Termenii și perioada de păstrare a documentelor primare în contabilitate

Practica arată că practic în orice întreprindere internă modernă cel mai mare volum de documentație este generat de departamentul contabil. Bineînțeles, asta

Documente,

Dacă citați statistici privind cantitatea de documentație produsă, se pare că în aproape toate întreprinderile autohtone moderne, contabilitatea este sursa a 80-90% din documentele pe suport de hârtie. Trebuie să le stocați pentru un motiv. Restricțiile determină nu numai ce perioadă minimă de păstrare a documentelor contabile primare este corectă (de obicei, variază de la cinci ani la un deceniu), dar și în ce condiții ar trebui să fie localizate aceste obiecte. În același timp, trebuie reamintit faptul că există o împărțire în documentația de depozitare temporară și permanentă.

Cu toate acestea, după cum arată practica, managerii din multe companii nu sunt interesați să înțeleagă complexitatea termenilor de stocare a documentelor primare. Pentru a vă ușura durerea de cap, puteți utiliza serviciile unor companii de arhivă specializate. Într-o astfel de firmă știu exact ce tip de documente cât timp este nevoie pentru a stoca, în ce condiții, în ce condiții. În plus, există o capacitate tehnică într-o astfel de organizație de a distruge documentele încredințate la depozitare, la expirarea termenului limită. Este foarte convenabil, dar merită banii. Dacă doriți să economisiți bani, atunci va trebui să alocați o cameră specială pentru arhivă și să aflați ce perioadă de păstrare a documentelor contabile primare în cadrul organizației este prin lege.

Vreau ... Nu vreau

Problema, întâmplător, nu apare de la zero. Legile în vigoare stabilesc condițiile de păstrare a documentelor contabile primare, iar în cadrul oricărei întreprinderi ele trebuie respectate. Din legislație rezultă că orice persoană juridică acționând este responsabilă pentru păstrarea documentației. Aceasta înseamnă că o formă de activitate nu are un rol - indiferent dacă este vorba de un antreprenor privat, singurul care conduce o afacere sau de o preocupare mare, va trebui totuși să participați la păstrarea situațiilor financiare și a altor documente. Este important să studiați legislația privind condițiile de depozitare a documentelor primare electronice, pe suport de hârtie, astfel încât, în caz de conflict cu contractantul sau atunci când este verificată de autoritatea de control, să nu vă aflați într-o poziție incomodă. În plus, nerespectarea intervalelor de timp regulamentare poate provoca o pedeapsă considerabilă în cadrul verificării. Legislația actuală conține reglementări care reglementează perioada minimă de păstrare a documentelor contabile primare. Este important ca afacerea să fie sigură, iar desfășurarea afacerilor în țara noastră este legalitatea, conformitatea cu regulile stabilite.

A 125-a lege federală, adoptată în octombrie 2004, arată cât timp sunt stocate documentele electronice primare, documentele pe hârtie. Pe baza numelui, este dedicat arhivelor și conducerii corecte a afacerii. În acest document oficial sunt luate în considerare particularitățile depozitării documentelor oficiale produse de departamentul contabil. Aici puteți găsi ambele caracteristici care vă permit să delimitați documentația de stocare temporară și permanentă, precum și termenii specifici unui anumit tip de valori mobiliare.

Cui se răspândește?

Responsabilitățile pentru respectarea termenelor minime de păstrare a documentelor primare sunt atribuite:

• instanțele de autoguvernare locală;
• organe de stat;
• antreprenori;
• întreprindere;
• persoanele implicate în activități de întreprinzător.

Respectarea legii va trebui să se aplice documentelor de arhivare, inclusiv celor referitoare la personal. Toată perioada specificată în lege trebuie să fie într-un loc sigur. Pe lângă legile federale, specificul timpului de stocare a documentelor primare și a registrelor contabile este abordat într-o serie de documente de reglementare care funcționează atât în ​​țară, cât și în fiecare regiune. Cu toate acestea, documentul cel mai important este legea 125, menționată mai sus, care furnizează o listă completă a documentelor care reglementează durata depozitării titlurilor contabile.

Legea nr. 129

În 1996, a fost emisă o lege federală, dedicată specificului contabilității. Acesta precizează că contabilitatea își poate forma documentația pe hârtie, precum și cu utilizarea diferitelor mașini-unelte. În același timp, compania trebuie să facă în mod independent copii ale documentației pe hârtie, astfel încât toți participanții la operațiuni să aibă acces la datele despre ele. În cazul în care autoritatea de supraveghere solicită accesul la documentație, reprezentanții societății trebuie să furnizeze această documentație. Dreptul la acest lucru este în angajații procuraturii și reprezentanții instanței.

Crearea, depozitarea cu respectarea condițiilor de depozitare a documentelor contabile primare, acordarea la cerere a corespondenței cu formularele stabilite în actele normative. Documentele trebuie trimise solicitantului pe suport de hârtie. Dacă este posibil să se folosească mașinile utilizate în lucrare, dacă toți participanții sunt de acord, raportarea poate fi trimisă în format electronic. Acest lucru este permis și de legile țării noastre.

Stocăm de reguli

Legea federală 129 conține o trimitere la respectarea obligatorie a termenilor de depozitare a documentelor contabile primare. În special, articolul 17 menționează că orice persoană juridică trebuie să păstreze în mod necesar o astfel de documentație, inclusiv registrele și rapoartele. Durata decalajului de timp este stabilită de regulile care guvernează activitatea de arhivă la nivel de stat. Durata acestei perioade nu poate fi mai mică de 5 ani.

Se stabilește o perioadă specială de stocare a documentelor primare pentru documentația care reglementează politica contabilă și alte câteva categorii (programele utilizate pe mașinile care procesează informațiile, schema de lucru a conturilor). Desigur, aici, durata de cinci ani (în unele cazuri, această perioadă poate fi setat mai mare), dar termenul începe din momentul în care compania a recurs la acest document pentru ultima oară. Șeful entității juridice este persoana care are responsabilitatea legală de a păstra toate documentele prescrise cu respectarea intervalelor de timp. Acest lucru înseamnă că orice manager educat și responsabil trebuie să cunoască perioada de păstrare a documentelor primare în departamentul contabil, dacă dorește să mențină situația din cadrul firmei sub controlul său.

După cum arată practica, multe organizații realizează în mod regulat un inventar al documentelor oficiale și a actelor normative locale care stabilesc răspunderea pentru stocarea documentelor persoanelor cu care interacționează efectiv autoritățile de control, în conformitate cu normele de monitorizare a activității arhivistice.

Crearea și stocarea: toate prin reguli

Pe baza legislației în vigoare, contabilii pot forma ca documentația primară, precum și un rezumat, nu numai pe hârtie, ci în vide- electronic cu angajamentul de a crea copii de hârtie atribuite entității și atunci când sunt solicitate de către persoana în cauză, organismul de control, societatea este obligată în cel mai scurt timp trimite documente de hârtie la adresa. Pregătirea și depozitarea trebuie să se realizeze în forma stabilită de actualele acte normative.

Despre perioada de stocare a documentelor primare în contabilitate, ordinea acestui proces, prezintă lista documentelor care iau în considerare documentele de management tipice care se formează în timpul activității oricărei întreprinderi. Acestea au fost stabilite în 2010 într-un document aprobat de Ministerul Finanțelor și Rosarkhiv. În plus, este necesar să se țină seama de cerințele Codului Fiscal, care reglementează faptul că fiecare cetățean al țării noastre este responsabil de menținerea înregistrărilor contabile timp de patru ani. Acest lucru se aplică valorilor mobiliare legate de contul de cheltuieli, componenta de venit, precum și confirmarea plății impozitelor.

Ne apropiem de afaceri cu mintea

Organizarea corectă a procesului, cu respectarea condițiilor de păstrare a documentelor contabile primare, presupune o abordare profesională, implicând personalul responsabil pentru înregistrarea documentației, procesarea informațiilor de arhivă despre organizarea procesului de lucru. În prezent, în arhive nu există practic locuri de pregătire specializată, astfel că găsirea unui specialist cu adevărat de înaltă calitate nu este adesea ușoară. Pe de altă parte, legislația progresivă impune menținerea condițiilor de păstrare a documentelor contabile primare, în caz contrar vă puteți confrunta cu amenzi categoric neplăcute. Opțiunea optimă pentru un flux de lucru suficient de mare este crearea unui departament responsabil pentru arhivarea în statul companiei și asigurarea pregătirii periodice a personalului responsabil cu documentarea personalului cu resurse interne. Acest lucru va permite să păstrați sub control inovațiile stabilite în legislație și să respectați toate cerințele.

O opțiune alternativă, care permite, de asemenea, luarea în considerare a perioadei de păstrare a documentelor primare și respectarea acesteia în activitățile lor de lucru este cooperarea cu intermediarul, asumându-și obligațiile de păstrare a valorilor mobiliare ale clientului. Cu toate acestea, alegerea unei firme de arhivă pentru dvs. nu este, de asemenea, o sarcină ușoară. Este necesar să analizați cu atenție toate opțiunile disponibile pentru a acorda preferințe unei companii de încredere și să nu vă faceți griji că se poate închide și că arde clădirea.

Caracteristici de stocare a anumitor tipuri de documentație

După cum se poate observa din legislația actuală, arhiva care urmează să fie transmis documentația primară, precum și registre, declarații și documente de echilibru. Toate aceste categorii de documente oficiale, până când sunt trimise la arhiva ar trebui să fie păstrate în zonele de contabilitate, persoana juridică este obligată să asigure toate condițiile necesare pentru conservarea valorilor mobiliare: cazuri ar trebui să fie închise, de incendiu și alte siguranță - să fie respectate. În interiorul întreprinderii se atribuie un document special persoanei însărcinate cu păstrarea documentației.

În cazul în care compania utilizează forme de răspundere strictă, prin lege, aceste documente trebuie păstrate într-un dulap sigur sau special, o cameră închisă și garantează siguranța documentației. Documentația primară a intervalului de timp curent, tratată manual, trebuie colectată în conformitate cu cronologia din registre, care apoi este trimisă în arhivă pentru stocare permanentă.

Ce altceva să acordați atenție?

Când stocați declarații bancare, comenzi de numerar și rapoarte în avans, trebuie să salvați toată documentația în timp util și să vă împletiți pentru stocarea partajată a sistemului. Unele categorii specifice de documente (rapoarte privind schimburile, ordinele de lucru) pot fi stocate fără intercalare, dar depuse în dosare, astfel încât să nu se piardă nimic și să nu fie utilizate în scopuri necinstite.

Păstrarea documentației, precum și transferarea ei în timp util către arhivă este în primul rând zona de responsabilitate a contabilului-șef, deși reglementările locale pot, dacă este necesar, să conțină delegarea autorității unei alte persoane. Emiterea de documente primare, raportare, documente de echilibru este posibilă numai în anumite cazuri, cu ordinul oficial al contabilului-șef. În general, unitățile structurale nu au acces la documentele contabile. Sechestrarea documentației este posibilă numai dacă există o cerere specială din partea organelor de cercetare, a instanței sau a altor instanțe care au competențele corespunzătoare în temeiul legii. În același timp, este necesar să se furnizeze o rezoluție formală întocmită în conformitate cu legea. Atunci când se retrage, este necesar să se întocmească un protocol, unul dintre copii ale căruia este transferat reprezentantului organizației contra semnăturii.

Termenul de stocare a documentelor primare este reflectat în tabelul de mai jos.

Caracteristicile fluxului de lucru

Termenul "flux de lucru" se aplică unui set de factori asociați cu mișcarea documentației din momentul creării hârtiei până la transferul acesteia în fișierul de arhivă. Elaborarea programului este zona de responsabilitate a contabilului-șef, deși la unele întreprinderi este delegat managerul de documente. Cu toate acestea, după cum arată practica, cea mai corectă este includerea unui astfel de program în politica contabilă a organizației, care este apoi aprobată printr-o ordine specială semnată de către conducătorul companiei.

Cu ajutorul programului, este posibilă coordonarea proceselor organizaționale și simplificarea sarcinii de planificare în cadrul întreprinderii. Schema de circulație a documentelor pentru documentația primară este o listă a artiștilor interpreți sau executanți, intervale de timp în care hârtia trebuie trimisă departamentului contabil, precum și perioadele de timp pentru care contabilii le procesează. Perioadele de raportare, inclusiv raportarea bilanțului, sunt descrise în mod necesar. Adesea, politica contabilă conține reglementarea termenilor de păstrare a documentelor primare, această perioadă fiind fie egală cu cea legală, fie este numită mare dacă specificul activității acesteia o impune. La prezentarea conturilor anuale, documentația este pregătită în ordinea stabilită și transferată în depozitul de arhivă. În același timp, se ia în considerare faptul că în viitor ar putea fi necesar să se extragă date utile din volumul transferat în depozit. Pentru a face acest lucru, este comună divizarea fișierelor în foldere, gruparea fiind explicată de conținut. Fiecărui dosar i se atribuie un titlu relevant.

Caracteristici de depozitare a cazurilor

Toată documentația formată în cursul activităților întreprinderii, așa cum sa indicat mai sus, este împărțită în depozitare temporară și permanentă. Atunci când se transferă titluri în arhivă, este necesar să se predea fiecare dintre aceste categorii separat, fără a se amesteca documentele oficiale într-un singur dosar. În acest caz, copiile trebuie păstrate separat de originale. De asemenea, în dosare separate este necesar să se sorteze documentația care arată raportarea, planurile pentru anul și trimestrele, după luni. Un caz trebuie să conțină o singură documentație.

Pentru a grupa un caz, puteți utiliza documentele generate într-o singură perioadă (trimestru, an, lună). Excepția este așa-numitele categorii tranzitorii - de exemplu, dosare personale, închiderea cărora nu este programată pentru un an calendaristic. Dacă fișierul conține documentația generată în câteva luni, este necesar să separăm fiecare lună de celelalte cu o foaie specială, fixând pe ce perioadă se blochează în spatele ei. În același timp, este permisă gruparea a până la 250 de coli într-un singur fișier. Dosarul în grosime poate fi de 4 cm sau mai puțin.

Ce altceva să acordați atenție?

După cum se poate observa din regulile de arhivare, dacă documentația are atașamente, cele (indiferent de momentul în care au fost elaborate) ar trebui să fie atașate documentației pe care o însoțesc. În general, secvența pentru arhiva documentelor contabile este foarte importantă, deci trebuie respectată cu strictețe. De regulă, postați mai întâi declarațiile, apoi notele explicative, după care soldul, completat cu documentele atașate.

Atunci când se organizează stocarea conturilor personale ale angajaților companiei, este necesar să se aloce un caz separat pentru acest lucru, în care documentația este întocmită de-a lungul anilor cu respectarea strictă a cronologiei. Corespondența anuală se formează în dosare cu indicația anului calendaristic și sistematizată în conformitate cu datele. Fiecare cerere trebuie să fie urmată de un răspuns la aceasta.

Unele caracteristici

Perioadele de depozitare prevăzute în Codul Fiscal pot fi diferite de cele specificate în legile care reglementează activitatea departamentului contabil. Atunci când se observă o astfel de discrepanță, se recomandă, în primul rând, respectarea intervalului de timp mai lung - acest lucru va permite, dacă este necesar, accesul la documentația de utilizare, chiar dacă una dintre regulile actuale a expirat deja. În plus, organismele de control nu vor avea de ce să se plângă. De asemenea, este necesar să ne amintim lista specială emisă în anul 2000, indicând durata de stocare a anumitor grupuri de documente specifice. Această listă este actualizată și completată periodic, prin urmare, contabilul-șef al întreprinderii și departamentul responsabil pentru fluxul documentelor trebuie să țină evidența informațiilor actuale.

În cazul în care termenele de depozitare au fost încălcate, responsabilitatea pentru aceasta este atribuită conducătorului companiei, în ciuda faptului că problema siguranței este în primul rând responsabilitatea contabilului-șef. În cazul în care comanda, durata de stocare este încălcat, compania va fi amendat. Pentru un funcționar, pedeapsa variază de obicei în limitele a două până la trei mii de ruble. Dar dacă nu există nicio documentație primară, ei pot fi pedepsiți cu o amendă de cinci mii de ruble și mai mult.