Ce este un sistem ERP? Planificarea resurselor financiare ale întreprinderii

Din ce în ce mai multe întreprinderi de dimensiuni diferite din întreaga lume se străduiesc să introducă în munca lor un instrument de gestionare eficient, cunoscut sub numele de sistemul ERP. Utilizarea sa are rolul de a stabili un control eficient și de planificare a tuturor proceselor de afaceri importante pentru organizație, de a optimiza funcționarea principalelor facilități de producție și auxiliare.

Conceptul de ERP și sistemul ERP

Strategia de afaceri ERP (EntERPrise Resource Planning) este integrarea tuturor departamentelor și proceselor organizației: facilități de producție, departamente financiare, de personal și de profil al clienților și multe altele. O astfel de asociere vizează în primul rând optimizarea distribuției diferitelor resurse din cadrul întreprinderii.

Dacă mai devreme a fost pur concept de marketing, astăzi sistemul ERP este cel mai adesea înțeleasă ca o clasă de software specializat. În sensul cel mai larg, este o metodologie pentru planificarea și gestionarea tuturor resurselor unei întreprinderi. Din punct de vedere istoric, strategia ERP a fost formată pe baza predecesorilor săi:

• MRP - planificarea nevoilor materiale.
• MRP II - planificarea resurselor de producție.

Spre deosebire de acestea, sistemul ERP poate fi utilizat pentru întreprinderi foarte mari, adesea distribuite geografic. În acest caz, este vorba de planificarea resurselor corporative, deoarece acordă atenție nu numai producției, ci și unei planificări financiare cuprinzătoare. O caracteristică esențială a sistemului ERP este și posibilitatea aplicării acestuia în mod absolut orice întreprindere, indiferent de specificul lucrării, inclusiv de cei care nu sunt implicați în activități de producție. Având în vedere că este un produs software, trebuie remarcat un echipament cu un set mai puternic de instrumente tehnice care să faciliteze sau să înlocuiască procesul de luare a deciziilor.

Scopul sistemului ERP în întreprindere

Pentru a decide cu privire la schimbările fundamentale în activitățile companiei sale legate de introducerea unui sistem de management al informațiilor și implementarea unei noi strategii de afaceri, managementul trebuie să înțeleagă în mod clar necesitatea deplină a acestei etape, care ar trebui exprimată în următoarele puncte cheie:

• refuzul de a accepta situația actuală;
• existența necesității de a utiliza tehnologii moderne pentru a consolida poziția entității comerciale pe piață într-un mediu concurențial;
• așteptând beneficii semnificative din implementare.

În primul rând, aplicarea sistemului ERP are drept scop facilitarea implementării cu succes a unei strategii de afaceri similare, a cărei implementare ar trebui să asigure o planificare și gestionare eficientă a resurselor întreprinderii. Pentru a face acest lucru, este necesar să se optimizeze activitatea unităților sale, și anume să se obțină o coerență maximă între ele și să se reducă costurile administrative. Acest lucru poate fi realizat în detrimentul avantajelor oferite de sistemul informațional. Acestea sunt:

• Creșterea transparenței proceselor de afaceri.
• Rezolvarea problemelor cu ordonarea și găsirea informațiilor corecte.
• Sporiți fiabilitatea și relevanța datelor.
• Creșteți viteza fluxului de lucru între departamente.
• Organizarea unui spațiu comun de informare între sediul central și sucursalele aflate la distanță.
• Reducerea timpului pentru completarea documentației și eliminarea eventualelor erori.
• Creșteți viteza de luare a deciziilor la toate nivelurile.

Sistemul ERP asigură o creștere a competitivității facilității, nu numai prin introducerea unor procese de afaceri mai eficiente în activitatea sa. Utilizarea acestuia ar trebui, de asemenea, să conducă la o reducere a costurilor totale ale întreprinderii. Instrumentele avansate de planificare, modelare și analiză ajută la optimizarea resurselor activităților de producție, a sectorului financiar, precum și a activității depozitului, a transportului și a altor unități.

Principalele caracteristici ale muncii

În diferite companii, chiar dacă se ocupă de aceeași afacere, toate procesele de afaceri pot continua într-un mod complet diferit. Schema standardizată de lucru pe care sistemul de management al informațiilor întreprinderii o oferă poate fi semnificativ diferită de cea utilizată aici înainte. Din acest motiv, tratarea acesteia doar ca produs software este fundamental greșită, deoarece implementarea acesteia necesită schimbări interne mari de la companie, sub forma reorganizării proceselor de afaceri existente.

Caracteristicile conceptuale ale acestor sisteme sunt direct legate de esența lor. Reamintim că metodologia ERP presupune consolidarea tuturor unităților de afaceri vitale pentru organizarea unei gestionări eficiente a resurselor sale. O astfel de integrare se realizează în cadrul sistemului informatic prin disponibilitatea unei singure baze de date accesibile publicului. Informațiile ajung la depozit o singură dată, iar apoi pot fi reprocesate și utilizate în mod repetat de diverși consumatori interni și externi. În comparație cu viața reală, în acest caz, există o reducere a timpului și a efortului angajaților întreprinderii de a lua decizii. De asemenea, trebuie remarcat faptul că sistemul ERP nu este un sistem automatizat de control al proceselor tehnologice, ci o informație integrată, bazată pe modelul abstract al acestora, în care informația este introdusă de oamenii vii.

Structura bazei de date, precum și activitatea pachetului software în ansamblul său, ar trebui proiectate astfel încât să reflecte activitățile tuturor diviziilor fără excepție. O astfel de abordare face posibilă monitorizarea în timp real a întregului set de resurse și procese de afaceri ale unei întreprinderi și, prin urmare, punerea în aplicare a managementului lor operațional și strategic.

Una dintre sarcinile principale ale sistemelor ERP este optimizarea procesului de planificare și controlul implementării planului. Algoritmii inteligenți încorporați simplifică foarte mult pentru utilizatorii săi soluția. De exemplu, planificarea și gestionarea unei întreprinderi de producție are multe caracteristici specifice asociate cu eterogenitatea părților componente ale acesteia. Deci, într-o singură fabrică pot exista magazine care funcționează atât în ​​mod continuu, cât și discret. Din acest punct de vedere, sistemul ERP implementat ar trebui să fie universal și să conțină o gamă largă de module specializate.

Având în vedere că întreprinderile de astăzi sunt deseori distribuite geografic, este foarte important ca sucursalele aflate la distanță de la sediul central să beneficieze de acces complet la informațiile generale depozitul de date. Acest lucru este realizat de tehnologiile de rețea cele mai avansate implicate în dezvoltarea sistemelor ERP, care prevăd de asemenea diferențierea drepturilor de acces ale utilizatorilor la informațiile stocate în acestea.

Funcționalitatea sistemelor de clasă ERP

Vorbind despre funcții, nu trebuie să uităm că orice produs din clasa ERP este un sistem de management al întreprinderii în ansamblu. Gama capabilităților sale în primul rând va depinde de scara și caracteristicile funcționării obiectului pentru care este utilizată. Luați în considerare setul clasic de funcții:

producere

• Menținerea specificațiilor de proiectare și tehnologice ale produselor sau serviciilor efectuate pentru a determina numărul de materiale necesare și costul forței de muncă.
• Elaborarea planurilor de producție.
• Planificarea și gestionarea capacităților tehnice ale întreprinderii în diferite abordări: de la unități individuale la asociații de producție și producție.

finanțe

• Contabilitate operațională, financiară, managerială, contabilitate fiscală și control.
• Gestionarea activelor întreprinderii, inclusiv active fixe, valori mobiliare, conturi bancare și așa mai departe.
• Planificare cuprinzătoare financiare întreprinderea și controlul rezultatelor sale.

logistică

• Formarea indicatorilor planificați pentru volumele necesare de materiale, materii prime, componente, componente în conformitate cu planurile de producție.
• Gestiunea vânzărilor și a vânzărilor: contabilitatea contractorilor, întreținerea registrului contractelor, gestionarea lanțului de aprovizionare, implementarea planificării depozitului și contabilitatea.

personal

• Gestionarea procesului de recrutare.
• Personalul operațional și frecventarea timpului, menținerea mesei de lucru, calcularea salariilor.
• Planificarea forței de muncă.

Marketing și publicitate

• Păstrarea planurilor de vânzări.
• Gestionarea de stabilire a prețurilor pe diferite tipuri de piață în scopul formării unei strategii generale adecvate a întreprinderii, o politică transparentă de calculare a costului mărfurilor: contul de reduceri și condițiile speciale de vânzare.
• Planificarea și controlul activităților de publicitate și de marketing în desfășurare.

Proiecte. responsabilitate

• Oferind o gamă largă de formulare standardizate de contabilitate, financiare și management, precum și un mecanism flexibil de creare a celor personalizate.
• Elaborarea unei strategii comune: planificarea pe etape a timpului necesar, materiale, financiare și resurse umane pentru implementarea cu succes.
• Monitorizarea principalilor indicatori ai proiectului.

Ce întreprinderi pot utiliza sistemele ERP

La prima vedere, s-ar părea că sistemele din această clasă sunt destinate exclusiv industriilor de mari dimensiuni, deoarece pentru ele este mai complexă complexitatea ridicată a structurii fluxurilor și proceselor de resurse de diferite tipuri. Cu toate acestea, există situații în care o întreprindere de dimensiuni mici poate să nu fie suficientă pentru a utiliza clasele MRP sau MRP II. Astăzi, piața poate achiziționa produse software care au capacități diferite. În funcție de amploarea întreprinderii, pe care pot fi utilizate în mod eficient, acestea evidențiază soluții grele, medii și ușoare.

În ceea ce privește organizațiile neproductive, sistemele de clasă ERP le sunt aplicabile și ele. Pentru astfel de întreprinderi, vor exista suficiente funcționalități și nu prea mari. În prezent, există mici versiuni integrate sau locale de sisteme care pot răspunde nevoilor companiilor sau organizațiilor comerciale care activează în sectorul serviciilor. De asemenea, trebuie remarcat faptul că mulți dezvoltatori își oferă clienții și produsele din industrie.

Cu privire la metodele de clasificare

Cel mai evident semn prin care pot fi clasificate toate sistemele ERP este scara organizației unde pot fi aplicate. Din acest punct de vedere, în funcție de numărul de locuri de muncă, este obișnuit să alocăm soluții pentru:

• Societăți mari (peste 10 mii de persoane).
• Societati medii (de la 1 mii la 10 mii de persoane).
• Întreprinderi medii (de la 100 la 1000 de persoane).
• Întreprinderi mici (mai puțin de 100 de persoane).

O caracteristică importantă a sistematizării acestor produse informatice este funcționalitatea. În funcție de volumul sarcinilor efectuate, există următoarea diviziune general acceptată:

• Mare integrate.
• Mediu integrat.
• Financiar și management.
• Local.

Versiunea locală este, de obicei, un produs de informare în cutie unificat, cu un accent îngust, care are un cost total relativ mic. Cel mai adesea, acesta acoperă unul sau mai multe blocuri în domeniul finanŃării organizaŃiei sau a activităŃilor sale contabile. Astfel de sisteme sunt potrivite pentru întreprinderile mici sau pentru firmele comerciale.

Sistemul financiar și de management al managementului întreprinderii poate fi utilizat în principal în organizații non-producătoare, în principal în domeniul comercializării sau al activității în domeniul prestării serviciilor. Pe lângă modulele financiare și contabile, aici sunt implicate module managementul logistic.

Sistemele informatice integrate, în funcție de scara țintă, pot fi medii sau mari. Acestea acoperă toate procesele de afaceri ale structurilor corporative, și anume interacțiunea cu furnizorii și clienții, producerea produsului final, fluxurile de materiale și finanțe, relații de personal, achiziții, depozitare și distribuție, punerea în aplicare a proiectelor și multe altele.

Piața modernă a sistemelor ERP

Toate produsele software prezentate pe piața internă pot fi împărțite în două categorii principale: ruse și importate. Diferențele dintre ele nu sunt doar în locul creației, ci și în funcționalitate.

Dezvoltările puternice occidentale servesc drept standarde pentru sistemele de clasă ERP. Cele mai bune exemple de astfel de produse sunt produsele SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Toate acestea pot fi folosite pe obiecte țintă de orice nivel, inclusiv pe cele foarte mari. Cu toate acestea, utilizarea lor de către companiile rusești poate fi adesea dificilă din cauza apariției posibile a următoarelor probleme:

• Indisponibilitatea întreprinderilor de a reorganiza serios procesele de afaceri existente. Scara acestor modificări este dificil de exagerat. Procesele de afaceri ale sistemelor de management al întreprinderilor străine sunt fundamental diferite de cele utilizate în țara noastră.
• Număr insuficient de specialiști capabili să implementeze proiectul de introducere a unui sistem de import ERP în Rusia cu un nivel adecvat de calitate.
• Costul ridicat al utilizării unor astfel de soluții.

În ciuda decalajului general din spatele omologilor occidentali, dezvoltările moderne ale Rusiei își măresc treptat funcționalitatea. Ele sunt pe deplin adaptate la activitatea întreprinderilor autohtone. Și poate fi pus în aplicare cu succes, în cazul în care într-un caz particular nu are nevoie de o gamă largă de procese de afaceri, și trebuie doar să se stabilească contabilitate pentru unele activități cu ajutorul sistemului ERP-. Exemple de evoluții interne avansate sunt produse ale companiilor 1C și "Galaxy".

Privind spre viitor - ERP II

Conceptul ERP II, care a apărut cu ceva timp în urmă, a fost rezultatul îmbunătățirii metodologiei ERP. Planificarea și gestionarea resurselor întreprinderii rămân aici printre sarcinile principale. Cu toate acestea, dezvoltarea rapidă a internetului, care a inițiat nașterea unei noi metodologii, și-a lăsat amprenta, făcând ca afacerile tradiționale să fie parțial electronice. ERP II este o combinație a unui sistem clasic de management al întreprinderii cu soluții specifice pentru comerțul în rețea.

Acum a devenit extrem de important să interacționezi cu partenerii dvs. prin rețea. Există două direcții importante pentru aceasta: managementul lanțului de distribuție și relațiile cu clienții. Informațiile intrafirmate încetează să mai fie așa, părăsesc mediul extern și devin baza pentru cooperarea cu alte entități de afaceri. Un nou concept în acest caz este formulat ca managementul resurselor și relațiilor externe ale întreprinderii. Pe lângă reorientarea ideologică, sistemele ERP II au propriile caracteristici tehnologice.

Rezolvarea problemei alegerii unui sistem

Alegerea software-ului acestui nivel este un proces foarte responsabil. O decizie incorectă pe această temă, în special pentru proiectele de mari dimensiuni, poate duce la costuri considerabile de timp și bani, în absența rezultatului așteptat.

Implementarea efectivă a unui sistem la scară largă, care, de exemplu, trebuie să asigure gestionarea eficientă a producției în prezent, fără a nu necesita o de proces de afaceri reingineria. Este important să nu se permită o situație în care, la finalizarea procedurii de implementare a programului, să se colecteze date neutilizate sau să nu se rezolve sarcinile necesare. Din acest motiv, este mai bine pentru implementarea proiectului invitați o echipă de experți pentru a-și demonstra valoarea în această afacere.

Există o serie de criterii pe baza cărora echipa de proiect, în acord cu administrația companiei țintă, poate lua o decizie optimă și eficientă din punct de vedere al costurilor cu privire la alegerea produsului software:

• Corespondența capacităților tehnice și funcționale ale sistemului cu obiectivele principale ale întreprinderii.
• Costul total al proprietății trebuie să se încadreze în bugetul alocat pentru aceste scopuri. În plus față de costul achiziționării sistemului, acestea includ costurile operaționale și alte tipuri de costuri indirecte.
• Punerea în aplicare a informațiilor sistem ERP clasă trebuie să îndeplinească toate cerințele tehnice recunoscute și, prin urmare, să fie scalabile, fiabile, rezistente la posibile defecțiuni, au protecție anti-virus si anti-hacking.
• Furnizorul trebuie să beneficieze de întreținerea ulterioară și de suportul software-ului instalat.

Procesul de implementare a sistemelor de clasă ERP

Introducerea sistemelor ERP la întreprinderi însoțește punerea în aplicare a acelorași strategii. Această procedură, în funcție de amploarea țintei, de obicei durează de la câteva săptămâni până la câțiva ani. Implementați organizația o poate face singură sau poate folosi ajutorul unor companii specializate. Putem distinge principalele etape ale acestui proces:

1. Organizația primară. Aici este necesar să se determine obiectivele strategice, obiectivele și să se indice efectul așteptat al implementării pentru o anumită organizație. Pe baza acestor date va fi posibilă elaborarea unui plan tehnic pentru proiect.
2. Dezvoltarea proiectului. În această etapă are loc analiza activităților curente ale organizației: strategii pentru promovarea acesteia, procese de afaceri. Pe baza rezultatelor sale, se construiește un model al sistemului, iar planul relevant este adăugat planului de lucru.
3. Executarea proiectului. Deoarece regulile proceselor de afaceri sunt dictate de sistemul ERP implementat, acestea sunt transformate în conformitate cu cerințele unificate. Dacă este necesar, se realizează elaborarea formularelor de raportare și a algoritmilor de transfer de date din programele contabile utilizate anterior. Dacă eșecul funcțiilor sistemului pentru obiect este detectat în etapele anterioare, acesta este modificat. În concluzie, utilizatorii sunt instruiți și pretestați.
4. Punerea în funcțiune. În procesul de utilizare, există o detectare și eliminare a posibilelor erori și defecțiuni.

Sistemul de management al clasei ERP astăzi nu este doar o copie a software-ului scump instalat pe toate computerele din cadrul organizației, ci și principala forță motrice a strategiei de afaceri pe termen lung. Alegerea ar trebui să se bazeze pe nevoile și capacitățile existente ale obiectivului. Succesul întregii afaceri depinde de corectitudinea deciziei luate și de măsurile care trebuie luate ulterior.