Automatizarea circulației documentelor în întreprindere. Document Management și Document Management Program

Automatizarea circulației documentelor este o măsură la care recurg aproape toate întreprinderile moderne. Chiar și companiile mici sunt de lucru cu o masă de diverse documente, inclusiv scrisori, bugete, facturi, contracte și toate tipurile de cerințe. Acesta este motivul pentru care aproape fiecare organizație modernă încearcă să folosească această măsură ca un flux de lucru, care este furnizat în detrimentul completitudinii și păstrarea datelor, ușurința de a găsi și de stocare diverse informații, și pentru a limita optimizarea timpului necesar pentru aprobarea acestuia.

De ce este necesar?

Practic, orice angajații companiei petrec mult timp încercând să găsească informațiile corecte, iar statisticile spune elocvent că este nevoie de aproximativ jumatate din timpul de lucru. De asemenea, se întâmplă că trebuie să recreați din nou în loc să reaplicați anumite documente care există "undeva". Este un standard este o situație în care textul original al unui tratat este un avocat în calculator, și jurnal intrările privind valorile mobiliare care însoțesc executarea contractelor executate în sistemul de contabilitate, facturi și acte sunt cuprinse în departamentul financiar sub formă de hârtie, și corespondență cu privire la desfășurarea tratatului lucrările se află în cutiile poștale electronice ale angajaților. Această „dispersie“ de informații este extrem de dăunătoare pentru securitatea, integritatea și coerența, este în astfel de situații există automatizarea fluxului de lucru real.

Datorită introducerii sistemelor informatice de specialitate, majoritatea problemelor sunt rezolvate. De exemplu, unele sisteme de bugetare oferă posibilitatea de a crea un sistem de bugete interconectate cu formarea și stocarea ulterioară a diferitelor versiuni ale acestor documente, precum și indicarea statutului lor. Astfel, problema circulației documentelor bugetare este parțial rezolvată prin utilizarea unor astfel de sisteme.

Dar nu uitați că actualul cadru bugetar, precum și contabile și ERP-sistem, în majoritatea covârșitoare a cazurilor lucra cu informații structurate, adică tipul de date care pot fi create și stocate într-o formă de tabel. Potrivit cei mai mulți experți, valoarea totală a datelor de la orice informație de afaceri modern structurate oferă doar 20%, în timp ce restul include e-mail-uri, documente de tip text, diferite rapoarte de negocieri și întâlniri, imagini, etc. Destul de des, fără efectuarea de studii de informații nestructurate pur și simplu nu este posibil să se facă o evaluare kontektsta normală, care este deja prezent structurat. Depozitarea, colectarea și prelucrarea ulterioară a acestor date este asigurată prin utilizarea de măsuri, cum ar fi fluxul de lucru și de management al conținutului de companie sisteme de informații.

Ce este?

Cu ajutorul sistemului electronic de gestionare a documentelor, se asigură că orice interacțiune între angajații unei organizații este organizată pe baza documentelor furnizate. Din nou, în 1C, circulația documentelor prevede crearea documentelor, posibilitatea de a le mișca prin organizație și, de asemenea, păstrează controlul asupra executării documentelor și proceselor descrise cu ajutorul lor. Astfel, managementul documentelor electronice oferă companiei un număr mare de avantaje, traducând munca la un nivel aproape nou.

Fiecare document unic în acest sistem electronic se caracterizează printr-un întreg set de detalii care o caracterizează în mod unic (adesea menționată ca astfel de seturi de cărți). Cardul poate conține o varietate de informații, inclusiv tipul de document, data formării și modificărilor, numele autorului, precum și locația de stocare și multe altele. În viitor, sistemul de gestionare a documentelor va asigura stocarea și regăsirea documentației necesare în conformitate cu cerințele specificate în acest card.

oportunități

Gestionarea documentelor electronice oferă organizațiilor nu numai o mulțime de avantaje, ci oferă și o serie de noi oportunități, ceea ce este, de asemenea, important.

Gestiune centralizată

Indiferent de cât de mare este o anumită întreprindere, sistemul de gestionare a documentelor vă permite să schimbați rapid formele de documente care circulă pe ea. De exemplu, pentru a schimba formularul de cerere pentru oricare dintre costurile diverselor centre de responsabilitate doar pentru a face anumite modificări la șablonul suficient de această cerere, care este deja stocat în sistem. După aceea, angajații care completează astfel de aplicații nu vor mai putea folosi documentația formularului învechit, deoarece aplicația este completă și transmisă prin acest sistem.

Suportul ciclului de viață al documentației

Fiecare document care va fi predat și prelucrat în orice întreprindere trece în mod necesar în mai multe etape stabilite. De exemplu, dacă vorbim despre bugetul corporativ, trebuie mai întâi să fie redactat și apoi aprobat și implementat la anumite momente. După aceea, diferiți indicatori actuali și planificați ai acestui buget sunt analizați cu atenție și trimiși la arhivă. În 1C, circulația documentelor asigură un control strict asupra ciclului de viață al documentației, luând în considerare cerințele de bază ale mediului corporatist, precum și diversele norme juridice și standardele industriale ale afacerii companiei.

Lucrul în echipă

Sistem electronic de gestionare a documentelor oferă o organizare mult mai simplă a lucrărilor colective pe documente și poate implica profesioniști care se află în diferite birouri sau chiar în diferite orașe.

Sistemul stochează un număr suficient de mare de versiuni ale aceluiași document, în plus față de directe și de schimbare, ei pot adnota datele, adică, să le completeze unele comentarii și note, fără a afecta informațiile de bază, pe care el trebuie să livreze.

confidențialitate

O caracteristică destul de importantă a acestor sisteme este aceea că, în același 1C, circulația documentelor poate fi semnată printr-o semnătură electronică specială, cu criptare ulterioară. Datorită acestui fapt, dacă este necesar, puteți nu numai să confirmați autenticitatea acestei sau acelor informații, ci și să determinați autorul în mod unic, precum și să obțineți cea mai eficientă securitate de stocare a diverselor date.

rutare

În cazul în care sistemul electronic de gestionare a documentelor nu este disponibil, atunci în acest caz, angajatul care participă la crearea anumitor valori mobiliare trebuie să înțeleagă în mod necesar cel care este cel mai în măsură să transfere aceste documente. Gestionarea electronică a documentelor la întreprindere vă permite să transferați automat datele persoanei potrivite.

Rutarea în sine este liberă și grea. Free oferă o oportunitate de a documenta direcția de absolut nici un destinatar, după caz, în timp ce rigidă prevede reglementarea mai precisă, dar în cazuri speciale, acțiunea de pre-instalate în documentația de sistem a regulilor de circulație poate fi un pic de pauză (de exemplu, în cazul în care aveți nevoie pentru a trimite proiectul de document pentru examinare unor specialiști externi).

Controlul accesului

Există mai multe opțiuni pentru a diferenția puterile diferiților angajați ai companiei în ceea ce privește gestionarea documentelor. Astfel, mijloacele moderne de automatizare a fluxului de lucru vă permit să dați o persoană control complet asupra datelor, să limitați capacitatea de a edita sau chiar să permiteți doar vizualizarea sau adnotarea anumitor fișiere. Acest lucru simplifică foarte mult lucrul cu diverse date și ceea ce este important este că devine mult mai sigur.

integrare

Pentru a asigura integritatea maximă a informațiilor care circulă într-o anumită companie, gestionarea documentelor electronice la întreprindere asigură integrarea sistemului stabilit cu alte sisteme - financiare, de producție, analitice etc. Datorită acestor posibilități de integrare, sistemele moderne de gestionare a documentelor sunt adesea folosite ca un fel de legătură de legătură între mai multe tipuri de software.

Documentele din toate sistemele logic legate de această informație sunt de obicei denumite context. Poate include conținutul de corespondență pe suport de hârtie sau electronică, faxuri, documente de plată, minute ale evenimentelor, înregistrări video sau audio și multe alte informații. Contextul pentru document poate fi adăugat manual sau complet automatizat în funcție de preferințele și nevoile manualului.

De exemplu, sistemul modern de automatizare a gestionării documentelor în procesul de formare și modificări ulterioare ale bugetelor face posibilă utilizarea a numeroase alte informații contextuale:

• toate tipurile de cercetări de marketing ale pieței, incluzând nu numai propriile, ci și cele obținute din surse externe;
• diverse contracte cu contrapărți (cumpărători sau furnizori);
• documentație normativă și de referință specială;
• documentația suplimentară care reflectă orice limitări sau ipoteze (de exemplu, inflația, cursurile de schimb și alte date);
• minute ale reuniunilor, a avut loc pentru discuții cu privire la orice versiune este bugetul, și includ tot felul de comentarii ale lucrătorilor și observații ale participanților la proces (de multe ori o astfel de documentație este trimis printre toți angajații prin e-mail si stocate separat de fișierele de informații bugetare).

Utilizatorul care lucrează cu bugetul, oricând, dacă este necesar, poate vizualiza unele dintre documentele de mai sus, deoarece tehnologiile moderne de automatizare a fluxului de lucru îi permit să facă acest lucru fără căutări lungi.

Ce sisteme folosim?

Una dintre cele mai frecvente soluții software care pot fi găsite în companiile rusești este combinația utilităților Microsoft Outlook împreună cu Microsoft Exchange Server. Prima aplicație este instalată practic în aproape fiecare computer, în timp ce Exchange Server este adesea folosit pentru a fi folosit ca server de e-mail cu drepturi depline. În ciuda faptului că firmele care deja ceva timp în urmă a fost introducerea documentului electronic a avut loc, astfel de programe sunt utilizate numai ca o platformă pentru e-mail, după unele setări centralizate chiar și acest software-ul poate fi folosit ca un flux de lucru de automatizare destul de funcțional pentru aproape toate organizațiile .

În momentul de față, piața rusă este umplut cu zeci de sisteme diferite, prin intermediul căreia un automatizare de management al documentelor și software similare oferă nu numai occidental, dar, de asemenea, dezvoltatorii de pe piața internă. Chiar și Microsoft, în plus față de programele de mai sus, oferă mai multe instrumente, cum ar fi Content Management Server sau SharePoint Portal Server.

Cel mai puternic dintre toate sistemele existente este considerat a fi Documentum, dar practic numai companiile mari utilizează un astfel de proces de automatizare. Circulația de documente a unor companii este automatizată datorită pachetului software Lotus Notes, dar mulți o numesc un "designer pentru programatori", deoarece este destul de dificil să se creeze un sistem cu drepturi depline.

Care sunt diferențele dintre sistemele rusești și occidentale?

Dacă vorbim despre principalele diferențe dintre utilitățile interne și externe, acestea constau în scalabilitatea disponibilă. De exemplu, dacă sistemele dezvoltatorilor occidentali pot funcționa în aproape orice sistem de operare, sistemele interne sunt dezvoltate în principal pentru unul dintre ele și, desigur, acestea sunt adesea Windows. Sistemele occidentale sunt configurate să utilizeze orice DBMS. Astfel de limitări ale sistemelor rusești pot complica foarte mult posibilitatea construirii de soluții integrate pe platforme.

În ceea ce privește funcționalitatea, principala diferență constă în faptul că, în dokumentoproizvodstva automatizarea fluxului de lucru de Vest și pus în aplicare mai multe programe care pot fi emise sub un singur brand, dar ținta pentru o varietate de scopuri. De exemplu, Documentum oferă câteva produse separate care sunt utilizate pentru automatizarea completă, precum și integrarea cu sistemele ERP, suport pentru proiectare și flux de lucru etc. Majoritatea software-urilor dezvoltate în Rusia vizează rezolvarea unei probleme specifice.

Este, de asemenea, important de remarcat faptul că principala diferență constă în abordarea ambelor părți în ceea ce privește sistemul de automatizare a fluxului de lucru. Sistemele occidentale urmăresc să asigure automatizarea completă și susținerea ulterioară a diverselor procese de afaceri de la un capăt la altul, în timp ce majoritatea programelor interne automatizează doar anumite funcții.

Costul sistemelor occidentale variază de la aproximativ 400 până la 1.000 de dolari pentru fiecare loc de muncă, fără a include costurile de implementare, programele și echipamentele necesare pentru a asigura un flux electronic normal de lucru. De multe ori auto-introducere costă aproximativ jumătate din costul obișnuit al licențelor, ca cea mai mare parte a programului pentru automatizarea fluxului de lucru puse în aplicare diverse promoții, dar în unele situații prețul unui ordin de mărime mai mare. Una dintre cele mai dificile este intotdeauna proiectul de automatizare a documentatiei financiare, deoarece pentru astfel de proiecte pretul de implementare este de aproximativ 2-3 ori mai mare decat costul licentelor.

Programele interne sunt vândute la un preț de 200-600 $ pentru fiecare loc de muncă și, în plus, costul programelor suplimentare și al diverselor echipamente sunt luate în considerare. În final, calculul costului comparativ se realizează în același mod ca și în sistemele occidentale.

caracteristici

În majoritatea cazurilor, procesele legate de armonizarea documentelor, de exemplu procesul de compilare inițială și continuarea execuției bugetelor, sunt priorități pentru automatizare. Cu toate acestea, multe echipe utilizează acum automatizarea birourilor și gestionarea documentelor, adică procedurile de înregistrare a documentației de ieșire și de intrare.

Introducerea în funcționarea sistemului electronic nu diferă, în principiu, de implementarea altor sisteme automatizate, deci merită doar evidențierea caracteristicilor distinctive ale acestui proiect.

Crearea spațiului de stocare corporativ

Introducerea unui sistem de automatizare a gestionării documentelor prevede, în orice caz, crearea unui depozit corporativ, în care va fi stocată toată documentația. Structura logică a unui astfel de depozit, dezvoltarea și punerea în aplicare a politicii de securitate, precum și ierarhia de stocare a documentelor necesită o diligență maximă și trebuie realizată într-un stadiu incipient al implementării proiectului.

Trebuie avut în vedere faptul că funcția de stocare poate fi implementat la începutul proiectului, astfel încât într-un stadiu incipient poate fi făcută pentru a muta toate documentele din locațiile de stocare actuale într-un singur depozit corporativă. Din acest motiv, utilizatorii se pot familiariza cu câteva funcții de bază ale sistemului și, în paralel, îl pot învăța și utiliza. Pentru a accelera adaptarea angajaților la sistemele implementate poate fi prin utilizarea funcțiilor de serviciu precum notificarea schimbărilor în documentație, apariția de noi documente etc.

Astfel, automatizarea fluxului de lucru este cerută de orice întreprindere modernă, care urmărește să-și dezvolte și să-și îmbunătățească activitatea.