Tipuri de nomenclatură a cazurilor, caracteristicile și scopul acestora

Organizarea fluxului de lucru efectiv la întreprindere este imposibilă fără crearea condițiilor adecvate pentru aceasta. Unul dintre ei nomenclatorul cazurilor în formă electronică

Nomenclatorul cazurilor: concept, tipuri, conținut, semnificație

Înainte de a descrie ordinea creației, este necesar să înțelegem terminologia. Tipuri de nomenclatură de cazuri reprezintă categoriile de liste sistematizate ale numelor seturilor de documente elaborate în forma stabilită, formate la întreprindere în cursul activității sale, indicând perioadele de stocare. Ele sunt necesare pentru căutarea promptă a actelor necesare. Calitatea nomenclatorului va depinde de viteza de lucru cu hârtiile. Listele sunt utilizate pentru distribuirea și gruparea documentelor implementate în foldere, consolidarea indexării, stabilirea perioadelor de stocare. Ele oferă crearea de fișiere de referință și servesc drept sursă de informații contabile. În practică, așa tipuri de nomenclatură de cazuri, ca tipic, aproximativ, individual. Întreprinderea este obligată să elaboreze independent lista, luând în considerare specificul activităților sale.

cerinţe

luând în considerare tipurile de nomenclatură a cazurilor, caracteristicile și scopul acestora, actele normative definesc regulile utilizate în compilarea lor. La formarea listelor, ar trebui:

1. Respectați unitatea abordărilor organizării contabilității, descrierii, sistematizării, căutării și stocării documentației.
2. Utilizați indexarea. Acesta prevede introducerea de modificări, corecții și completări la secțiunile relevante ale listelor.
3. Controlați stabilitatea indicilor.

Caracteristici generale

Luați în considerare pe scurt numirea și tipurile de nomenclatură a cazurilor, menționate mai sus. Listele individuale sunt create pentru o anumită organizație. Acestea reflectă documentația utilizată în activitățile sale zilnice. Într-o industrie, de regulă, întreprinderile care utilizează același tip de acte sunt implicate. Pentru unificarea și gruparea lor se folosesc exemple și tipicee nomenclatorul afacerilor. Acestea din urmă au un caracter recomandator. model tipuri de nomenclatură cazurile sunt obligatorii. De obicei, acestea stabilesc o indexare unică pentru întreprinderile din întreaga industrie (sistem). Nomenclatoarele tipice și exemplice sunt compilate de organizații de nivel superior. Acestea reprezintă baza pentru formarea listelor individuale pentru anumite întreprinderi. Ele, la rândul lor, sunt supuse unui acord cu structurile superioare. Tipuri de nomenclatură a cazurilor și designul lor sunt în competența unor specialiști calificați. Aceștia sunt implicați în elaborarea listelor și organizarea lucrărilor cu ei. Nomenclatoarele formate trebuie să fie coordonate cu biroul și arhiva întreprinderii.

Punct important

Nomenclatorul cazurilor trebuie să fie prezent la fiecare întreprindere, indiferent de existența unui model sau a unei liste orientative. Pentru organizație, elaborarea unui document compozit este considerată optimă. Include toate tipuri de nomenclatură de cazuri diviziuni. Lista consolidată este coordonată cu arhiva corespunzătoare. După aprobarea de către șef, extractele departamentului sunt trimise la unitățile structurale pentru a fi utilizate în lucrare.

Specificitatea compilării

Pentru angajații care dezvoltă listele, este important să știm nu numai ce, ce fel de nomenclatură de cazuri există, dar și compoziția, numărul de documente utilizate în întreprindere. În activitatea lor, specialiștii folosesc regulamentele de organizare, liste de acte, planuri de personal, clasificatori, inventare, carduri de referință etc., actuale și de anul trecut. Schema de clasificare a nomenclaturii va depinde în primul rând de structura întreprinderii. O mare importanță sunt funcțiile pe care organizația le implementează. În acest sens, atât diviziunile interne cât și sarcinile de gestionare pot servi ca categorii de clasificare.

Tipuri de documente

Nomenclatorul cazurilor ar trebui să conțină toate actele care reflectă activitățile întreprinderii. Documentele utilizate de asociațiile obștești sunt incluse în listele organizației în care au fost înființate. În nomenclatură pot exista cazuri incomplete care provin de la o întreprindere terță parte pentru soluție, carduri de referință. Edițiile tipărite nu sunt incluse în listă. În special, acestea includ colecții de rezoluții, buletine, cărți de referință, jurnale abstracte, broșuri, indici și așa mai departe. Alfabetele și alte materiale auxiliare nu sunt incluse în nomenclatură, care nu reflectă principalele direcții ale activității organizației.

Ordinea generală

Textul nomenclatorului cazurilor este formalizat sub forma lista secțiunilor și subsecțiunilor schemei de clasificare. În acest caz, sunt indicate titlurile complexelor de documente. Informațiile necesare din documente sunt înregistrate sub formă de declarații. Ulterior, ele sunt utilizate în formarea nomenclaturii de proiect. Lista poate arăta ca o masă. De exemplu:

Nomenclatorul cazurilor din școala corecțională de 8 tipuri

Definiția textului pentru titluri

Ea se efectuează în conformitate cu regulile stabilite. În special, acestea trebuie:

1. Într-o formă generalizată, reflectă în mod clar conținutul cazului, compoziția documentelor plasate în el, specia și identitatea funcțională.
2. Includeți elementele obligatorii, aflate într-o secvență clară:

• Tipul sau numele subtipului. Poate fi corespondență, jurnal, ordine, protocoale și așa mai departe.
• Numele organizației / unității structurale. Aici veți găsi informații despre dezvoltator / autor al documentului.
• Se adresează numele întreprinderii căreia îi sunt trimise actele care trebuie trimise către sau de la care urmează să fie adresată.
• Scurtă descriere a documentelor.
• Numele teritoriului cu care este legat conținutul actelor.
• Perioada (data) la care face parte documentația plasată în cauză. Aici puteți găsi informații despre prezența copiilor.

Acționează într-o singură problemă

La formularea rubricilor cazurilor în care sunt prezente astfel de lucrări, dacă nu sunt conectate printr-o secvență de execuție, se utilizează cuvântul "documente", iar în final (în paranteze) sunt indicate tipurile lor principale. Acestea pot fi rapoarte, planuri etc. Formularea, de exemplu, poate fi: "Documente privind organizarea de seminarii privind activitatea de arhivă la întreprindere (listele de publicații educaționale și metodice recomandate, liste)".

corespondență

Titlurile cazurilor în care este conținută includ termenul corespunzător. După cuvântul "corespondență" indicați, în ce problemă și cu cine a fost condusă. În titlul de cazuri în care există scrisori de la corespondenți omogeni, numele lor nu sunt date. În schimb, indicați speciile lor comune. Formularea, de exemplu, ar putea fi: "Corespondența cu ramurile organizației cu privire la problemele de raportare și planificare anuală". Dacă în cazul respectiv există scrisori de la diferiți corespondenți, aceștia nu sunt enumerați. În acest caz, trebuie indicat doar obiectul comunicării. De exemplu: "Corespondența pe probleme legate de adaptarea personalului". Numele unui anumit corespondent este indicat numai atunci când cazul conține scrisori numai pentru el și pentru el.

Documente referitoare la anumite localități

Dacă se formează astfel de acte, atunci numele unităților administrativ-teritoriale respective sunt indicate în titluri. Ar trebui luate în considerare un număr de nuanțe:

1. Dacă conținutul setului de documente se referă la mai multe zone omogene, atunci numele lor specifice nu sunt enumerate. În acest caz, numele lor de tip comun este dat. Formularea poate fi: "Documente privind organizarea interacțiunii dintre șefii Ministerului Afacerilor Externe privind combaterea terorismului".
2. Dacă conținutul se referă la o unitate administrativ-teritorială, numele său este indicat în titlu.

în plus

În rubricile cazurilor în care sunt incluse documentele de planificare / raportare, sunt indicate datele privind perioada pentru care sunt întocmite. Acesta poate fi un sfert, un an, jumătate de an. În rubricile de cazuri utilizate pentru sinteza documentelor omogene, titlul acestuia este indicat în plural. De exemplu: "Comenzi pentru promovarea angajaților organizației".

Crearea de volume

În cazurile în care se presupune că acest caz va fi format din mai multe părți (de exemplu, cu o cantitate semnificativă de documentație), este formulată prima rubrică generală și apoi (dacă este cazul) numele părților sale. Acestea din urmă au o funcție de rafinare. De exemplu: "Note de service pentru anul 2015", "Volumul 1. Note de serviciu pentru prima jumătate a anului 2015". În cursul formării și înregistrării complexelor de documente, pot fi specificate rubricile. În același timp, este interzisă includerea în acestea a unor texte simplificate și nespecifice. În special, utilizarea unor cuvinte precum "diverse", "corespondență generală" și așa mai departe nu este permisă. Se recomandă evitarea utilizării unor întoarceri complexe și a cuvintelor introductive.

raționalizarea

Acesta poate fi implementat în două moduri:

1. În procesul de formare a nomenclatorului întregii organizații, rubricile privind cazurile, inclusiv actele organizatorice și administrative, se termină la începutul listei. În plus, în ordinea descrescătoare a importanței, sunt indicate numele altor categorii (contractare, planificare și raportare etc.). Consolidarea cazurilor în structura secțiunilor, precum și atribuirea acestora din urmă, se efectuează luând în considerare speciile și interdependența funcțională a actelor din cadrul acestora.
2. La întocmirea listei consolidate, numele diviziilor vor fi numele diviziunilor, pe baza schemelor de clasificare din care sunt întocmite. Numele sunt în conformitate cu tabelul de personal.

Determinarea calendarului

Stabilirea preliminară a perioadelor este necesară pentru a asigura organizarea unei monitorizări periodice a respectării acestora, corectarea în timp util a regimurilor de depozitare. De exemplu, perioada poate trece de la temporar la permanent, dacă există motive pentru a face acest lucru. Stabilirea perioadelor se efectuează în conformitate cu informațiile din lista standard (departamentală) a documentelor care sunt create în timpul funcționării întreprinderii. Dacă nu există o astfel de listă, se utilizează o nomenclatură aproximativă / tip. Determinarea perioadelor de depozitare se poate face, de asemenea, în acord cu organele abilitate ale Arhivei Federale.

Atribuirea de indici

Ea se realizează pentru identificarea promptă și inconfundabilă a cazurilor, precum și a documentelor incluse în acestea. Indicele este un simbol, realizat cu ajutorul cifrelor arabe. Acesta poate include codul departamentului cu adăugarea numărului de ordine al cazului relevant (printr-o cratimă). De exemplu, departamentul contabil are codul 05. Raportul anual este documentul care deschide secțiunea. Prin urmare, în cazul care conține acest act, ca parte integrantă a listei consolidate, indicele 05-01 este atribuit.