Depozitarea contractelor în cadrul organizației: cadrul de reglementare, termenele limită

Contractele de depozitare sunt asociate cu anumite probleme. În special, în unele cazuri este foarte dificil de determinat la ce tip trebuie atribuit acest document specific, cât ar trebui să fie stocat, în ce condiții, cum să îl distrugeți și așa mai departe. Toți acești factori sunt reglementate de lege, ci din cauza faptului că unul și același contract în situații diferite pot necesita perioade diferite de depozitare, de multe ori au tot felul de probleme, ambiguități, și așa mai departe. Este necesar să înțelegem toate acestea, deși poate fi dificil. Trebuie să se înțeleagă faptul că, în cazul cerințelor non-legislative în domenii cum ar fi contractele de depozitare în arhivă, de gestionare a înregistrărilor nu poate fi numai ineficient, dar, de asemenea, periculoase, în ceea ce privește posibila pedeapsă sau pedeapsă.

De ce să stăm?

Contractele trebuie să fie întotdeauna disponibile nu numai în momentul acțiunii lor, ci după aceea. Poate că vor fi necesare anumite informații, care se reflectă în aceste documente, anumite date pe care managementul le va cere și așa mai departe. Multe dispute, care de obicei constau în faptul că una sau cealaltă parte de rea-credință potrivite pentru a-și îndeplini obligațiile sale pot fi abordate folosind tratatul ca în afara instanței și în mod oficial în instanță. De asemenea, ar trebui să se țină seama de posibilitatea inspecțiilor anumitor perioade care vor fi efectuate de organele de control de stat. De asemenea, aceștia pot solicita documentația pentru o anumită perioadă, iar dacă stocarea contractelor în cadrul organizației, termenul pentru distrugerea acestora și alte funcții similare nu sunt îndeplinite în mod corect, pot fi impuse amenzi foarte semnificative. În mod firesc, conducerea va fi vinovată de primul lucru, dar după stabilizarea situației, șeful își va aminti, pentru a cărui vină a avut probleme pe picior de egalitate. Adică contractele și orice alte documente trebuie să fie menținute strict. În multe companii, în general, aceștia preferă să extindă în mod regulat arhiva și, în general, să nu distrugă nimic pentru a evita posibilele necazuri, decât să facă o greșeală și apoi să rezolve consecințele.

legislație

Depozitarea contractelor în organizarea dreptului descrie destul de clar, dacă nu țineți seama de faptul că nu este întotdeauna posibilă evaluarea corectă a unui anumit document. În general, contractele direct la o lege separată nu este, acestea sunt specificate în lista generală a documentelor standard de arhivă (sau gestionarea documentelor de arhivă), care sunt formate în procesul de funcționare a organizațiilor, agențiilor guvernamentale, administrația locală și așa mai departe. Ambele variante ale listelor, atât cu documente manageriale, cât și cu cele obișnuite, sunt aprobate prin ordinul Ministerului Culturii și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse. Tipul care se referă la documentele de gestionare este numărul 558 din data de 25 august 2010, iar al doilea tip - nr. 1182 din 31 iulie 2007. Este recomandat să studiezi aceste documente, însă cel mai bine este să selectezi pentru tine acele lucrări care sunt folosite într-o anumită instituție și să te referi la o anumită zonă de responsabilitate. Există prea multe informații în liste pentru a vă aminti totul, dar dacă stabiliți ce documentație se referă la ce și cât este stocată, este posibil ca stocarea contractelor să devină mult mai ușoară și mai ușoară. În multe cazuri, toate lucrările folosite se încadrează sub 3-4 puncte, în detaliu pentru a studia care nu este atât de dificilă.

Diferite tipuri

Două sisteme principale pentru împărțirea contractelor sunt folosite pentru a le salva. Astfel, cel mai puțin comun este sistemul termenul de valabilitate. Alocați stocarea pe termen scurt, pe termen lung și permanent. Prima opțiune implică existența unui contract de până la 10 ani. Al doilea - peste 10 ani. Permanent este cel mai adesea folosit numai atunci când nu puteți distruge deloc un document. Acest sistem nu este foarte convenabil. Păstrarea contractelor în arhivă, termeni pentru care sunt determinați în acest mod, conduc la confuzie și erori mai des decât chiar ajută la corectarea procesului de gestionare a documentelor. Prin urmare, sistemul mai comun este legat de tipul de contract. La majoritatea întreprinderilor se întâmplă trei versiuni de bază: profil, economie și muncă. Primul și al doilea sunt în cea mai mare parte similare, și de obicei sunt păstrate timp de numai cinci ani. Trebuie să se înțeleagă că profilul înseamnă toate contractele și, în general, documentele care au legătură directă cu domeniul principal de activitate al organizației. Al treilea tip de contracte de muncă, în multe cazuri și numai 5 ani, dar într-o anumită situație, această perioadă poate crește semnificativ. De exemplu, dacă nu există un cont personal, atunci un astfel de contract de muncă va trebui să fie păstrat pentru o perioadă de 75 de ani, ceea ce nu este foarte convenabil. De fapt, dacă nu intri în mod special în această problemă, puteți să limitați în mod condiționat perioada de păstrare la 5 ani și să nu mai amintiți problema. Dar într-o astfel de situație riscă să piardă o parte din factorii care pot crește perioada în care contractele de depozitare de un format similar ar trebui să fie obligatorie, iar atunci puteți să vă asigurați o amendă sau alte probleme, care încearcă să evite orice persoană sănătoasă.

Transferați în arhivă

Procedura de transfer pentru depozitarea contractelor din arhivă, ale căror termeni au expirat deja, poate diferi în funcție de întreprindere. În unele cazuri, angajații pur și simplu custează documente împreună și le pun într-un colț întunecat, considerat o arhivă. Dar cu o altă companie, întregul proces poate fi clar descris în documentația normativă, va exista o persoană individuală responsabilă de arhivă sau chiar nomenclaturi speciale, reguli pentru formarea dosarului, înregistra și așa mai departe. Ambele opțiuni pot fi confortabile, în funcție de mai mulți factori. De exemplu, prima opțiune este potrivită pentru o companie mică, cu o cifră de afaceri modestă. Nu vor exista atât de multe documente care pot fi întotdeauna găsite fără probleme în același colț întunecat. Dar cea de-a doua situație indicată este deja potrivită pentru corporații serioase, care au un număr mare de angajați și sunt pur și simplu obligați să nu se înece în circulația documentelor. Norma generală, care distinge depozitarea contractelor în organizarea oricărei forme de proprietate, este momentul transferului în arhivă. Ca regulă, angajații sunt obligați să trimită documente nu mai devreme de o anumită perioadă, indiferent de momentul expirării lor. De obicei, această arhivare are loc la începutul anului. Asta înseamnă că, chiar dacă contractul sa încheiat în februarie, tot trebuie să așteptați anul viitor să îl depozitați.

distrugere

După cum sa menționat deja mai sus, este pur și simplu imposibil să distrugeți contractul. Mai întâi trebuie să te asiguri că ai trecut prin timpul potrivit. Numai atunci puteți distruge acest document. Dar aceste acțiuni pot fi adesea periculoase din cauza consecințelor lor, motiv pentru care majoritatea angajaților preferă să le angajeze numai și exclusiv cu sancțiunea conducerii. Se pare că aceasta: angajatul colectează un eșantion din toată documentația, a cărei perioadă este deja încheiată sau se termină. Depozitarea contractelor la întreprindere ar trebui, de preferință, să fie aranjată astfel încât această procedură de eșantionare să nu dureze mult timp. Apoi, pe baza listei obținute, rapoartele de gestiune efectuate, documentul este semnat, depusă, și numai atunci, când toate acestea se face, începe procesul de distrugere a contractelor directe și a altor titluri similare. Menținerea permanentă a contractelor în arhivă nu este cea mai bună soluție, mai ales că unele companii chiar reușesc să câștige puțin din acest lucru, dându-le astfel gunoi și așa mai departe.

Exemplu de sistem de contabilitate și de stocare

Pentru a înțelege mai bine toate caracteristicile și principalele puncte de activitate, puteți oferi un exemplu relativ simplu de organizare a gestionării înregistrărilor pentru stocarea documentației. Deci, există un angajat, de obicei cineva din departamentul contabil, care este responsabil pentru stocarea contractelor cu contrapărți sau orice alte valori similare. Are un dosar separat, unde sunt toți în mod constant, în timp ce lucrează. Pe măsură ce se încheie contractul, acesta este mutat într-un alt dosar. Va fi convenabil să aveți un registru special în format electronic, în care toate documentele specificate vor fi enumerate în ordine, cu indicarea perioadei de depozitare. Dar, la început, această perioadă ar trebui determinată. Cel mai bine este să rulați dosarul către toate departamentele, care într-o anumită măsură se ocupă de contracte, pentru a înțelege mai bine esența lor. Pe măsură ce se acumulează experiența, nevoia de astfel de acțiuni va dispărea. Atunci când este clar ce anume reprezintă fiecare dintre documente, acesta stabilește o perioadă specifică pentru stocarea sa. În unele cazuri, va fi mai convenabil să precizați data de încheiere a contractului și, adăugând la acesta 5 ani (sau mai mult), să determinați exact când hârtia poate fi distrusă. De fapt, chiar și la începutul organizării acestei probleme, procedura nu este deosebit de complicată și, pe termen lung, va fi din ce în ce mai simplificată. Atunci când stocarea contractelor în organizații a căror limită a fost aprobată va fi standardizată, întregul proces va dura câteva minute. Și acum a venit anul când este posibil să distrugem anumite documente. Acestea sunt retrase din dosar, verificate pentru eventuale erori și, împreună cu o listă a acestor documente, sunt prezentate spre examinare de către șeful departamentului. El, la rândul său, ar trebui să verifice din nou dacă totul este într-adevăr așa cum este indicat în listă, deoarece este șeful care va rămâne vinovat în caz de probleme. Dacă totul este corect, managerul semnează un permis de distrugere și aici toată lumea ajunge până la propria înțelegere. Cineva doar voma și aruncă. Alții folosesc tocătorul. Alții o dau deșeu de hârtie, o ard și așa mai departe.

Când începe termenul de valabilitate

Aceasta este o întrebare foarte importantă, deoarece cu ea apar multe erori. Stocarea contractelor la întreprinderea RB sau RF este exact în acest caz și începe la momentul când începe noul an, în care documentul specific nu mai funcționează. De exemplu, există un tratat care sa încheiat la 15 iulie 2010. Acesta trebuie salvat timp de 5 ani, dar nu poate fi distrus decât la 15 iulie 2015, dar la începutul anului 2016. Asta este, raportul a trecut de la 01/01/2011, și nu din a șaptea lună a anului precedent. De obicei, cu scopul, în general, de a minimiza șansele de eroare, se adaugă un an la termenul limită definit anterior. Și numai după ce trece, procesul de distrugere începe.

Caracteristici de stocare

În general, există recomandări speciale cu privire la modul în care arhiva ar trebui să arate și să funcționeze. În mod ideal, depozitarea contractelor de răspundere, decontarea cu contrapărți, contractele de muncă și alte documente similare ar trebui să aibă loc într-o cameră ventilată și uscată. În același timp, hârtiile se află pe rafturi (deschise sau închise). În cazul în care sunt legate de formulare stricte de raportare sau de documente clasificate drept "secrete comerciale", trebuie să fie prezente seifuri speciale. În principiu, nimeni nu verifică acest moment, deoarece acestea sunt recomandările pe care le poate aduce profitul companiei. Esența este foarte simplă: dacă sistemul în sine nu este penalizat, atunci pentru lipsa acelor documente care trebuie să fie, adesea pedepsite. Și dacă există un potop sau dacă documentele vor fi distruse prin orice altă modalitate similară, atunci numai întreprinderea concretă va fi de vină.

Responsabilitate și executori

Responsabilitatea primară și primară a tot ce intră în contractele de depozitare trebuie să fie conducătorul organizației. El a fost cel care, în prezența problemelor va fi responsabil față de stat și de a suferi de toate posibilele probleme. Mai mult, în urma după el, acesta este, de obicei, contabilul-șef, un avocat și angajatul, care este responsabil pentru păstrarea documentelor. Dar, de obicei, toate aceste persoane se pedepsește cu capul în măsura erorii comise de acestea deja. De fapt, cele mai multe organizații relativ mici pentru sistemul de monitorizare a contractelor revine cu departamentul de contabilitate. Și în acest contabil șef departament sau de a numi propriul lor, sau ca un vot general, persoana responsabilă specifică. În unele cazuri, persoana care primește o mică creștere a salariilor, ceea ce ar trebui să compenseze pentru volumul suplimentar de muncă, dar cel mai adesea, ultimul punct pur și simplu ignora, subliniind lipsa de fonduri sau a altor factori similari. În mai multe cazuri rare, este responsabil pentru păstrarea în siguranță a documentelor, în general, și în special contracte, acte avocat. Dar nu este foarte convenabil, pentru că această persoană poate fi responsabilă pentru contract, iar restul documentelor de el folosit pentru a cunoaște doar superficial. Mai convenabil atunci când există o singură persoană care este angajată în această problemă. Acesta va fi cel mai exacte și nu comite bug-uri urât mărunte, cum ar fi acest lucru se poate face alți angajați.

Rezultatul

Contractul de depozitare din organizație se realizează pe baza deplină conformitate cu toate prevederile legii. Aceasta este o condiție esențială, care poate lua cu privire la toate problemele întreprinderii. În acest caz, nuanțele mici, reglementările interne, registre și documentația aferentă pot diferi de la o firmă la firmă. Principala Persoana responsabilă este considerată a fi șeful, dar el poate încredința acest moment o altă persoană. Acest lucru va facilita activitatea de management, dar nu-l scoate din adâncimea de responsabilitate pentru eventualele erori. Acesta este angajatul care este de încredere pentru a lucra cu documente de arhivă, ar trebui să fie la fel de responsabil și să înțeleagă în mod clar îndatoririle lor în schimbul unor bani reali, mai degrabă decât recunoștința verbală, așa cum se întâmplă de obicei cu creșterea încărcăturii fără compensare cu fonduri suplimentare pentru plata.