Un document oficial este ce? Concept și tipuri

Documentele există de mult. Au apărut împreună cu scrisul. Cheia funcții ale documentelor

clasificare

După cum sa menționat mai sus, se folosesc diferite sfere ale vieții, inclusiv documente oficiale. ce încă există suporturi de date? Lucrările pot fi personale. Aceste documente sunt create în afara activităților oficiale sau care îndeplinesc funcții publice. Acestea includ corespondența, jurnalele, memoriile.

Document oficial

RF - o țară cu o structură de stat specială. Pe teritoriul său există legislație, ramuri ale puterii, organe de stat. Ca bază pentru activitățile acestuia regulamentele oficiale. Aceste acte stabilesc ordinea de funcționare a instituțiilor, limitele competenței lor, îndatoririle, drepturile, responsabilitatea funcționarilor. Creația lor este laborioasă și consumatoare de timp lucru. Documente oficiale legi, standarde, reguli, ordine, ordine și așa mai departe. Majoritatea sunt manageri.

Tipuri de lucrări

În funcție de metoda de înregistrare a informațiilor, se disting următoarele:

1. Un document text. Acesta este un act în care există informații verbale. Este înregistrată de orice sistem de înregistrare a sunetului sau de oricare dintre acestea o scrisoare.
2. electronic document oficial. Asta este un act creat și citit cu ajutorul unui computer.
3. dactilografiat document oficial. Asta este un act, al cărui creare se realizează prin mijloace tehnice.
4. scrise de mână document oficial. Asta este hârtie în care semnele sunt aplicate manual.

Aceste categorii de acte sunt folosite în activitățile întreprinderilor, autorităților. Serviciile de birou procesează și stochează documente.

Documente de management

În funcție de atitudinea față de aparatul administrativ al unei întreprinderi sau al unei autorități, se disting următoarele documente:

1. Primite.
2. Internă.
3. Ieșire.

De asemenea, actele diferă în ceea ce privește nivelul restricțiilor de acces. Potrivit acestei caracteristici, documentele sunt:

1. Secret. Ele sunt marcate cu o ștampilă specială. Pentru a lucra cu astfel de documente aveți nevoie de o autorizație specială.
2. Simplu.
3. Utilizarea serviciilor. Aceste acte sunt de asemenea marcate cu ștampila corespunzătoare. Ele sunt folosite de angajații autorității sau întreprinderii.

Gradul de autenticitate

Pe această bază, documentele sunt împărțite în:

1. Script-uri.
2. Dubluri.
3. Copii.

Originalul actului este primul sau singurul exemplar care are forță juridică. Originalul este certificat prin semnătura oficială a oficialului, ștampila aprobării, amprenta ștampilei și are un indice de înregistrare. În original, informațiile confirmă în mod necesar fiabilitatea acestuia. De exemplu, pot fi informații despre locul, momentul creației. Duplicat - oa doua copie a originalului. Acest document are și forță juridică. Se eliberează în cazul pierderii originalului. O copie este un act în care informațiile originale sunt reproduse complet, semnele lor externe. Cu toate acestea, nu are forță juridică. O copie poate avea rechizite speciale care certifică corespondența cu originalul. În acest caz, acesta dobândește forța juridică.

Metoda de stocare și de transmisie

Pentru fiecare document oficial, își stabilește propriul timp în arhivă. Actele pot fi permanente, temporare (până la 10 ani) sau pe termen lung (mai mult de 10 ani). Termenul este stabilit de Arhivele Federale și este fixat pe lista documentelor. În funcție de metoda de transmitere, acestea disting:

1. Scrisori.
2. Mesajele telefonice.
3. Telegrame.
4. Faksogrammy.
5. Telexuri.
6. Comunicații electronice.

Fiecare document oficial este folosit în anumite scopuri. Conducerea acționează în funcție de conținut:

1. Organizator și managerial. Acestea includ, în special, statute, regulamente, ordine, decizii, instrucțiuni, regulamente, personal și așa mai departe.
2. Referință și informații. Această categorie include telegrame, scrisori, explicative, oficiale, memorii, certificate, certificate și așa mai departe.
3. Documente privind personalul. Acestea includ fișiere personale, ordine, registre de lucru, aplicații, contracte, rezumate, chestionare, caracteristici și așa mai departe.

structură

Există două componente care alcătuiesc documentul oficial. Acesta este un element informativ și juridic. La începutul anilor `70. în arhive a fost introdus un nou concept. A devenit termenul "informații documentare". Ar trebui să fie înțeleasă ca informație publică sau procesată la nivelul formelor de gândire umană și a tipurilor de date diferite și înregistrată pe un suport material pentru procesare și stocare. Analizând definițiile existente ale documentului, sunt evidențiate mai multe abordări ale interpretării acestuia. El este:

1. Obiect material.
2. Un purtător de informații.
3. Informații documentate.

numire

Definițiile utilizate în practică subliniază esența ei informațională. Actul, care afișează informații, asigură astfel păstrarea și acumularea lor. Împreună cu acesta, documentul presupune posibilitatea transferului de informații către alte persoane, utilizarea sa repetată. Acționând ca operator de date, acesta face parte integrantă din organizarea internă a oricărei companii, organizații sau întreprindere. Informațiile sunt folosite în luarea deciziilor administrative, sunt folosite ca dovadă a execuției lor și a sursei de generalizare a informațiilor. În plus, documentul acționează ca material pentru activități de referință și căutare. În cadrul managementului, acesta este un obiect al muncii și rezultatul său, deoarece decizia este înregistrată și fixată în act.

rechizite

Acestea sunt elemente obligatorii care sunt prezente pe fiecare document. Acestea includ în special:

1. Numele.
2. Text.
3. Data.
4. Rezoluție.
5. Grifă de aprobare / aprobare.
6. Destinatarul și așa mai departe.

În diferite acte, există un număr diferit de rechizite. Numărul lor este determinat de scopul creării documentului, de cerințele impuse asupra conținutului, scopului și a altor factori. În multe documente numărul de rechizite este strict limitat. Dacă actul lipsește sau indică incorect oricare dintre elementele obligatorii, atunci poate fi recunoscut ca nevalid.