Baza de date în Excel: caracteristici ale creației, exemple și recomandări

Excel este un instrument puternic care combină funcțiile cele mai utile și utile pentru utilizatori. Acestea includ grafice, tabele, diagrame, contabilitate, calcul, calcule ale diferitelor funcții și așa mai departe. Din acest articol învățăm, cum să creați o bază de date în Excel, pentru care este nevoie, și ce sfat ne va ajuta să o facem mai ușor să lucreze cu ea.

Ce este o bază de date?

Aceasta este o structură specială care conține și stochează materiale informative în diverse scopuri. În termeni simpli, acesta este un set de informații organizate și distribuite. Câți oameni studiază în clasă, caracteristicile lor, datele de naștere și cartea de raport - toate acestea împreună reprezintă o bază de date. Este nevoie de pretutindeni - în întreprinderile industriale și tehnice, în instituțiile educaționale și medicale, în agențiile de aplicare a legii și chiar în unitățile de catering. La urma urmei, lista de feluri de mâncare, rețetele lor cu conținut caloric, precum și descrierea este, de asemenea, un container de date.

Aici am dat seama. Acum trebuie să aflați ce este baza de date în Excel și cum să o creați.

creare depozit de date în Excel

Baza creată de noi va fi simplă și fără nici o barieră. Containerele cu date reale sunt destul de greoaie și reprezintă un sistem de informare mare cu un "nucleu" intern, care constă din mai multe linii de cod și scrise de un specialist.

Lucrarea noastră va fi o singură masă, în care vor fi toate informațiile necesare. Înainte de a începe să abordați problema modului de a crea o bază de date în Excel, trebuie să învățați termenii specifici utilizați atunci când interacționați cu el.

Liniile orizontale din marcajul paginii Excel sunt denumite în mod obișnuit înregistrări și coloane verticale după câmpuri. Puteți începe munca. Deschideți programul și creați o carte nouă. Apoi, în primul rând, trebuie să scrieți numele câmpurilor.

Funcții de formatare a celulelor

Este util să învățați cum să formatați corect conținutul unei celule. Dacă baza dvs. de date din Excel conține sumele monetare, atunci este mai bine să specificați un format numeric în câmpurile corespunzătoare, unde vor apărea două cifre după virgulă. Și dacă undeva există o dată, atunci ar trebui să selectați acest loc și, de asemenea, să setați formatul adecvat pentru acesta. Astfel, toate datele dvs. vor fi procesate corect și fără erori. Toate operațiile cu câmpuri de program goale se fac prin meniul contextual "Formatul celulelor".

De asemenea, este importantă și cea corespunzătoare proiectarea proiectului. Foaia pe care se află proiectul trebuie să fie semnată pentru a evita confuzia. Pentru ca sistemul să facă distincția între conținutul simplu și titlurile și semnăturile, acesta trebuie să fie italicizat, subliniat sau îndrăgit, în timp ce își amintește să plaseze numele în câmpuri separate, unificate. Merită să faceți acest lucru pentru posibilitatea utilizării unor instrumente cum ar fi formatul auto și filtrarea automată.

Ce este AutoForm în Excel și de ce este necesar?

Crearea unei baze de date în Excel - ocupația este dificilă și dureroasă. Pentru a ajuta utilizatorul să-și ușureze activitatea, programul îi poate oferi umplerea automată a celulelor cu informații predefinite. De exemplu, lățimea coloanei, înălțimea liniei, mărimea și tipul fontului, culoarea câmpului etc. - toate pot face printr-un singur clic o formă automată, dacă sunt configurate corespunzător. Convenabil, nu?

Fixarea "anteturilor" bazei de date

În plus, nu uitați de fixarea primei linii. În Excel 2007, puteți face acest lucru după cum urmează: accesați fila "Vizualizare", apoi selectați "Blocare zone", iar în meniul contextual faceți clic pe "Pinul liniei de sus". Acest lucru este necesar pentru a fixa "capacul" lucrării. Deoarece baza de date Excel poate fi suficient de mare, atunci când derulați în sus și în jos, informațiile principale vor fi pierdute - numele câmpurilor, ceea ce este incomod pentru utilizator.

După ce linia de sus este fixată, selectați primele trei linii din baza de date viitoare și adăugați marginile celulelor.

Continuarea lucrărilor la proiect

Pentru a continua să lucrați, trebuie să veniți cu informațiile de bază pe care baza de date le va conține în Excel. Un exemplu este dat mai jos.

Să presupunem că vrem să creăm o bază de date cu fonduri colectate de la părinți în fondul școlar. Valoarea sumei este nelimitată și individuală pentru fiecare persoană. Să fie 25 de copii în clasă, deci va exista un număr corespunzător de părinți. Pentru a nu strânge o bază de date cu un număr mare de înregistrări, merită să faceți liste de drop-down care să ascundă informații inutile și, când este nevoie din nou, să le ofere din nou ajutor.

Cum creez listele drop-down?

Copiem numele câmpurilor și le transferăm într-o foaie goală, care, de asemenea, trebuie apelată pentru conveniență. Să fie, de exemplu, "Părinții". După ce datele sunt copiate, sub ele scrieți toate informațiile necesare în celulele goale.

Pentru ca baza de date MS Excel să ofere posibilitatea de a selecta date din lista derulantă, trebuie să creați o formulă specială. Pentru a face acest lucru, trebuie să atribuiți o gamă de valori, nume, tuturor informațiilor despre părinți. Trecem la pagina unde sunt scrise toate datele sub numele "Părinți" și deschidem o fereastră specială pentru crearea numelui. De exemplu, în Excel 2007, puteți face acest lucru făcând clic pe "Formule" și făcând clic pe "Alocați nume". În câmpul numelui vom scrie: FIO_delater_selection. Dar ce să scrieți în câmpul de valori? Aici totul este mult mai complicat.

Intervalul de valori în Excel

Există mai multe tipuri de intervale de valori. Gama cu care lucrăm se numește dinamic. Aceasta înseamnă că toate celulele numite din baza de date își pot schimba limitele. Schimbarea lor are loc în funcție de numărul de valori într-un anumit interval.

Pentru a obține un interval dinamic, trebuie să utilizați formula OFFSET. Aceasta, indiferent de modul în care au fost furnizate argumentele, returnează o referință la datele originale. În lista drop-down, care va rezulta ca urmare, nu ar trebui să existe valori nula. Cu acest lucru se comporta perfect gama dinamică. Acesta este dat de două coordonate de celule: partea de sus stânga și dreapta de jos, ca pe o diagonală. Prin urmare, trebuie să acordați atenție locului unde începe tabelul dvs. sau mai degrabă coordonatele celulei din stânga sus. Lasati placa sa inceapa la A5. Această valoare este celula din stânga sus a intervalului. Acum, când se găsește primul element care trebuie găsit, să trecem la cel de-al doilea element.

Celula inferioară din dreapta este definită de argumente precum lățimea și înălțimea. Valoarea ultimului va fi 1, iar prima va calcula formula СЧЕТ3 (Părinți $ B $ 5: $ I $ 5).

Deci, în câmpul range write = OFFSET (Părinți $ A $ 5-0-0-COUNTRIES (Părinți! $ A: $ A) -1-1). Apăsați tasta OK. În toate intervalele ulterioare, litera A este schimbată în B, C și așa mai departe.

Lucrul cu baza de date în Excel este aproape complet. Reveniți la prima foaie și creați liste de tip drop-down pe celulele corespunzătoare. Pentru aceasta, faceți clic pe o celulă goală (de exemplu B3) aflată sub câmpul "Nume părinte". Vor exista informații de intrare. În fereastra "Verificați valori de intrare" din fila numită "Parametri" scrieți "Sursă" = FIR_Prodiator_selection. În meniul "Tipul de date", selectați "Listă".

În mod similar, facem și restul câmpurilor, schimbând numele sursei la celulele corespunzătoare. Lucrați pe drop-down liste aproape finalizat. Apoi selectați cea de-a treia celulă și "o întindeți" de-a lungul întregii mese. Baza de date din Excel este aproape gata!

Baza de date

Designul frumos joacă, de asemenea, un rol semnificativ în crearea proiectului. Excel poate oferi o varietate de moduri de a crea o bază de date pentru a alege un utilizator. Numărul de scheme de culori este foarte bogat, trebuie doar să alegeți culoarea potrivită. În plus, nu este necesar să efectuați întreaga bază de date într-un singur stil, puteți picta o coloană în albastru, cealaltă în verde și așa mai departe.

Cum se transferă bază de date de la Excel la Access

Excel nu poate face decât o bază de date. Microsoft a lansat un alt produs care gestionează perfect această sarcină dificilă. Numele este Acces. Din moment ce acest program este mai adaptat pentru a crea o bază de date decât Excel, atunci lucrarea din ea va fi mai rapidă și mai convenabilă.

Dar cum obțin o bază de date de acces? Excel ține cont de această dorință a utilizatorului. Acest lucru se poate face în mai multe moduri:

• Puteți selecta toate informațiile conținute în foaia de lucru Excel, copiați-o și transferați-o într-un alt program. Pentru a face acest lucru, selectați datele pe care doriți să le copiați și faceți clic dreapta pe el. În meniul contextual, faceți clic pe Copiere. Apoi treceți la Access, selectați tab-ul "Table", grupul "Views" și faceți clic pe butonul "View" în siguranță. Selectați elementul "Mod tabelar" și introduceți informațiile făcând clic dreapta și selectând "Lipire".

• Puteți importa fișă de format .xls (.xlsx). Acces deschis prin închiderea programului Excel. În meniu, selectați comanda "Import" și faceți clic pe versiunea dorită a programului din care veți importa fișierul. Apoi faceți clic pe "OK".

• Puteți asocia un fișier Excel cu un tabel în Access. Pentru a face acest lucru, în "Excel" trebuie să selectați o gamă de celule conținând informațiile necesare și făcând clic pe ele cu butonul drept al mouse-ului, setați numele domeniului. Salvați datele și închideți Excel. Deschideți accesul, pe fila "Date externe", selectați foaia de calcul Excel și introduceți numele acesteia. Apoi faceți clic pe elementul care vă solicită să creați un tabel pentru comunicarea cu sursa de date și să specificați numele acesteia.

Asta e tot. Lucrarea este gata!