Ciclul PDCA - filozofia îmbunătățirii continue a afacerilor

Ciclu PDCA (ciclu

definiție

Deming ciclul PDCA este o tehnologie de îmbunătățire continuă a procesului atât în ​​domeniul afacerilor, cât și în orice alt domeniu de activitate. Numele acestei metode este o abreviere de 4 cuvinte în limba engleză care semnifică secvența logică a etapelor de îmbunătățire:

• P - plan (plan);
• D-Do (face-o);
• C - Verificați (verificați, analizați);
• A - Acționați.

Totul este logic și simplu: mai întâi trebuie să gândiți prin acțiuni. Apoi sunt executate în conformitate cu planul. Al treilea pas este analiza rezultatelor. Și, în final, ultima etapă - Actul - implică introducerea unor modificări specifice pentru a îmbunătăți procesul și / sau a stabili noi obiective. După aceasta, faza de planificare începe din nou, pe care trebuie luată în considerare tot ceea ce sa făcut înainte de aceasta.

Schematic, ciclul de control PDCA este reprezentat ca o roată, ceea ce demonstrează continuitatea acestui proces.

Acum, ia în considerare fiecare pas în detaliu.

Plan (Plan)

Prima etapă este planificarea. Este necesar să formulați în mod clar problema, apoi să determinați direcțiile principale ale lucrării și să găsiți soluția optimă.

O greseală tipică constă în elaborarea unui plan bazat pe presupuneri subiective și ipoteze de management. Necunoscând cauzele principale ale problemei, este posibil ca, în cel mai bun caz, să se neutralizeze consecințele acesteia și apoi temporar. Ce instrumente pot folosi pentru a face acest lucru?

Metoda "5 De ce"

Acesta a fost dezvoltat în anii `40, dar a câștigat popularitate după 30 de ani, când a început să folosească în mod activ compania Toyota. Cum să efectuați o astfel de analiză?

În primul rând, trebuie să formulați și să scrieți problema. Apoi întrebați: "De ce se întâmplă acest lucru?" și scrieți toate motivele. După aceea, trebuie să faceți același lucru pentru fiecare răspuns. Apoi urmăm același model, în timp ce întrebarea "De ce?" nu va fi setat de 5 ori. Ca regulă, este al cincilea răspuns care este motivul real.

Diagrama lui Ishikawa

Această metodă vă permite să reprezentați grafic relațiile cauză-efect ale oricărui fenomen în afaceri. Numit după creatorul său, chimist Kaora Ishikawa, și utilizat pe scară largă în management.

Atunci când se construiește o diagramă, se identifică cinci surse probabile de probleme: omul, materialele, mediul (mediul), echipamentele și metodele. Fiecare dintre acestea, la rândul lor, poate conține motive mai detaliate. De exemplu, munca angajaților depinde de nivelul de calificare, de sănătate, de problemele personale etc.

Secventa construirii diagramei Ishikawa:

1. Desenați o săgeată orizontală spre dreapta, iar în apropierea punctului scrieți o problemă clar formulată.
2. Sub panta spre săgeata principală, sunt descriși cei cinci factori principali de influență, despre care am vorbit mai sus.
3. Utilizați săgețile mici pentru a afișa motive detaliate. Dacă este necesar, puteți adăuga ramuri mai mici. Aceasta se face până când toate cauzele posibile sunt scrise.

După aceasta, toate opțiunile primite sunt scrise într-o coloană, de la cea mai realistă până la nesemnificativă.

"Brainstorming"

O discuție colectivă cu experți și angajați-cheie, în care sarcina fiecărui participant este de a menționa cât mai multe cauze potențiale și soluții posibile ale problemei, inclusiv cele mai fantastice.

După analiza teoretică este necesar să se găsească datele factuale reale, confirmând că cauzele problemei sunt determinate corect. Acționează pe baza presupunerilor ("cel mai probabil hellip;") nu poate.

În ceea ce privește planificarea în sine, specificul este, de asemenea, important aici. Este important să se stabilească termene limită, să se elaboreze o succesiune clară de acțiuni și rezultate măsurabile (inclusiv rezultate intermediare) pe care acestea ar trebui să le conducă.

Faceți (faceți)

A doua fază a ciclului PDCA este implementarea planului, introducerea modificărilor. Cel mai adesea, este mai bine să se implementeze mai întâi deciziile luate la scară mică, să se efectueze un "test de teren" și să se verifice cum funcționează într-o mică zonă sau unitate. Dacă există eșecuri în timpul întârzierilor, este important să înțelegeți motivul (planificarea nerealistă sau lipsa disciplinei din partea angajaților). În plus, ele implementează un sistem de control intermediar, care permite nu numai așteptarea rezultatelor, ci și monitorizarea constantă a ceea ce sa făcut deja.

Verificați (Verificați)

Cu cuvinte simple, acum este necesar să răspundem la singura întrebare: "Ce am învățat?". Ciclul PDCA implică o evaluare constantă a rezultatelor obținute. Este necesar să se evalueze progresele înregistrate în raport cu obiectivele stabilite, să se determine ce funcționează bine și ce trebuie îmbunătățit. Practic, aceasta se realizează prin verificarea rapoartelor și a altor documente ale întreprinderii.

Pentru implementarea cu succes a ciclului Shuharta-Deminga (PDCA) în afaceri este necesar să se stabilească rapoarte periodice privind activitatea desfășurată și discutarea rezultatelor cu angajații. Un instrument ideal pentru aceasta este introducerea indicatorilor cheie de performanță KPI, pe baza cărora se construiește un sistem de motivare și promovare a celor mai productivi angajați.

Acționează

Ultimul pas este, de fapt, acțiuni. Pot exista mai multe opțiuni:

• să implementeze o schimbare;
• să renunțe la decizie dacă s-ar fi dovedit ineficientă;
• repetați toți pașii ciclului PDCA încă o dată, dar efectuați anumite corecții în acest proces.

Dacă ceva funcționează bine și poate fi repetat, această decizie ar trebui standardizată. Pentru a face acest lucru, efectuați modificările corespunzătoare în documentația întreprinderii: .. regulamente de lucru, instrucțiuni, lucrări liste de verificare de inspecție, programe de formare a angajaților, etc. În același timp, ar trebui să evalueze posibilitatea de a introduce îmbunătățiri în alte procese de afaceri, care pot apărea probleme similare.

Dacă planul de acțiune dezvoltat nu aduce rezultatele așteptate, trebuie să analizați motivele eșecului și apoi să reveniți la prima etapă (Plan) și să încercați o altă strategie.