Rezoluția privind documentul: eșantion, exemple

Fiecare angajat al serviciului de personal știe despre existența unor astfel de elemente de recuzită Rezoluția. Pe document

Informații generale

Rezoluțiile managerilor asupra documentelor să exprime o instrucțiune scrisă privind ordinea execuției sau utilizării actului. Aceste recuzită sunt prezente pe documentele primite sau locale. de asemenea se aplică rezoluția privind documentele funcționari ai organismelor superioare. Pe lângă actele oficiale, aceste recuzită sunt prezente la apelurile cetățenilor.

În practică, conținutul înregistrării determină procedura de soluționare a unei anumite probleme, solicitare, examinarea unei cereri. Pur și simplu, această recuză exprimă atitudinea angajatului față de conținutul actului.

Rezoluția privind documentul: eșantion

Actele normative determină structura elementelor de recuzită. Ar trebui să conțină următoarele elemente:

1. Numele și prenumele artistului interpret.
2. Conținutul acțiunilor (sarcină).
3. Termen limită pentru finalizare.
4. Semnătura șefului.
5. Data.

În funcție de conținutul înregistrării, pot lipsi anumite elemente.

clasificare

În cadrul activității întreprinderii pot apărea diverse probleme de management care necesită soluții specifice. În unele cazuri, acțiunile pentru o anumită problemă pot fi tipice. În conformitate cu aceasta, tipurile de rezoluție pe documente. Obligațiile pot fi specifice sau generale.

Cele dintâi sunt exprimate printr-un verb care stă într-o dispoziție imperativă sau într-o formă nedeterminată. Ele sunt adresate anumitor persoane. Cum să te uițiExistă vreo rezoluție cu privire la documente? exemple este posibil să rezulte astfel: "Pentru a fi executat", "Pentru informații" etc.

Rezoluția privind documentul ar trebui să reflecte informațiile într-o formă condensată. Totuși, cuvintele trebuie alese clare și specifice. În acest caz, trebuie să existe o indicație exhaustivă a naturii și a modului de executare a actului. Astfel, inscripția "Decideți cum să fiți de acord" nu poate fi considerată o rezoluție. Documentul nu permite așa-numitele instrucțiuni preliminare. Printre acestea se numără: "Vă rog să veniți la mine", "Răspundeți după negocieri" etc.Rezoluția privind documentul poate defini mai mulți interpreți. Un angajat al cărui nume este primul este de obicei considerat o persoană responsabilă.

termeni

Ele sunt determinate de către cap în baza conținutului documentului pe care îl analizează. Directorul poate, de asemenea, să utilizeze termene tipice stabilite pentru anumite acțiuni. Data scadenței este indicată prin cifre. Data rezoluției însăși este redactată în mod similar.

control

Dacă se are în vedere supravegherea executării documentului, rezoluția poate indica ofițerul responsabil pentru aceasta. Dacă controlul se extinde la o parte a actului, numărul punctelor sau secțiunilor corespunzătoare se reflectă în cerințele necesare. În orice caz, documentul trebuie marcat. Acesta poate fi cuvântul "Control" sau pur și simplu litera "K". Acesta este plasat în partea stângă a actului opus poziției sau părții peste care este stabilită supravegherea.

Punct important

Conform regulilor generale, mai mult de o rezoluție nu poate fi prezentă în document. Puteți specifica mai multe detalii dacă conținutul lor nu este duplicat. În majoritatea cazurilor, astfel de rezoluții specifică regulile de executare a documentului.

plasare

Orice manager ar trebui să știe cum rezoluție privind documentul. Această recuzită este plasată pe prima foaie a actului din colțul superior. Acesta este situat, de obicei, între text și destinatar. Dacă este nevoie să se emită o rezoluție complexă, în care există două sau mai multe instrucțiuni sau mai multe instrucțiuni, acestea pot fi plasate pe orice spațiu liber al frontului primei foi. În acest caz, recuzele nu trebuie să afecteze textul și să meargă la câmpuri.

Pentru a selecta textul indicației, trebuie să-l plasați într-un unghi. În unele cazuri, rezoluția poate fi redactată pe o foaie separată. În același timp, ar trebui să existe o notă privind disponibilitatea unei astfel de aplicații. În plus față de semnătura, în acest caz sunt indicate numele și inițialele autorului. Astfel de rezoluții sunt denumite uneori "abstract". Acest termen este foarte comun în administrația publică. Dacă este necesar să se emită o rezoluție pe o foaie separată, ea poate fi scrisă manual sau tipărită.

Probleme de lucru în birou

Merită să spunem că luarea în considerare a actelor și formularea de rezoluții sunt procese complexe. Angajatul autorizat trebuie să țină cont de o serie de nuanțe atât organizaționale, cât și psihologice. Adesea punerea în aplicare a actelor primite începe cu emiterea de hotărâri. În acest sens, importanța acestor elemente de recuzită ca instrument de gestionare este uneori absolutizată. Regulile de gestiune a birourilor din mai multe organizații prevăd că cea mai mare parte a documentației primite, indiferent de conținutul și nivelul de importanță, este trimisă mai întâi la conducător. El revizuiește documentele primite și face note corespunzătoare.

După aceasta, documentele sunt trimise executorilor direcți. Această procedură are o serie de dezavantaje. În primul rând, durata de așteptare pentru un act de examinare a acestuia în mai multe cazuri depășește perioada de lucru cu acesta de mai multe ori. În același timp, procesul poate dura până la 80% din timpul total de execuție al cesiunii. În plus, se stabilește că șeful departamentului ia o medie de două zile pe săptămână pentru a revizui corespondența. Drept urmare, dorința directorului de a acoperi întregul volum de corespondență primită duce la întârzierea executării instrucțiunilor. În plus, managerii sunt în mod constant distrași de soluia problemelor de management actual.

Posibile ieșiri din situație

Puteți rezolva problemele în mai multe moduri. Opțiunea cea mai optimă este crearea unui serviciu special responsabil pentru examinarea preliminară a corespondenței primite. Angajații acestui departament vor stabili cine și unde să transfere actul. În acest caz, nu ar trebui să se țină seama atât de mult de destinatarul indicat în document ca și conținutul său. Specialiștii recomandă formarea listelor de tipuri de documente, întrebări, oficiali sau unități care trebuie trimise acestora. Astfel de liste vor permite excluderea primirii de informații inutile către șefi și accelerarea primirii lor către angajatul potrivit.

Conducerea trebuie să primească cele mai importante documente. Printre acestea, în special, includ ordine, decrete, rezoluții și alte acte de structuri superioare. Merită spus că această practică este o neînțelegere între mulți directori. Liderii încearcă să ia în considerare toate documentele primite, argumentând că este necesar să se țină la curent cu toate afacerile organizației. În astfel de cazuri, este posibilă întocmirea listelor de corespondență primită pentru o zi lucrătoare, o săptămână, indicând angajații cărora le-au fost trimise aceste sau alte acte.

Economisiți timp

Pentru a reduce timpul necesar pentru emiterea rezoluțiilor, asistentul sau secretarul poate să elaboreze în prealabil un text standard și să îl propună șefului. Dacă directorul este de acord cu conținutul, va trebui doar să semneze și să indice data. Rezoluțiile utilizate pot fi complet formalizate. Majoritatea, cu excepția unora dintre ei, au un caracter tipic, repetitiv. Toate acestea pot fi reduse la 10-15 variante și tipărite pe o foaie. La revizuirea documentului, capul subliniază rezoluția necesară. Această foaie urmărește actul interpretului în jos pe scara ierarhică.

în plus

Conținutul rezoluției determină ordinea de executare a documentului, o decizie negativă sau pozitivă a problemei introduse în act. Având în vedere acest lucru, mulți regizori din recuzită utilizează sisteme de notare diferite. Acestea fac posibilă manevrarea în cadrul naturii oficiale a activității de birou.

De regulă, simbolurile sunt folosite atunci când afirmă rezoluțiile privind cererile cetățenilor și în timpul recepțiilor personale. Astfel, într-una din organizații, în cazul unei decizii pozitive a problemei, instrucțiunea inclusă în actul în fața clientului nu a fost acceptată spre executare în lipsa unei note "Inform". Într-o altă întreprindere, rezoluția nu a fost implementată dacă a fost scrisă mai degrabă în negru decât în ​​cerneală purpurie. Stabilirea unor astfel de reguli "specifice" nu este neobișnuită. Adesea, utilizarea convențiilor face posibilă evitarea sau, dimpotrivă, rezolvarea rapidă a problemelor complexe apărute în cadrul muncii cu personalul.