Conținutul și tipurile de scrisori de afaceri

O scrisoare de afaceri este una dintre cele mai importante modalități de comunicare în mediul de afaceri între reprezentanții diferitelor organizații. Se caracterizează printr-un stil oficial stricte, precise.

Scrisoare de afaceri

Acum, în epoca Internetului, importanța corespondenței de afaceri nu sa diminuat, ci pur și simplu a schimbat transportatorii - de la hârtie la electronică - și a devenit mai rapidă. Prin urmare, este extrem de important pentru fiecare lucrător care caută un loc de muncă, precum și pentru persoanele care ocupă funcții de conducere, să poată să compileze corect diferite tipuri de scrisori de afaceri.

Deoarece o caracterizează parțial ca profesionist, aceasta extinde oportunitățile de creștere a carierei. Prin urmare, este foarte important ca orice persoană indiferentă în cariera sa să cunoască regulile de desfășurare a corespondenței de afaceri și să ia în considerare diferitele sale tipuri. Conținutul scrisorilor de afaceri, precum și calitatea acestora vor depinde de profesionalismul corespondentului.

Cu ajutorul lui corespondență de afaceri problemele sunt rezolvate, se revendică, se discută contractele și se însoțesc valorile și documentele.

Stilul de afaceri

Stilul de afaceri literele trebuie să fie corecte și să nu permită variante ale interpretării cuvintelor. Trebuie să existe o subordonare strictă de serviciu, chiar dacă este scris un prieten. Este permis și chiar încurajat să se repete (într-un număr limitat) clichetele lexicale. De regulă, diferite tipuri de scrisori de afaceri acoperă mai multe probleme, limitate la subiectele de afaceri. Tonul este folosit doar neutru, care nu permite evaluări personale și emoționalitate necorespunzătoare.

Corespondența de afaceri este întotdeauna oficial, este adesea înregistrată și înregistrată.

Tipuri de scrisori

Dezvoltarea afacerilor, tehnologiilor informaționale afectează scrisoarea de afaceri și tipurile acesteia, forțând-o să ia noi forme. În prezent, se disting următoarele tipuri de litere:

1. Subiecte comerciale și de afaceri. Cu ajutorul afacerilor, problemele economice, organizaționale, juridice sunt rezolvate. Volumul acestor mesaje este de la câteva linii la câteva pagini. Comerțul rezolvă problema vânzării de servicii sau bunuri și bunuri. Acestea sunt cereri, oferte, reclamații.
2. Scrisori care necesită un răspuns (cum ar fi cereri, contestații, cereri, plângeri, propuneri) și care nu necesită (conțin evenimente și fapte deja descrise - escorte echivalente cu chitanțe, confirmări).
3. Alocați astfel de qmătase scrisă: obișnuită și circulară - având un expeditor și mai mulți oameni de rang inferior pe scara de carieră.
4. O corespondență este considerată standard, care conține formulare de documente, eșantioane gata preparate. Tipurile de scrisori de afaceri prezentate în acest fel sunt numite reglementate. Dacă expeditorul scrie un mesaj de la el însuși, atunci acesta este neregulat.
5. Când o scrisoare dezvăluie un subiect, se numește una-dimensională, dacă este mai multidimensională.
6. Separați poziția tipurilor de scrisori de afaceri care reflectă informațiile individuale destinate destinatarului: felicitări, recunostințe, condoleanțe, recomandări, escorte.

Conținutul scrisorii de afaceri

1. Un recurs destinat să atragă atenția, interesul, să stabilească un nivel de contact. Recursul poate fi adresat prin poștă, prin prenume, prenume și patronimic sau generalizat.
2. O introducere la esența scrisorii, care clarifică scopul sau cauza scrisorii, constând în descriere, referință, recunoștință, felicitare, revendicare și așa mai departe.
3. Partea principală (trebuie să aibă orice corespondență de afaceri). Tipurile de scrisori de afaceri de diverse scopuri conțin principalele informații, propuneri, cerințe, invitații, cereri, ordine. El conține justificări logice, o prezentare strict cronologică a faptelor, o analiză a problemei, beneficii structurate sau posibile pierderi.
4. Toate tipurile de scrisori de afaceri trebuie să aibă o concluzie, constând în concluzii, propuneri, acorduri, refuzuri, avertismente. De exemplu, ele sunt: ​​amintim, sugerăm, întrebăm, avertizăm.
5. Fraze finale standard concepute pentru a se adapta pentru o cooperare ulterioară, o restricție temporară, un posibil refuz. De asemenea, apelul final este subordonat sistemului de valori și priorități sociale.

Recomandări pentru scrierea literelor

1. Scrisoarea ar trebui să fie lecturată și convenabilă pentru citire, să nu strângă cuvinte și să utilizeze unități lexicale, a căror semnificație exactă nu este cunoscută.

2. Toate tipurile de scrisori de afaceri nu ar trebui să fie prea mari, este mai bine să minimizeze și să structureze informațiile cât mai mult posibil.

3. În procesul de lectură, destinatarul trebuie să simtă respectul, individualitatea scrisorii, posesia subiectului, perfuzia pozitivă a autorului.

4. În procesul de scriere este important să se stabilească acorduri privind timpul, termenii, condițiile contactelor și contractele. Acest lucru se poate face sub forma unei liste de opțiuni sau întrebări de conducere.

5. Un ton tactic și profesionist, binevoitor al scrisorii va stabili în mod necesar destinatarul la un răspuns pozitiv și prompt.

Una dintre componentele unei afaceri de succes este conformitatea cu regulile corespondenței de afaceri, reprezentând cel puțin 80% din toată documentația organizațiilor. Aplicarea strictă a tuturor standardelor subliniază valoarea juridică a scrisorilor de afaceri și asigură atingerea rapidă a obiectivelor comerciale.