Tehnologii de gestionare a informațiilor: tipuri, caracteristici și scop

Lumea modernă se schimbă cu o viteză fără precedent. Noi metode și abordări apar aici și acolo. Ele se bazează atât pe tehnologii necunoscute anterior, cât și pe mecanisme de interacțiune socială. Sau la combinația lor, dintre care un exemplu sunt tehnologiile de gestionare a informațiilor.

Informații generale

Inițial, să ne uităm la obiectivele. Tehnologiile de gestionare a informațiilor sunt create pentru a satisface nevoile de date ale tuturor angajaților firmei, fără excepție, care sunt implicați în luarea deciziilor. Foarte bun este faptul că poate fi folosit la orice nivel. utilizarea tehnologia informației în sistemul de întreprindere sau organizație vă permite să structurați sarcinile care trebuie rezolvate și să creșteți eficiența globală a lucrării. Acestea sunt ideale pentru a satisface nevoile de date ale angajaților din diferite departamente individuale și pot fi utilizate la toate nivelurile de conducere ale firmei. Informațiile disponibile oferă informații despre trecut și situația actuală și vă permit, de asemenea, să construiți previziuni pentru viitor. Datele sunt prezentate sub formă de răspunsuri speciale sau regulate. Pentru a lua decizii de succes, trebuie să aibă o formă agregată care vă permite să vedeți tendința schimbării lor, cauzele abaterilor care apar și posibilele soluții. Prioritatea este rezolvarea unor astfel de probleme:

1. Evaluarea planurilor pentru starea managementului obiectului.
2. Examinarea abaterilor de la starea dorită.
3. Identificați motivele pentru problemele care au apărut.
4. Analiza soluțiilor / acțiunilor disponibile.

Despre raportare

Utilizarea tehnologiei informației în management vă permite să obțineți informații despre rezultatele activităților, precum și despre situația actuală. Ele sunt prezentate în această formă:

1. Rapoarte periodice. Formate în conformitate cu programul stabilit, care determină momentul creării acestora, precum și datele introduse. De exemplu, puteți oferi informații despre vânzările lunare ale companiei.
2. Rapoarte speciale. Formată la solicitarea persoanelor autorizate (de exemplu, directorul) sau în cazurile în care a avut loc un eveniment neașteptat în cadrul companiei.

Acestea pot lua forma unor rapoarte comparative, sumare și extraordinare. Diferența lor este după cum urmează:

1. Rapoarte comparative. Conține datele obținute din surse diferite sau sunt clasificate prin caracteristici care nu corespund. Folosit, după cum ați putea ghici din titlu, pentru comparație.
2. Sumarul rapoartelor. Acestea conțin date care se combină în anumite grupuri. De regulă, acestea sunt sortate și vă permit să cunoașteți rezultatele intermediare și finale.
3. Rapoarte de urgență. Acestea conțin date de natură excepțională.

Când este cea mai eficientă raportare? Cel mai bun rezultat a fost demonstrat în timpul implementării gestionării abaterilor. Această abordare presupune concentrarea asupra tuturor diferențelor dintre activitatea economică a unei întreprinderi și anumite standarde predeterminate.

Cum se construiește?

Un rol important îl joacă principalele componente, dintre care se formează tehnologiile de bază de gestionare a informațiilor. În general, acestea sunt:

1. Informații de intrare. Acesta vine din diferite sisteme care formează nivelul de operare.
2. Baze de date. Aici sunt transmise informațiile de intrare. Este structurat și pregătit pentru utilizare
3. Conținutul bazei de date prin intermediul software-ului necesar este transformat în rapoartele necesare, care sunt trimise specialiștilor responsabili implicați în luarea deciziilor în cadrul organizației. Pentru desemnarea acestora se utilizează termenul "informații de ieșire".

În cadrul temei avute în vedere, cele mai interesante sunt bazele de date. De la care se formează? Componentele principale sunt:

1. Datele care se acumulează ca urmare a evaluării operațiunilor efectuate de organizație.
2. Planurile, standardele, bugetele și alte documente normative prin care este indicată starea planificată a obiectului gestionat (organizația sau subdiviziunea sa separată).

Prin intermediul acestor componente de bază se efectuează automatizarea birourilor. Dezvoltarea tehnologiei informației vă permite să creați tot mai multe și mai bune practici care să aducă eficiența la un nou nivel. Un exemplu este contabilitatea. Ce altceva acum douăzeci de ani a necesitat munca a cinci sau șase oameni, este acum făcută de una. Acest lucru a devenit posibil datorită performanței automate a unui număr de operațiuni. În multe cazuri, este necesară numai introducerea datelor. Datorită acestui fapt, tehnologiile moderne de informare au făcut posibilă simplificarea semnificativă a proceselor de lucru. Dar cum arată în practică?

Despre automatizare

Dezvoltarea tehnologiei informației a afectat clericale, de conducere, de control, de intrare, de căutare și actualiza informațiile, de raportare, programarea, comunicarea între diferitele departamente, departamente și chiar companii întregi. De exemplu, putem cita o serie de proceduri standard, care sunt foarte dificil de prezentat într-o întreprindere modernă fără automatizare:

1. Procesarea informațiilor de intrare / ieșire (citirea și pregătirea răspunsurilor la scrisori, înscrierea circularelor, rapoartele și alte documente, lucrul cu desene și diagrame).
2. Colectarea cu analiza ulterioară a datelor (rezultatele activităților pentru o anumită perioadă a diferitelor unități, alocarea unor elemente pentru criteriile de selecție specifice).
3. Păstrarea tuturor informațiilor necesare, oferind acces rapid la acestea și instrumente pentru găsirea datelor corecte.

Pentru a atinge aceste obiective, trebuie îndeplinite o serie de condiții:

1. Este necesar să se coordoneze activitatea dintre artiștii interpreți sau executanți.
2. Dacă este posibil, fluxul de lucru ar trebui să fie simplificat.
3. Furnizați instrumente de interacțiune pentru unitățile din cadrul organizației (sau diferite structuri din asociație).

Tehnologiile informaționale moderne atrag ocazia de a susține comunicarea internă, precum și de a comunica cu lumea exterioară. În același timp, problema organizării și susținerii proceselor pe baza unei rețele de calculatoare este de o importanță capitală. În plus, alte mijloace moderne pot fi utilizate pentru transmiterea și procesarea informațiilor (de exemplu, telefoanele).

Despre noi

Tehnologiile informatice și informatice în management joacă un rol semnificativ în viața managerilor, a specialiștilor, a secretarilor și a angajaților clericali. Vorbind despre utilizarea lor, este necesar să se observe atractivitatea lor în cazul în care este nevoie de ceva de rezolvat rapid în grup. Dar viteza și corectitudinea alegerii depinde de prosperitatea economică. Este un lucru atunci când trebuie să luați o decizie fără a avea ocazia să consultați specialiști și oameni competenți, și altceva, atunci când puteți obține tot ajutorul posibil de la ei. Rolul fundamental îl joacă software-ul. În prezent, mai multe zeci de soluții diferite sunt utilizate pe scară largă, de la contabili la contabili la dezvoltare pentru gestionarea întregii structuri organizaționale. Întregul complex de software și hardware destinat îndeplinirii sarcinilor descrise se numește un birou electronic. Ce include? În ceea ce privește hardware-ul, acesta este:

1. Unu (mai multe) computere electronice, care, eventual, sunt în rețea.
2. Mijloace de imprimare.
3. Modem (dacă este necesar, pentru a vă conecta la o rețea globală sau la un computer la distanță geografic).
4. Mijloace de copiere de documente.
5. Scanere.
6. Streamers.
7. Echipamente de proiectie.

Din produsele software este necesar să menționăm despre:

• un editor de text;
• o foaie de calcul;
• sistem de gestionare a bazelor de date;
• program de analiză;
• editorul grafic;
• program de prezentare;
• fax modem facilități;
• program de traducere.

Toate acestea pot merge individual sau într-un pachet integrat. Pe ultimul, să vorbim în detaliu.

Despre pachetul integrat

De ce doar despre el? Adevărul este că există o mulțime de programe individuale. Prin urmare, ei au destule cuvinte generalizate și o listă simplă. Cu pachete integrate, lucrurile sunt mult mai interesante. Problema este că acestea includ interacționarea produselor software. Dacă vorbim despre utilizarea tehnologiei informației, în primul rând, ar trebui acordată atenție unui editor de text, unei foi de calcul și unui sistem de gestionare a bazelor de date. Dar principala caracteristică distinctivă a programelor care sunt incluse într-un singur pachet este prezența unei interfețe comune a utilizatorului, care vă permite să aplicați aceleași metode de lucru similare cu diferite produse. Interacțiunea este la nivelul documentului. Adică, dacă am creat un fișier într-o singură aplicație, atunci acesta poate fi inserat în altul din același pachet, schimbându-se dacă este necesar. Simplitatea interfeței vă permite să reduceți cheltuielile pentru instruirea oamenilor. Un alt avantaj al pachetelor integrate este că întregul set costă mult mai puțin decât achiziționarea separată a programelor. Un exemplu este cel mai bine cunoscut "Microsoft Office". Dacă vorbim despre tehnologia informației în administrația publică, atunci acest pachet este peste tot. Pentru cele mai multe, cu toate acestea, este limitat la un editor de text și un instrument de lucru cu tabele. Dar acest lucru nu este doar de aplicare a acesteia. La urma urmei, oferă un instrument semnificativ pentru gestionarea proiectelor, bazelor de date, prezentărilor și mult mai mult.

Despre baze de date

Acestea sunt utilizate pentru concentrația unei baze de date a tuturor proceselor și subsistemele organizației necesare, precum și să ofere tehnologia lor de prelucrare la nivel operațional. Informațiile pot proveni atât din surse interne, cât și din exterior. În acest caz, specialiștii ar trebui să poată efectua operațiuni tehnologice de bază pentru a lucra cu date. Să luăm în considerare un exemplu mic. Să presupunem că avem o bază de date, care este compilat de informații cu privire la vânzări, agenți de vânzări de zi cu zi, care sunt transmise pe un server, sau că vom colecta informații cu privire la aprovizionarea săptămânală de materii prime. Nu contează. Ca o altă opțiune - prin e-mail primim date despre cursul de schimb, cotațiile de valori mobiliare - ce să vă placă. După ce informațiile sunt introduse în baza de date, acestea sunt transferate în aplicațiile computerului. Acesta poate fi un proces text sau tabel, sau orice alt program cu care se lucrează. Transferul poate fi pornit manual sau setat la modul automat. Informațiile obținute sunt utilizate pentru prelucrare, analiză, transmisie, stocare sau replicare. Totul depinde de obiectivele urmărite.

Ce altceva există?

Tehnologiile informatice în managementul întreprinderii nu sunt epuizate de o singură bază de date. În plus, ei folosesc:

1. E-mail.
2. Mesaj audio.
3. Teleconferință. Utilizarea calculatoarelor.
4. Calendare electronice.
5. Conferințe audio și video.
6. Text video.
7. Facsimile de comunicare.
8. Depozitarea documentelor.

Să începem prin e-mail. Acest instrument se bazează pe utilizarea în rețea a computerelor. Acesta oferă posibilitatea de a trimite, primi și stoca mesaje. Dar aici există doar o comunicare unidirecțională. Pentru a face acest lucru pe ambele părți, trebuie să primiți și să trimiteți în mod repetat mesaje. Acest instrument, în funcție de funcțiile incluse în el, poate oferi diferite posibilități. Deci, un client de e-mail poate trimite fișiere de text, sunet și imagini, iar cealaltă - numai cuvintele. Când folosiți poșta electronică, puteți crea propria dvs. companie sau puteți utiliza ofertele organizațiilor speciale. În orice caz, necesită bani. Următoarea tehnologie a informațiilor este poșta audio. Este utilizat pentru mesageria vocală. De exemplu, puteți utiliza principiul robotului telefonic, care înregistrează tot ce a spus apelantul. Dar în acest caz, telefonul este utilizat în principal, deoarece este dispozitivul ideal pentru conversia semnalelor audio în codul digital. În plus, el poate conduce acest proces în direcția opusă. Cazuri frecvente și utilizarea calculatoarelor în aceste scopuri. De asemenea, puteți utiliza un mesaj audio pentru rezolvarea problemelor de grup. De exemplu, putem menționa cazul când este indicată o listă de persoane care ar trebui să primească acest mesaj. Iar sistemul le va transfera. Principalul avantaj față de prima opțiune este că nu este nevoie să utilizați tastatura.

Calendar electronic și conferințe

Acest lucru este în mare măsură un instrument subevaluat, care facilitează foarte mult managementul personalului. Mai întâi, să vorbim despre un calendar electronic. Acesta este un instrument convenabil care vă permite să stocați și să manipulați programul de lucru al angajaților organizațiilor. Gestionarea personalului este mult facilitată deoarece persoana responsabilă poate numi persoane pentru schimburi, stabilește timpul pentru întâlniri sau alte evenimente. În același timp, angajații nu trebuie neapărat să meargă undeva și să ceară ceva de la cineva. Este suficient doar să mergeți la calendarul electronic. Trebuie remarcat faptul că există un număr mare de astfel de instrumente, dintre care multe se pot bucura de funcționalități considerabile. Deci, în modul automat, timpul poate fi coordonat cu programul deja stabilit și multe alte lucruri.

Acum să vorbim despre conferințe. În total, se disting trei tipuri. În general, ele se numesc "teleconferințe". Deși în practică diviziunea este mai semnificativă. Deci, alocați conferințe pe calculator, audio și video. Fiecare dintre ele are propriile particularități. Apropo, sa întâmplat ca atunci când vorbim despre teleconferințe, înseamnă de obicei să lucrezi cu un computer. Vom analiza mai întâi. Conferințele pentru computere implică utilizarea unei rețele de calculatoare electronice pentru a oferi schimb de informații între membrii grupului care sunt implicați în rezolvarea unei anumite probleme. Desigur, cercul persoanelor care pot fi atrase de el este destul de limitat. Cu toate acestea, participanții sunt mai mult decât cu conferințe audio și video. Când lucrați cu un computer, numărul de persoane poate fi zeci, sute și, dacă capacitatea permite, chiar mii de oameni.

Conferințe audio și video

Acestea sunt tehnologii informaționale importante în domeniul managementului. De ce? Luați, de exemplu, conferințe audio. Acestea permit să se stabilească comunicarea între diviziunile desființate teritorial ale organizației sau lucrătorii separați. Ca exemplu de implementare, este posibil să se aducă conversația mai multor abonați într-o singură sesiune a conexiunii utilizând telefonul. În acest caz, pot fi utilizate atât componentele disponibile (încorporate) cât și dispozitivele suplimentare. Un avantaj esențial al acestei metode de stabilire a comunicării este absența unei cerințe pentru o cantitate considerabilă de tehnologie. De obicei, este suficient să aveți doar un telefon modern. În acest fel, procesul de luare a deciziilor este foarte facilitat. Este convenabil și mult mai ieftin. Videoconferința este utilizată în aceleași scopuri. Dar în acest caz, se utilizează anumite echipamente. Deși prezența unui computer nu este încă necesară. În acest caz, participanții la conferință, rămânând la o distanță semnificativă, își pot vedea interlocutorii pe ecranul TV și, în funcție de funcționalitate, ei înșiși. Împreună cu imaginea este transmisă și sună. Utilizarea acestor instrumente vă permite să economisiți costurile de călătorie și de transport, timpul și, de asemenea, să atrageți numărul maxim de lucrători necesari pentru a rezolva anumite probleme.

Text video, stocare documente și comunicare fax

Unele tehnologii informatice din economie și management își pierd deja pozițiile și sunt adesea (nu) menționate ca opțiuni moral depășite. La acestea este posibil să se efectueze o conexiune facsimilă. Dar va fi totuși luat în considerare. Să luăm totul în ordine. Mai întâi, să vorbim despre textul video. Această tehnologie se bazează pe utilizarea unui computer, cu ajutorul căruia produce și afișează informații grafice și text. În acest caz, acestea acționează în trei moduri: să creeze fișiere în mod independent, să încheie contracte cu organizații specializate de dezvoltare, să acceseze alte documente deja create. Abordarea cea mai populară este schimbul de cataloage și etichete de preț. O altă direcție promițătoare este depozitarea documentelor. Ce este? În ultimele câteva secole, a existat o tendință de creștere a fluxului de documente. Și trebuie să stocați din ce în ce mai mult. Și nu numai text, ci și grafic, video, audio și multe altele. Uneori, numărul de documente poate atinge un nivel astfel încât stocarea să provoace probleme semnificative. Prin urmare, practica digitalizării și stocării acestora fie în nor, fie pe un anumit mediu fizic pe teritoriul organizației este larg răspândită. Dacă este necesar, ele pot fi ușor extrase, prelucrate, modificate, afișate și / sau tipărite. În același timp, este nevoie de spațiu foarte mic pentru stocarea datelor. Pe un disc optic se pot potrivi cu ușurință aproximativ 200.000 de pagini de text! Acest lucru este important în special dacă cineva caută tehnologii informatice pentru managementul de proiect. La urma urmei, stocarea documentelor este, în general, însoțită de confortul de a coordona utilizarea lor. Și în cele din urmă - facsimil. Pentru ce este? Această conexiune se bazează pe utilizarea faxurilor, care vă permit să trimiteți rapid documente către membrii grupului. Ei pot citi documente la un capăt al canalului de comunicare și îl pot juca pe celălalt.

concluzie

Aici, pe scurt și au fost considerate tehnologii informatice. Trebuie remarcat faptul că dimensiunea articolului nu este suficientă pentru a lua în considerare toate momentele de lucru și pătrunderea lor în viața noastră. S-ar putea să fii atenți și să spui despre tehnologiile informaționale în administrația municipală. Cititorul a știut că acum este posibil să interacționăm cu serviciile de locuințe și comunale în multe orașe printr-un serviciu online? Dacă ceva nu satisface sau se rupe de cunoștințele lor, atunci este suficient să scrieți structurile corespunzătoare și ei vor trimite un specialist (electrician, instalator) pentru a rezolva problema. Sunt de acord, acest lucru este convenabil. În același timp, acestea pătrund în toate sferele vieții, iar serviciile de locuințe și comunale nu sunt limitate. Tehnologiile informaționale în managementul educației, al medicinei și al altor servicii publice necesare pentru noi ne permit să ne simțim mai confortabil. Să luăm în considerare un exemplu? Să atingem sfera educației. În ultimii ani au apărut reviste electronice, unde studenții și studenții sunt clasificați. Programul de lecții și cupluri este prezentat pe Internet. În viața de zi cu zi rămâne mai puțină și mai puțină hârtie, iar influența tehnologiei informației devine din ce în ce mai puternică.