Procesul de afaceri: analiza proceselor de afaceri. Descriere, aplicare, rezultate

Orice antreprenor trebuie cel puțin indirect să știe ce este un proces de afaceri. Analiza proceselor de afaceri contribuie la reducerea costurilor, la creșterea profitabilității și, în cele din urmă, la creșterea profitului întreprinderii. În literatura economică, acest concept este întâlnit pentru prima dată în activitatea cercetătorilor din anii 80 ai secolului trecut. Atunci Statele Unite s-au gândit mai întâi la faptul că eficacitatea întregii producții depinde de un set de acțiuni interdependente, numite procese de afaceri.

defini

Procesul de afaceri este un concept complex. Dezvoltarea afacerilor este extrem de dependentă de operațiunile, procedurile și acțiunile interdependente. Nu vă puteți imagina o instalație fără furnizarea de materii prime, prelucrarea acesteia, lucrători pentru mașini-unelte și contabili. O întreprindere este un sistem închis care funcționează ca un organism integral. Și pentru a se asigura că totul funcționează corect fără întârzieri și întârzieri, este necesar creierul principal - un manager experimentat care va efectua analiza și va monitoriza coerența acțiunilor tuturor proceselor de afaceri.

Dacă priviți din punct de vedere economic, interconectarea tuturor măsurilor posibile, în timpul cărora procesarea resurselor externe în produsul final pentru consumator se numește proces de afaceri. Analiza proceselor de afaceri este evaluarea eficacității unei acțiuni, a unei operațiuni sau a unui eveniment special legate de producție.

Pentru ce sunt?

Este destul de ușor să descrii procesele de afaceri. Dar cea mai mare problemă a realității este că în orice întreprindere din țara noastră este rareori posibil să găsim o persoană care este cu adevărat interesată să sporească eficacitatea diferitelor procesele de producție. întreprinderi mici și mijlocii pentru o lungă perioadă de timp încercând să folosească metode învechite pentru a reduce costurile, în timp ce în Occident au înțeles de mult că succesul cazului depinde de managerul angajat competent, care este interesat în obținerea celor mai bune rezultate din activitatea lor.

Crearea proceselor de afaceri oferă o înțelegere clară a cine este responsabil pentru ce etapă, ce poziție ocupă și ce ar trebui să facă. Această structurare face ca schema de producție să fie transparentă și ușurează gestionarea acesteia. la jumătatea distanței arbore de goluri pentru angajați, este posibil să se sporească motivația acestora, demonstrând că munca lor vizează obiective comune. În plus, organizarea afacerilor în acest fel va ajuta la identificarea costurilor suplimentare ale resurselor financiare și de timp.

Cum se creează

Indiferent dacă o afacere mare sau mică, abordarea pentru a crea un plan detaliat este una. Să luăm în considerare un exemplu concret. Există o firmă de vânzare canapele. Schema proceselor de afaceri este similară cu un copac. Pe ramurile principale sunt plasate principalele funcții, care se extind pe cele mai mici. Deci, care sunt principalele etape ale procesului de afaceri pentru un comerciant cu amănuntul?

1. Achiziționarea de bunuri. Acesta este primul proces de afaceri central. Ce fel de sub-etape are el?

• Analiza furnizorilor.
• Elaborarea contractelor cu fabricile de producție.
• Întocmirea de contracte cu companiile de transport.

2. Scaune de canapele. În această etapă, există astfel de momente:

• Selectarea unei camere.
• Construcția sau închirierea unei încăperi.
• Crearea condițiilor pentru vânzări.

3. Procesul de vânzare.

• Recrutarea personalului.
• Achiziționarea de case de marcat.
• Crearea unei atmosfere și design pentru vânzări.

4. Marketing și publicitate.

• Plasarea unei panouri.
• Crearea cărților de vizită, broșuri, broșuri, cataloage etc.
• Plasarea anunțurilor.

Lista poate fi lungă. Este important să înțelegem cum se creează procese de afaceri. Și mai mult vom face niște reguli de aur că organizația de afaceri a avut succes.

Regula numărul 1

O persoană specifică este responsabilă pentru fiecare fază de afaceri dedicată. Implicați-i în crearea schemelor. Aceasta va oferi o oportunitate de a înțelege procesul în detaliu, de a interesa angajații și de a-și spori motivația în vederea atingerii obiectivelor comune. Acest lucru este deosebit de important în primele etape ale înființării întreprinderii. Începerea unei afaceri este întotdeauna legată de dificultăți enorme, iar stabilirea în timp util a obiectivelor pentru anumite etape va oferi un plan mai detaliat de acțiune.

Regula 2

Utilizați programe automatizate și vizualizați schemele dvs. Până în prezent, există multe programe gata făcute pentru a structura informațiile. Întreprinderile mici și mijlocii le folosesc peste tot.

Dacă lucrați într-un grup, luați o consiliu sau bucăți de hârtie pentru a scrie totul și, în timpul gândurilor, trageți un copac al proceselor voastre. Începeți cu operațiuni mari, pictați-le pe cele mai mici. Pentru întreprinderile mari, crearea de procese de afaceri este o lucrare imensă și dureroasă, care necesită concentrarea și coerența maximă a acțiunilor tuturor angajaților.

Regula 3

Formularea proceselor de afaceri se concentrează pe strategia companiei, nu pe structura organizațională. Aceeași funcție poate depăși departamentele stabilite. De exemplu, atunci când livrați bunuri de la un furnizor, puteți lua în considerare granița procesului de afaceri până când bunurile vor ieși din afacerea în sine, adică atunci când sunt plasate pe rafturi și sunt disponibile consumatorului. În acest proces, participă la mai multe departamente, parte a structurii organizaționale.

Regula 4

Nu detaliați planul. Dacă sistemul este supraîncărcat cu informații excesive, acest lucru va duce la o confuzie generală și la un volum mare de muncă pentru personalul responsabil. Dacă intenționați să faceți modificări într-un anumit segment, această parte ar trebui să fie detaliată, iar toate celelalte ar trebui să fie luate în considerare doar superficial, fără a căuta detalii. Eficiența proceselor de afaceri servil Legea Pareto "20 de 80", atunci când 20% din descrierile detaliate vor aduce 80% din succesul întregii operațiuni.

Regula numărul 5

Nu vă temeți de adevăr și construiți o schemă bazată pe ceea ce este de fapt. Foarte des apare această situație. Directorul-șef îi întreabă subordonații despre departamentele lor, cu scopul de a construi o diagramă a proceselor de afaceri. Ei încearcă și spun cum se descurcă bine. Deși în realitate situația reală este departe de a fi ideală. Dar, pe baza datelor false, va fi construită o schemă incorectă, după care vor fi luate decizii ineficiente și toate lucrările vor deveni risipite.

Nu confunda conceptul de "așa cum este", "cum ar trebui să fie" și "cum vreau să fie". Oricât de rău ar putea fi, procesele de afaceri sunt proiectate tocmai pentru a îmbunătăți această condiție. Prin urmare, este necesar să se descrie numai situația reală.

Automatizarea proceselor de afaceri

Este foarte dificil să monitorizați toate evenimentele care au loc în interiorul companiei, mai ales dacă se referă la mari corporații și sindicate. O afacere mare este dificil de imaginat fără un întreg sistem de programe automate care vă permit să analizați datele primite pentru luarea deciziilor. Prin urmare, astăzi este foarte des o chestiune de automatizare a proceselor de afaceri.

În practică, acest lucru înseamnă că există un program special de calculator care procesează toate tipurile de fluxuri de informații care susțin procesul de afaceri. Analiza proceselor de afaceri are loc într-un mod autonom, iar persoana se familiarizează doar cu rezultatele primite și face o concluzie corespunzătoare.

Alegerea metodei de analiză

Confruntându-se cu întrebarea cum să descrie mai bine procesele de afaceri ale unui mod automat, antreprenorul intern va găsi un număr de opțiuni care sunt optimizate pentru piața rusă mici. Aproape tot software-ul propus a fost creat pentru companiile occidentale cu experiență optimizarea producției. Dar, după analizarea unor date, am creat o listă proprie de programe care ne ajută să implementăm procesul de afaceri.

1. BEST-5 "Afacerea mea" este un software care utilizează adesea întreprinderi mici și mijlocii. Programul este disponibil pentru orice computer și este foarte ușor de utilizat. Avantajul său este că poate analiza cantități mici de date de la o întreprindere mică.
2. Corporate Modeler. Este adesea folosit în întreprinderile moderne, în principal pentru că este ieftin. Este ușor să începeți o afacere cu acest program, deoarece este foarte convenabil să creați diagrame de procese de afaceri, dar analiza nu este aproape efectuată.
3. iGrafx Enterprise Central. Foarte bună dezvoltare canadiană. Este capabil nu numai să recunoască și să compună planuri de afaceri, ci și să analizeze cu succes matricea datelor de intrare. În țara noastră există o distribuție foarte redusă, deși produsul este foarte decent.
4. Business Studio. Cea mai faimoasă dezvoltare rusă. Este integrat cu alte produse MS Office (Word, Excel, Visio). Pentru un antreprenor intern, aceasta este alegerea optimă pentru raportul preț-rezultat. Analiza excelentă a procesului de afaceri. Producția poate fi optimizată cu succes datorită rezultatelor obținute pe baza programului.

Tehnologia construirii proceselor de afaceri

Cel mai adesea astăzi există o integrare a metodei automate și manuale de construire a schemei "Business Process". Analiza proceselor de afaceri în acest caz se realizează în două etape: prima folosire a rezultatelor obținute pe computer, a doua - manuală de către manager.

Să luăm în considerare două abordări de bază pentru construirea de grafice și scheme. În acest caz, tehnologia proceselor de afaceri va fi construită folosind astfel de metode:

1. DFD (Diagrama fluxului de date).
2. DCA (Diagrama fluxului de lucru).

Prima metodă DFD implică desenarea unei diagrame a fluxurilor de date. Acestea includ: activitatea detaliată a procesului, personalul responsabil, documentația necesară. O astfel de construcție oferă o imagine completă a activităților firmei, a datelor de intrare și de ieșire din jur, a tuturor elementelor procesul de producție și legăturile dintre ele. Această abordare vă permite să identificați procesele de afaceri gratuite (inutile) care reduc eficacitatea rezultatului și pot fi optimizate în diverse moduri.

WFD - Diagrame de flux de lucru care descriu procesele de afaceri la nivel inferior. Dezvoltarea afacerilor se poate schimba semnificativ dacă cunoașteți nu numai ierarhia verticală a acțiunilor, ci și ierarhia orizontală. Ce înseamnă asta?

Dacă te uiți la ea, diagramele WFD sunt o grilă a cadrelor de timp, fiecare grafic din care este responsabil pentru un anumit proces. Să presupunem că livrarea mărfurilor durează două zile - programul marchează începutul și sfârșitul procesului. Apoi vine evenimentul de plasare a mărfurilor în podeaua de tranzacționare, iar acest proces va începe numai după terminarea livrării. Datele sunt reprezentate grafic pe grafic. Evenimentele, operațiile și acțiunile pot fi interconectate dacă sunt executate în același timp. Este convenabil să începeți dezvoltarea afacerii într-un stadiu incipient în acest fel, stabilind cât timp este nevoie de o plină ciclu de producție.

constatări

Pentru o întreprindere mică sau mare, nouă sau veche, aveți nevoie de o înțelegere a ceea ce este un proces de afaceri. În orice etapă a ciclului de viață al companiei, optimizarea producției poate afecta în mod semnificativ dezvoltarea ulterioară. La urma urmei, obiectivul principal al existenței oricărei organizații de astăzi este satisfacerea nevoilor consumatorului. Și dacă clientul este mulțumit, el va face un profit. Relația este direct proporțională. Cu cât este mai mare nivelul satisfacției clienților, cu atât este mai mare profitul firmei. Și acest lucru se poate realiza numai prin analizarea și schimbarea ulterioară a procesului în cadrul întreprinderii.