Exemplu de scop al călătoriilor de afaceri pentru înregistrarea corectă

Se știe că exemplul destinației călătoriilor de afaceri se găsește cu ușurință în revistele specializate pentru contabili. Se pare că nu este dificil să profiți de experiența acumulată. Cu toate acestea, dacă formulăm scopul călătoriei incorect, costul aferent nu poate fi luat în considerare în costurile de reducere a profitului impozabil al societății. Prin urmare, pentru a fundamenta o "călătorie" a unui angajat trebuie să fie atent și precaut.

Ce documente trebuie pregătite?

Este foarte convenabil când o organizație lucrează în organizație, care știe cum să organizeze o călătorie de afaceri. Dar în vremuri de reduceri de masă mulți proprietari de întreprinderi mici trebuie să țină evidențe și să facă majoritatea documentelor oficiale.

Antreprenorii și angajații privați care nu finalizează cursurile de contabilitate, dacă este necesar, sunt interesați de modul în care are loc înregistrarea călătoriilor de afaceri.

Nu este un secret că această procedură include mai multe etape.

1. Șeful companiei emite o comandă pentru o călătorie de afaceri sub formă de T9. Conține:

• Numele complet angajat;
• numărul său de personal;
• birou;
• divizia companiei (departament, sector, departament) în care angajatul lucrează;
• obiective și obiective călătoriile, termenii, sursele de finanțare (de obicei fondurile angajatorului);
• locul de destinație.

La ordin este atașat documentul - baza călătoriei (nota de service sau invitație).

Până în 2013 a fost, de asemenea, necesar să se pregătească serviciu și permisul de călătorie. Acum, aceste forme nu trebuie completate. Costurile forței de muncă ale contabililor au scăzut, dar au apărut noi întrebări: cum să confirmați călătoria în căutarea unei nevoi oficiale și cum să dovedească că scopul călătoriei de afaceri a fost realizat?

În acest sens, în multe organizații, angajații continuă să emită un certificat de călătorie de afaceri. Acesta este un document mic și, în același timp, foarte informativ. Scopul din documentul de călătorie este același ca în ordine.

2. Angajatorul dobândește bilete de avion, rezervați o cameră de hotel.

3. Comandantul este semnat pentru a fi informat despre comandă, primește bilete de călătorie și informații despre locul de reședință.

4. Se calculează indemnizațiile zilnice. Conform legislației, acestea sunt:

- 700 ruble. pe zi - pentru plecări pe teritoriul Federației Ruse.

- 2500 freca. pe zi - cu călătorii de afaceri străine.

Angajatorul poate, din proprie inițiativă, să majoreze plățile, însă în acest caz el va fi obligat să contribuie la impozitul pe venitul personal al bugetului acumulat din sumele care depășesc aceste valori.

5. Salariul angajatului este calculat pe durata șederii sale în afara serviciului principal. Este câștigul mediu zilnic înmulțit cu numărul de zile de călătorie de afaceri. Dacă timpul petrecut într-o călătorie de afaceri se încadrează parțial în week-end sau în sărbători, salariile pentru aceste zile sunt calculate în dimensiuni duble.

6. La întoarcerea dintr-o excursie la angajat completează un raport prealabil cu privire la cheltuielile efectuate de numărul formularul 1 și AO de luare a documentelor justificative: bilete, un voucher pentru un sejur de hotel, foaie de sol, chitanțe pentru plata combustibilului, dacă este necesar.

7. Rezultatele sunt rezumate: este scopul călătoriei realizat? Angajatul întocmește un raport scris sau prezintă documente care confirmă îndeplinirea misiunii de serviciu.

Ce se întâmplă dacă obiectivul declarat al călătoriei nu este atins?

Este posibil să se efectueze cheltuieli de călătorie în acest caz în scopuri contabile pentru a reduce baza impozabilă? Această problemă ridică încă controversă între contabilii și reprezentanții Serviciului Federației Federale. Acestea din urmă susțin că costurile unei călătorii ineficiente nu sunt acceptate pentru contabilitatea fiscală.

Contabili și proprietari de afaceri, la rândul lor, face cereri pentru recunoașterea faptului că călătoria de afaceri a angajatului are un caracter de producție, indiferent de rezultatul său. Adesea reușesc să-și apere punctul de vedere în instanță.

În special, exemplul destinației călătoriilor de afaceri este foarte comun - "Semnează contractul cu clientul". Există posibilitatea ca tranzacția să nu aibă loc. Impozitele consideră în acest caz alocarea nerezonabilă a cheltuielilor în călătoria de afaceri la cheltuieli pentru scăderea profitului. Cu toate acestea, șefii de întreprinderi au demonstrat în repetate rânduri că în cursul negocierilor s-au stabilit legături puternice de afaceri cu potențialii clienți, ceea ce ar putea conduce la încheierea unui contract în viitor. Instanța a recunoscut dreptul contribuabilului de a accepta cheltuieli de călătorie de afaceri la contabilitatea fiscală.

Formularea "universală" pentru sarcinile oficiale

În prezent, auditorii experimentați recomandă: dacă există vreo îndoială că scopul călătoriei va fi realizat, este mai bine să o desemnați în ordine cu fraze generale. La formularea sarcinilor, este permisă utilizarea formulărilor libere. Să dăm exemple de scopuri ale călătoriilor de afaceri care nu obligă angajatul să documenteze faptul că misiunea este:

"Ivanov, I. Și este trimis la domnul H-sk pentru:

• rezolvarea problemelor de producție,
• negocierile privind posibila cooperare,
• stabilirea de contacte de afaceri,
• cercetarea pieței cu privire la posibilitatea achiziționării de bunuri. "

Comandantul nu a îndeplinit sarcina specificată în ordin

Dacă un obiectiv specific a fost stabilit și nu a fost atins, este permisă solicitarea unei note explicative din partea angajatului care conține informații despre:

• de ce nu a fost posibilă efectuarea misiunii de serviciu,
• ceea ce este rezultatul călătoriei,
• decât călătoria "deținută" este benefică din punct de vedere economic pentru firmă.

În prezența unei scrisori din partea unui angajat, autoritățile fiscale recunosc, în general, că cheltuielile de transport pentru contabilitate fiscală sunt legale.

Care sunt condițiile care trebuie îndeplinite la atribuirea unei alocări de servicii?

Din păcate, documentele normative nu includ exemple corecte de scopuri de călătorie ca model. Sarcinile pe care angajatul trebuie să le rezolve în timpul călătoriei, angajatorul determină în mod independent. Cu toate acestea, atunci când redactați o comandă, este important să țineți cont de câteva puncte:

1. Pentru a permite ca cheltuielile de călătorie să fie acceptate pentru contabilitatea fiscală, nevoia operațională de a muta un angajat într-un alt oraș sau țară ar trebui să fie evidentă. De exemplu, costurile asociate călătoriei la o sărbătoare corporativă sau la o ceremonie de premiere nu pot fi incluse în cheltuielile de reducere a profiturilor.
2. Obiectivele și obiectivele călătoriei ar trebui să corespundă îndatoririlor oficiale ale angajatului.
3. Termenul și traseul "călătoriei" nu pot contrazice motivul. De exemplu, dacă un angajat a fost trimis într-o călătorie de afaceri pentru a participa la o expoziție, trebuie să plece în direcția opusă în termen de 24 de ore de la încheierea evenimentului.

Managementul executiv

Primele persoane ale companiilor și adjuncții acestora părăsesc, de regulă, alte orașe și țări pentru:

• desfășurând negocieri-cheie cu partenerii,
• participarea la evenimente oficiale,
• stabilirea de contacte cu clienții potențiali.

Liderul Trip se face mai des decât nu ordinea formei T9, și ordinea care conține sintagma „în scădere în g .______________ cu tselyuhellip-“. La dispoziție, ca și în ordine, este necesar să se indice numele. și poziția angajatului, destinația, scopul și misiunea călătoriei.

Iată câteva exemple de locuri de muncă pe care o primă persoană poate să o numească pentru el sau pentru adjuncții săi:

• Negocieri cu OOO "Kit";
• demonstrarea eșantioanelor de produse ale SRL "Standard";
• participarea la expoziția "Materiale electrice ale Rusiei", Moscova, 27 septembrie 2016;
• o prezentare pentru participanții la reuniunea "Kosmotechnika" din 20 iulie 2016;
• Participarea la seminarul "Cum să supraviețuiești crizei financiare" din 21 august 2016, organizat de Centrul de Instruire OOO "Consultation" de la Moscova;
• prezentare cu o prelegere către studenții și studenții postuniversitari de la Universitatea de Stat din Moscova pe tema "Sprijinul de stat al producătorului autohton";
• schimb de experiență cu participanții la conferința "Afacerea este ușoară și cu plăcere", desfășurată între 10 și 15 octombrie 2016;
• dezvoltarea profesională;
• familiarizarea cu noile tehnologii.

Călătoria directorului și a adjuncților acestuia poate fi legată și de controlul calității sucursalelor companiei. Să dăm câteva exemple:

• sintetizând activitățile financiare și economice ale companiei subsidiare OOO Nasha Firma pentru prima jumătate a anului 2016;
• participarea la auditul operațiunilor financiare și comerciale ale filialei LLC "Enterprise" în N-ske;
• efectuarea analizei calității muncii și atestării personalului biroului suplimentar nr. 0233 din A-ska din 02 până pe 10 septembrie 2016.

Dacă este necesar, scopul călătoriei poate fi împărțit în mai multe sarcini mai restrânse. Ele nu sunt de obicei specificate în ordine, dar sunt reflectate în documentele interne ale companiei.

De exemplu, pot fi stabilite următoarele sarcini în scopul "negocierii cu Perspectiva" LLC cu privire la posibila cooperare ":

1. Cunoaștere și întâlnire personală cu directorul general al OOO Perspektiva: demonstrarea materialelor publicitare, eșantioanele de produse, discutarea termenilor de livrare.

Rezultat așteptat:

• pentru a stabili un contact cu conducătorul OOO Perspektiva,
• pentru a aduce la el informații despre avantajele competitive ale produselor LLC "Compania noastră" și beneficiile cooperării,
• convenie asupra unui contract de livrare a primului lot de mărfuri.

2. Participarea la intalnirea cu departamentul de achizitii al SRL "Intreprindere", discutarea termenilor contractului.

Rezultat așteptat:

• Obține dreptul de a furniza bunurile pe baza plății în avans de 100%, cu condiția ca OOO Perspektiva să ofere o reducere cu ridicata de cel mult 20% din prețul specificat în lista de prețuri (opțiunea 1);
• Sunt de acord cu livrarea de bunuri în cantitate de o tonă de materii prime pe lună, fără o reducere, cu plata în rate pe o perioadă care nu depășește 3 săptămâni (opțiunea 2).

La întoarcerea de la călătorie, directorul rezumă dacă scopul călătoriei a fost realizat.

Managerii de vânzări de călătorii de afaceri

Cum să organizați o călătorie de afaceri pentru un angajat responsabil pentru serviciul clienți și vânzări? Managerii de vânzări au, de obicei, obiective clare, exprimate în termeni cantitativi. Cât de bine și eficient angajatul îndeplinește planul de afaceri depinde de câștigurile sale și de perspectivele de creștere a carierei.

În cazul în care persoana responsabilă pentru lucrul cu clienții, nu poate îndeplini sarcina principală a unei călătorii de afaceri (o vânzare), angajatorul încă mai vrea să obțină informații maxim despre clienți potențiali, perspectivele de cooperare cu acestea, precum și motivele pentru care nu sunt în măsură să facă o înțelegere.

În plus, șeful companiei, care vizează extinderea bazei de clienti, este important să se înțeleagă cu oricare dintre firmele concurente cooperante potențial client și condițiile în care sunt încheiate contracte.

Deci, atunci când un manager de vânzări merge într-o călătorie de afaceri, în fața lui a pus o țintă pe mai multe niveluri include o sarcină nu numai în ceea ce privește negocierile cu clientul, dar, de asemenea, pentru a colecta informații de piață.

Asignarea principală a serviciului poate suna după cum urmează:

• desfășurarea negocierilor și stabilirea unui contact inițial cu LLC "Future Client";
• încheierea contractului de furnizare de materiale pentru societatea SA "Client";
• extinderea bazei de clienți, explorarea oportunităților de piață ale domnului N-ska;
• participarea la expoziția "Materiale de construcții de astăzi" la 1 august 2016;
• schimb de experiență cu managerii de vânzări ai filialei occidentale a companiei; participarea la conferința corporativă "Tranzacții profitabile";
• formarea noilor angajați ai departamentului de vânzări al sucursalei occidentale;
• organizarea și desfășurarea seminarului "Lucru de succes".

"Încheierea unui contract de furnizare de bunuri" - obiectivul cel mai popular al călătoriilor angajaților responsabili cu lucrul cu clienții. Acesta poate fi dezvăluit în sarcinile:

• întâlnirea cu un reprezentant al departamentului de achiziții al SRL "Clientul viitor", identificarea și analiza nevoilor;
• o vizită la companie și concurenții „Contender 1“ și SA „Contender 2“, ca un „cumparator mister“: obținerea de liste de prețuri, colecta informații despre condițiile de cooperare cu clientul, raportarea la Departamentul de Marketing, identificând punctele forte ale „Contender 1“ și SA "Contender 2";
• negocieri cu șeful departamentului de achiziții al SRL "Client viitor", demonstrarea probelor de produs, acordul privind condițiile contractului;
• întâlnire cu directorul general al LLC "Viitorul client", semnarea contractului.

La întoarcerea de la o călătorie, managerul de vânzări trebuie să raporteze cu privire la performanța fiecărei sarcini și rezultatele obținute. Ea este însoțită de minute de negocieri, analiza nevoilor potențialului client, materiale pentru cercetarea de marketing, copii ale propunerilor comerciale, un contract semnat (dacă este cazul).

În mod similar, obiectivele de călătorie pentru șeful unității de client sau directorul departamentului de vânzări pot fi formulate.

Următoarele sarcini pot fi atribuite echipei manageriale:

• efectuarea auditului intracomunitar al tranzacțiilor de vânzare,
• controlul asupra activității sucursalei companiei,
• participarea la reuniunea Comitetului pentru îmbunătățirea calității serviciului pentru clienți,
• Furnizarea unui raport de vânzări către membrii consiliului de administrație în cadrul reuniunii anuale.

Călătorii în scopul achiziționării de materiale

Directorii întreprinderilor, precum și angajații unităților angajate în achiziții publice, sunt adesea trimiși pe călătorii de afaceri pentru a cumpăra bunuri pentru nevoile întreprinderii.

În acest caz, în ordine, puteți specifica orice exemplu de scop al călătoriilor de afaceri din următoarele:

• desfășurarea negocierilor cu OOO "Potential Supplier 1" și OOO "Possible Supplier 2", discutarea termenilor de cooperare;
• stabilirea de contacte de afaceri cu Zavod SRL, studiul proceselor de producție și eșantioanelor de produse;
• încheierea contractelor de achiziție a materiilor prime și a componentelor cu OOO "Materiala" și SA "Detalii";
• acordul termenilor contractului cu furnizorul OOO "Producător".

Călătoria lucrătorilor angajați în producție

Adesea, "călătoria" este necesară pentru inginerii pentru instalarea și instalarea echipamentelor, constructorilor, lucrătorilor. Pentru acești specialiști, este relevantă orice exemplu de activitate de călătorie din următoarele:

• instalarea și testarea inițială a echipamentelor de producție "Line-1" în magazinele SA "Client"
• instalarea, punerea in functiune si punerea in functiune a echipamentelor "Conveyor-100"
• în garanție a mașinii "A-2",
• Lucrări programate pe linia de producție a SA "Client"
• reparații neprogramate, repararea defecțiunilor mașinii,
• prevenirea echipamentelor.

Călătorii de afaceri

"Angajații de la cârma" de multe ori trebuie să călătorească în alte orașe, în scopul transportului de mărfuri, documente, livrarea de specialiști în locurile de muncă.

Călătoria unui angajat din această categorie este, de obicei, asociată îndeplinirii unor astfel de sarcini:

• livrarea directorului comercial al SRL "Standard" la locul negocierilor cu CL "Client"
• primirea materialelor în depozitul furnizorului, livrarea de mărfuri pe teritoriul companiei OOO Nasha Firma,
• reparații auto, cumpărare de piese de schimb,
• diagnosticarea tehnică a unei mașini într-un service auto certificat.

concluzie

Acum știți la ce puncte este important să acordați atenție atunci când faceți o programare pentru un angajat. În acest articol, puteți alege un exemplu de scop al călătoriilor, care este potrivit pentru dvs. personal.