Unificarea și standardizarea documentelor. Dezvoltarea standardizării și standardizării documentelor

Progresul științific și tehnologic și apariția multor forme de proprietate au dus la extinderea relațiilor comerciale, economice și socio-culturale. Procesele puternic intensificate din societate au afectat creșterea volumelor de fluxuri de informații necesare funcționării depline a legăturilor de management.

Pentru ce este unificarea documentelor?

Indiferent de domeniul de aplicare și domeniu: dacă activitatea publică sau industrie, educație sau de îngrijire a sănătății - unificarea mână și standardizarea documentelor se estompeze treptat în fundal. De la începutul secolului trecut prin prelucrarea datelor codifice le-a trecut treptat de la mână la metoda mecanizata, și în continuare - la automate.

Astfel, sa realizat raționalizarea managementului documentelor. În acest stadiu sa născut conceptul de "standardizare și standardizare a documentelor". Cu toate acestea, în toate etapele de gestionare a documentelor și de prelucrare a datelor, a apărut aceeași problemă. Este imposibil să se aducă automatizarea haosului, deoarece acest proces trebuie precedat de unificarea și standardizarea documentelor în general. Cu alte cuvinte, numai prin aranjarea hârtiilor se poate proceda la prelucrarea și utilizarea lor.

Obiectivele și obiectivele unificării

Momentele fundamentale în optimizarea activităților oficiale manageriale, economice și alte activități sunt unificarea și standardizarea documentelor. Explicați pe scurt acest concept poate fi ca aducerea fluxului de lucru într-o formă uniformă comună, un sistem uniform. Acest proces are un impact imens asupra compilării directe a oricărei documentații. Principiile standardizării iar unificarea documentelor este următoarea:

1. Tipărirea uniformă a formularelor.
2. Stabilirea acelorași cerințe pentru prelucrarea datelor care apar în timpul adoptării aceluiași tip de decizii de conducere.
3. Reducerea semnificativă a costurilor de natură diferită pentru compilarea și proiectarea materialelor.
4. Compatibilitatea mai multor baze de date uniforme, indiferent de industrie și activități.

Funcțiile circulației unice a documentelor

Trebuie să se înțeleagă că orice activități directe și să controleze o organizație, companie, tara, la urma urmei, este un sistem în care fiecare element devine una sau altă funcție. Printre acestea sunt generale (sau tipic) - cele care sunt inerente în activitatea oricărei instituții:,, funcții executive administrative de organizare de planificare, contabilitate, etc. Între timp, activitățile organizațiilor individuale au funcții specifice. De exemplu, sarcinile și obiectivele bazate pe implementarea activităților educaționale sunt caracteristice doar subiecților din acest domeniu.

Care este sistemul de documente

Unificarea și standardizarea documentelor de management este un sistem de materiale, format pe baza relației lor cu:

• semne de apariție;
• destinație;
• industrie;
• tip;
• cerințe de compilare.

Care sunt documentele din sistemul unificat

Documentația sistemului poate fi utilizată în general și în funcție de industrie. În ceea ce privește primul tip, nu ar trebui să existe întrebări aici. Sistemele de sucursale poartă circulația documentelor, reflectând specificitatea activității întreprinderii sau a organizației. De exemplu, standardizarea și unificarea documentelor vamale va conține materiale care reglementează procedurile de verificare și transmitere a frontierei de stat a mărfurilor exportate, importate.

Măsura în care materialele sunt interconectate și modul în care documentele ambelor sisteme - funcționale și sectoriale - se raportează unul la celălalt depind de mai mulți factori. În special, importanța acestora este predeterminată de natura activității unei organizații. În plus, unificarea și standardizarea documentelor de management nu implică întotdeauna crearea de dispoziții privind activitățile organizatorice, executive sau administrative. Între timp, planul de documentare și de organizare administrativă, care conține punctele de control de bază, gestionarea, colaborarea și controlul activității organelor de stat, întreprinderilor, departamente și funcționari, bazate pe industrie și structuri funcționale.

Etapele de bază ale unificării și standardizării

Probleme de standardizare și armonizare a documentelor comerciale apar adesea din cauza întârzierilor în alocarea blocurilor de documentare organizatorice și administrative, că pentru astfel de sisteme este de ajutor legal. Efectuarea unei unificări în timp util în circulația documentelor unei întreprinderi comerciale implică:

1. În cadrul formularelor documentare uniforme se stabilește o nomenclatură adecvată.
2. Modelul general pentru construirea unui sistem de documente se bazează pe utilizarea unui model luat ca model.
3. O atenție deosebită este acordată regulilor de construcție sintactică a documentației.

Înainte de aceasta, standardizarea și standardizarea documente primare a luat în considerare toate cerințele pentru materiale în toate etapele de creare, umplere, procesare și economisire. Au fost luate în considerare capacitățile psiho-psihologice ale unei persoane, precum și parametrii dispozitivelor mecanice.

Caracteristicile creării de standarde

Trebuie remarcat faptul că rezultatul procesului de unificare a fost reducerea celor mai frecvent utilizate șabloane într-o singură formă juridică. Standardele elaborate pentru servicii, produse și activități au explicația lor la nivel legislativ federal. Conceptul de "unificare și standardizare a documentelor" în acest caz este determinat de activitatea statului în stabilirea normelor și a caracteristicilor pentru aplicarea repetată în mod voluntar.

Sarcina de a crea standarde este ordinea în sfera de producție și creșterea calităților competitive ale produselor, serviciilor sau lucrărilor. Standardizarea și unificarea documentelor de comerț exterior vizează, de asemenea, obținerea de informații și compatibilitate tehnică.

Probleme asociate cu unificarea documentației de comerț exterior

În plus, termenul "standard" înseamnă nu numai un document de conținut normativ. Legea definește în mod clar mecanismul aplicării voluntare neobligatorii. Standardele de stat au fost rapid înlocuite cu standardele naționale. După implementarea modificărilor cardinale, doar problemele de standardizare și unificare a documentelor de comerț exterior rămân aceleași.

Problema standardelor de stat care reglementează procesul de întocmire a documentației de însoțire pentru produsele exportate este deosebit de acută până în prezent. Conform sistemului unificat, adoptat prin Legea federală „Cu privire la reglementarea tehnică“ din data de 01.07.2003, prevederile care sunt prezente în ea, nu respectă în totalitate cerințele documentației standardizate, cu toate acestea, continuă să fie utilizate în masă astăzi.

Rolul standardului de stat în procesul de unificare și standardizare

Unificarea și standardizarea documentelor - calea standardului de stat al Rusiei. Orice clasificator rus din domeniul tehnic, economic, social dobândește forță juridică imediat după trecerea înregistrării de stat. Controlul asupra implementării tuturor cerințelor incluse în anumite acte este exercitat de Standardul de Stat al Rusiei și de alte organisme autorizate de stat în competența desemnată.

Principalele direcții de standardizare și standardizare a documentelor sunt stabilirea unor mostre uniforme, șabloane, formulare. Acestea pot fi standardele necesare pentru pregătirea documentelor, standardele pentru anumite tipuri de bunuri și sistemele standardizate de documentare. Ultimul este un sistem de materiale creat conform regulilor și cerințelor comune stabilite. Sistemul de documentare unificat conține, de regulă, informațiile necesare pentru îndeplinirea funcțiilor manageriale într-o anumită sferă de influență.

Sisteme de bază unificate și standardizate în Rusia

Până în prezent, printre sistemele unificate sunt:

• structura legată de documentația de natură organizațională și administrativă;
• un sistem care controlează fluxul de lucru într-o instituție bancară;
• unificarea și standardizarea documentelor contabile, precum și evidența contabilă și financiară în instituțiile din sectorul public;
• sfera documentelor statistice;
• un sistem de documentare care reglementează problemele de muncă;
• documente unificate pentru comerțul exterior.

În consecință, fiecare dintre sistemele de mai sus este însoțit de un standard de stat, elaborat de agențiile centrale care coordonează funcționarea într-un anumit domeniu de activitate. De exemplu, Ministerul Finanțelor din Rusia este responsabil pentru crearea de formulare pentru documentația bancară și contabilă. La rândul său, Rosarkhiv definește șabloane de documentație organizatorică și administrativă. Aceleasi autoritati sustin rechizite de documente. Unificarea și standardizarea acestora implică crearea unor forme de utilizare într-o anumită industrie.

Solicitări și forme de documente în procesul de standardizare

Necesitatea documentului este considerată a fi elementul său obligatoriu, fără de care este imposibilă trecerea procedurii de înregistrare oficială, înregistrarea materialului. Elementele necesare includ semnătura, ștampila, ștampila, data, textul etc. În mod natural, pentru fiecare tip de document oficial se utilizează un set separat de rechizite. În același timp, în fiecare sistem, unificarea se realizează prin crearea unei forme exemplare de documente pentru unul dintre sisteme. Pe baza acesteia, sunt dezvoltate cele mai adecvate cerințe ale tuturor documentelor incluse într-o anumită bază de date.

Formularul, așa cum sa menționat deja, este o formă șablon a documentului. Acest model de elaborare a unui document în sfera de aplicare stabilită ia în considerare formatul acestuia, dimensiunile marjelor și indenturilor, caracteristicile creării unui ochi structural și a principalelor cerințe.

Unificarea și standardizarea documentelor organizaționale și administrative facilitează utilizarea simplificată a formularelor în activitățile oricărei organizații, instituții, întreprinderi industriale și de producție. GOST-urile, care reglementează utilizarea unificării și standardizării documentației organizaționale și administrative, se aplică:

• Regulamentul;
• ordine și ordine;
• soluții;
• protocoale;
• acte;
• scrisori.

Scrisorile fixează deciziile cu privire la aspectele administrative și organizaționale, inclusiv gestionarea, coordonarea și furnizarea de activități:

• autoritățile de stat ale entităților constitutive ale Federației Ruse (lista subiectelor include regiuni autonome și republici, a căror legislație, împreună cu limba rusă, stabilește limba națională);
• întreprinderilor și asociațiilor, indiferent de forma de proprietate și de activitățile organizatorice și legale.

GOST stabilește nu numai compoziția detaliilor, dar cerințele pentru proiectarea și fabricarea, păstrarea, utilizarea și conservarea formelor prezente cu stema Federației Ruse și Stema de Stat a subiecților. Aplicația GOST este o reprezentare schematică a rechizitelor.