Exemple de rapoarte privind activitatea efectuată. Cum se scrie un raport

Nu există un astfel de conducător care, cel puțin o dată pe an, nu îi cere subalternilor să raporteze ce sa făcut. Problema este că, în cazul ocupării forței de muncă de rutină, dezvoltarea unui astfel de document pare o sarcină destul de dificilă. Și, de exemplu, suntem jenă să cerem exemple de rapoarte cu privire la activitatea desfășurată de autorități. Și dacă el decide că nu ne corespundem poziției sale?

Cine are nevoie de ea?

Această întrebare este solicitată de interpretul care a primit sarcina de a raporta. Cel mai adesea, angajații firmelor se simt aproape insultați de astfel de solicitări. Dar totul are sens.

În primul rând, raportul asupra lucrărilor efectuate este necesar pentru executor. Nu o atitudine formală, ci o atitudine interesată față de acest proces ne va permite să găsim locuri înguste și slabe în calificarea noastră. Deci, există direcții în care este posibil (și necesar) să se dezvolte. La urma urmei, cu toții învățăm din greșelile noastre.

În al doilea rând, capul are nevoie de acest lucru. Raportul privind activitatea efectuată ne permite să evaluăm în mod obiectiv calitatea și viteza soluționării sarcinilor. Datorită acestui document, multe întrebări vor dispărea - de la cele mai primitive "ce faci tot timpul" până la complex "de ce ar trebui să schimb calculatorul pentru unul mai modern?". Întrucât raportul va indica faptul că durează mult timp pentru a salva modificările din document. Și nu depinde de performer - echipamentele de birou învechite nu pot funcționa mai repede. De fapt, acesta creează sentimentul că muncitorul bea întotdeauna ceai - așteaptă doar ca operația să fie efectuată.

Și întrebarea: "De ce trebuie să scriu un raport despre munca făcută pentru o lună?" Nu este corectă în sine. Deoarece acumularea informațiilor statistice și completarea bazelor de date are sens pentru strategi, și nu pentru personalul operațional. Este doar mai ușor pentru ei rezolva problema, decât să vorbească despre metodele de rezolvare a acesteia.

Ce să scrie

Exemple de rapoarte despre munca depusă arată că trebuie să scrieți în detaliu. Tot ceea ce este un lucru mic sau un gest minor poate fi un element cheie în îndeplinirea unor funcții specifice. Dar înțelegerea aceasta va veni numai după ce am studiat mai multe rapoarte scrise.

Dacă lucrarea este obișnuită, de exemplu, reconcilierea documentelor și identificarea incoerențelor, atunci este logic să se dezvolte o formă tabulară. În același timp, din nou, la început masa ar trebui să fie foarte detaliată și să conțină o mulțime de grafice. În timp, nu va fi nevoie de câteva coloane, iar forma raportului va presupune o formă normală (citire - rezonabilă).

Într-o serie de cazuri, atunci când scriem un raport despre munca depusă (profesori, de exemplu), nu se poate aborda în mod oficial problema introspecției. La urma urmei, pe lângă volumul de muncă educațional și metodologic planificat și studierea materialului necesar, școala se implică și în activități educaționale. Aceasta necesită o abordare specială pentru compilarea documentului: este necesar să se înțeleagă motivele care stau la baza restanțelor unui număr de studenți, de a găsi modalități de a interesa copiii cu subiectul lor. În același timp, nu trebuie să uităm de elevii de succes (și chiar de talentați).

Raportați obiectivele

Pentru compilarea corectă și costurile minime de timp, este necesar de la început să se stabilească în ce scop și pentru ce este scris raportul privind activitatea efectuată pentru anul respectiv. Să numim cele mai populare:

- fundamentarea beneficiului real dintr-o anumită poziție în cadrul organizației;

- confirmarea calificării unuia sau a altui angajat;

- demonstrarea muncii eficiente pentru management;

- primirea de finanțare pentru următoarea perioadă de raportare;

- obținerea consimțământului pentru dezvoltarea direcției (idee);

- justificarea cheltuielilor alocate și a finanțărilor alocate etc.

Formula bine-cunoscută - afirmația corectă a problemei oferă 50% din soluție - funcționează în acest caz. Cu cât înțelegem mai bine de ce este nevoie de un raport, cu atât este mai ușor să îl scriem. Până la punctul în care documentul "pentru o bifă" nu necesită o abordare creativă de la noi deloc. Și timpul.

Structura documentului

Dacă întreprinderea nu are un sistem dezvoltat formularele de raportare, atunci trebuie să-l dezvolți singur. Cunoscând scopul documentului, trebuie să vă gândiți la structura acestuia. Exemple de rapoarte privind lucrările efectuate permit să se concluzioneze că este necesară o schemă clară și simplă.

La început, trebuie explicat scopul și logica informațiilor. Explicați succesiunea prezentării și creați un cuprins. Pentru tabel este necesar să se prezinte o scurtă explicație a motivului pentru care a fost aleasă această formă.

În cadrul secțiunilor și subsecțiunilor, trebuie să se respecte și unitatea expunerii. Deci, documentul va fi mai clar, drept urmare este mai ușor de perceput. În raport pentru o perioadă lungă de timp, ilustrații în diagramele și grafice care vor facilita percepția. Dar aici trebuie să adere la regula "mijlocului de aur": textul solid, precum și exclusiv materialele vizuale, anvelopele foarte repede.

stilistică

Pentru angajații obișnuiți, poate cel mai greu de scris este terminologia și formularea. Un raport despre patos va arăta nefiresc și ar provoca o reacție negativă din partea conducerii. Formulele prea simple (douăzeci și cinci de documente, de exemplu) vor înstrăina cititorul.

Cu toate acestea, șabloanele ar trebui evitate. Singura excepție este documentul pe care nimeni nu îl va citi vreodată. Întâmpinăm uneori astfel de probleme, dar în acest articol suntem interesați de rapoarte reale (nu pro forma).

În orice caz, nu vorbi doar despre realizări. Pentru a le sublinia, este necesar să se spună despre dificultățile întâmpinate în cursul lucrării. Printre altele, analiza complexității este un gând de optimizare a muncii pentru personalul de conducere. Exemple de lucru efectuate rabotegovoryat raportează că nu este necesar să se folosească fraze simplificate, cum ar fi „starea nesatisfăcătoare“, etc. „dificultățile întâmpinate“ Este mai bine să spunem lucrurilor pe nume: .. „copiator defect“, „lipsa de acces la Internet“, „lipsa sau sosirea precoce a informațiilor de la departamentul interfațat ". Toate acestea ne permit să evaluăm în mod adecvat și obiectiv situația actuală din companie.

Evaluarea rezultatelor

Fiecare rezultat obținut trebuie confirmat prin numere. Această concretizare oferă o înțelegere a dinamicii dezvoltării.

În plus, trebuie să specificați criteriile pentru evaluarea rezultatelor. Va fi acesta precedent perioadei contabile (dacă acesta este un raport pentru un sfert, de exemplu) sau, invers, valoarea procentuală a realizării obiectivelor stabilite, pentru a rezolva autorul documentului.

În general, indicatorii indirecți pot spune multe despre procesul de rezolvare a sarcinilor stabilite. Pentru o analiză suplimentară, există și o multitudine de informații. De la definirea muncii la înțelegerea corectitudinii stabilirii obiectivelor.

De la problemă la soluție

Majoritatea rapoartelor sunt scrise în conformitate cu principiul descrierii progresului activității. Un document arată ca unul câștigător, în care relația problema-soluție este clar trasată. Cititorul înțelege imediat ce tehnici și tehnici (dacă este necesar) pe care interpretul le-a utilizat pentru executarea rapidă și în timp util a sarcinii.

Mai multe detalii compilate de problemă specifică lanțul“- cauzele sale - stabilirea obiectivelor - o decizie„imediat aduce în minte necesitatea de a prezenta un raport zilnic sub formă de tabel. Și numele grafurilor sunt deja cunoscute. Informațiile prezentate în acest mod sunt ușor de citit și de analizat.

Prezentarea indicatorilor cantitativi

În acele cazuri în care raportul constă în principal din date digitale, forma tabulară poate fi foarte dificil de înțeles. Un flux continuu de numere literalmente antrenează cititorul în câteva minute. Un alt lucru - grafice colorate și grafice. Ele sunt clare, inteligibile, ușor de citit.

Fiecare diagramă trebuie comentată. În plus, este necesar să se indice modul în care diferitele grafice sunt interconectate, explicând că relațiile cauză-efect vor facilita în continuare analiza raportului.

În cazul în care resursele materiale au fost cheltuite în timpul lucrului, nu le enumerați doar pe toate. În schimb, ar trebui să indicați bunurile achiziționate. Fraza uscată: "Echipamentele de birou achiziționate" vor fi complet diferite dacă scrieți: "Au fost create 2 locuri de muncă, ceea ce a permis creșterea dezvoltării departamentului".

Cum se face un document

În ciuda faptului că nu există o singură formă de compilare, un raport asupra lucrării poate fi făcut în conformitate cu GOST, care definește principalele criterii munca științifică. Specifică cerințele pentru formatare, tip și dimensiunea fontului și așa mai departe.

În ceea ce privește lizibilitatea documentului, iată câteva sfaturi:

- încercați să aveți într-un paragraf nu mai mult de 5 fraze;

- indicatorii cheie pot fi selectați în funcție de font sau de culoare;

- rupeți textul astfel încât tabelul sau graficul să nu ocupe întreaga pagină, asigurați-vă că aveți la dispoziție loc pentru comentarii;

- face un rezumat clar și concis al raportului.

Aceste sfaturi vă vor ajuta să facilitați perceperea raportului dvs. și, prin urmare, ați setat inițial cititorul la o atitudine loială față de autorul documentului. Imaginați-vă că sunteți șeful. Și faceți raportul așa cum ați fi util și interesant de citit.