou, management de birouri, managementul personalului;
- în domeniul dezvoltării sistemelor informatice, consultanță documentară, auditul securității informațiilor.

Creșterea carierei unui expert în documente depinde de locul de muncă. În structuri mari, el se poate ridica la conducătorul afacerilor, în structuri mici - la asistentul capului. Suprafața carierei documentologului poate fi considerată pregătirea documentelor pentru Guvern și președintele Federației Ruse.