Diagrama Gantt este asistentul tău în planificare. Care este graficul Gantt și cum se compune?

diagramă Gantt (Gantt

Ce este?

Diagrama Gantt este destinată să ilustreze diferitele etape ale activității în domeniul afacerilor mici și mijlocii. Din punct de vedere vizual, un set simplu de benzi constă din două axe principale: cazuri și timp. De fiecare dată când este atribuită o sarcină specifică, care trebuie efectuată.

În diagramă, în plus față de blocurile principale, poate exista o coloană specială suplimentară care să indice procentul lucrărilor efectuate. Pauzele speciale - reperele - sunt folosite pentru a evidenția două sau mai multe sarcini și pentru a demonstra succesiunea execuției lor.

Gantt este un fel de standard in domeniul managementului de proiect, este cu ajutorul ei este posibil să se demonstreze performanța structurii tuturor fazelor proiectului în mod clar.

Pentru ce este graficul Gantt?

Având în vedere faptul că majoritatea oamenilor este vizuale, graficul face posibilă pentru a rezolva una dintre principalele sarcini și arată personalul asupra a ceea ce ar trebui să funcționeze, ce resurse sunt utilizate în proces și viteza la care să îndeplinească anumite sarcini. Toate informațiile sunt furnizate în formă comprimată, fără utilizarea de tabele complicate, și o cantitate mare de text. În acest caz, esența este clar și ușor de înțeles pentru toți, fără excepție, participanții proiectului.

Utilizarea diagramei simplifică foarte mult gestionarea proiectelor de scară mică și face posibilă menținerea permanentă a activităților angajaților sub control.

Istoricul apariției primului grafic

Primul format al diagramei a fost dezvoltat și testat de Henry L. Gant la începutul secolului al XX-lea. Omul de știință a fost angajat pentru a gestiona construcția de nave pentru a fi utilizate în Primul Război Mondial. Un program special îi permitea să coordoneze activitatea mai multor ingineri, supravegherea îndeplinirii sarcinilor în timpul dat. Gant a început direct cu o listă a tuturor sarcinilor necesare și a planificării lor în conformitate cu resursele disponibile.

O etapă importantă a fost demonstrarea dependenței de anumite sarcini față de ceilalți. În plus, Gant a alocat pentru fiecare persoană o perioadă de timp în care trebuia să îndeplinească un anumit tip de activitate, a indicat cine și ce sarcină ar fi efectuată ținând cont de timpul alocat pentru implementarea proiectului.

Construcția diagramei Gantt are loc pe o axă verticală reprezentând diferite sarcini, precum și pe o axă orizontală care reprezintă timpul.

Graficul Gantt în lumea modernă

metodă de planificare Ea nu-și pierde relevanța pentru această zi, pentru că vă permite să ofere o reprezentare grafică a planului de producție, facilitează monitorizarea progreselor în punerea în aplicare a sarcinilor. Diagrama Gantt a devenit un instrument puternic de analiză care, de aproape 100 de ani, nu a suferit modificări. Numai în anii 90 ai secolului trecut, în scopul unei descrieri mai detaliate a interdependențelor, s-au introdus linii de comunicare între diferite sarcini:

• "Finish-start" - acțiunea B nu poate începe înainte de sfârșitul acțiunii A;
• "Start-finish" - acțiunea B nu poate începe până când începe acțiunea A;
• "Start-start" - acțiunea B nu va începe mai devreme decât acțiunea A;
• "Finisare-finisare" - acțiunea B nu trebuie să se termine înainte de acțiunea lui A.

Există fapte că graficul Gantt a fost folosit pentru a construi astfel de structuri inginerești de inginerie ca Hoover Dam (Las Vegas, 1939) și sistemul Eisenhower-Highway (care unește cele mai importante orașe din SUA).

Instrucțiuni: cum să construiți o diagramă Gantt în 5 pași?

Apoi, vom examina regulile pentru construirea unei diagrame Gantt și vom încerca să o creăm singură într-o foaie de calcul Microsoft Excel.

Pasul 1. Colectarea datelor

Pentru a construi un grafic, avem nevoie de următoarele date:

• coordonatele tuturor seturilor de date (în care ar trebui să înceapă fiecare coloană);
• numele fiecărei etape;
• durata fiecărei etape.

Pentru comoditate, le introducem imediat în câmpurile corespunzătoare din tabel. După ce am introdus toate informațiile necesare, putem începe să creăm diagrama însăși.

Important: asigurați-vă că toate formatele de date sunt specificate corect: în special, acestea privesc datele.

Pasul 2. Formarea aspectului

Deci, știm scopul planificării și datele cheie, pe baza cărora vom construi un program. Acum, în fereastra procesorului de masă trebuie să mergem la secțiunea "Insert -> Chart" și apoi să dăm click pe elementul "Linie". Nu avem nevoie de obișnuit, ci de acumulare, deoarece numai în ea este furnizată oa doua serie de date, care, în cazul nostru, va fi cea principală.

Pasul 3. Ștergeți tot excesul

Pentru a face acest lucru, programul oferă instrumente speciale. Pe diagrama care apare pe ecran, trebuie să cursorul mouse-ului pe bara albastră, dați clic pe ea cu butonul din dreapta și selectați "Formatul seriilor de date" din meniul care apare. Va apărea o fereastră în care trebuie să mergem la elementul "Umpleți" și selectați "Fără umplere". După aceasta, diagrama va arăta astfel:

Pasul 4. Finisajele

Întrucât, în mod prestabilit, toate datele din graficul nostru sunt în ordinea de jos în sus, va trebui să îl modificăm într-o oarecare măsură. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe categoriile de axe (cel în apropierea căruia avem o listă de sarcini), mergeți la fereastra "Format axă". Deschidem imediat fila de care avem nevoie - "Parametrii axei". Bifați caseta de lângă "Categorii de ordine inversă". De fapt, diagrama Gantt este deja gata, există doar câteva zicale utile.

Pasul 5. Formatarea

Deci, vom continua să lucrăm la program. După cum vedeți, nu pare încă așa de bine și acum o vom rezolva cu ajutorul procesorului de masă propriu-zis:

1. Împingeți diagrama la dimensiunea dorită folosind săgeata din colțul din dreapta sus.
2. Selectați toate datele din tabel, faceți clic pe zona de selecție cu butonul din dreapta al mouse-ului și treceți la "Formatare celule -> număr". Această secțiune prezintă principalele formate numerice cu care lucrăm. Pentru ca inscripțiile să nu rămână unul altuia, vă sfătuim să alegeți o versiune mai scurtă a înregistrării. Apoi, din nou, faceți clic dreapta pe axă cu datele din diagramă, selectați "Axis Format -> Number" și bifați caseta de validare "Link to Source".
3. Selectați legenda (notația "Data" și "Durata" din dreapta) și apăsați butonul Ștergere de pe tastatură.
4. Deschideți formatul "Axe Format -> Options" și setați valorile minime și maxime (pe 15 decembrie, de luni și 3 ianuarie). Aici putem stabili prețul diviziilor principale (acest lucru este convenabil în cazurile în care, de exemplu, lucrările asupra proiectului vor dura câteva săptămâni sau luni). În cazul nostru, este mai convenabil să lăsați valoarea implicită (2.0).

Mai multe experimente cu formatare - și asta este frumusețea pe care o obținem ca rezultat. Înainte de tine - diagrama finală a lui Gantt. Desigur, exemplul pe care l-am dat este foarte simplu - dar acest lucru este suficient pentru a înțelege esența acestei metode de planificare și demonstrare a procesului de îndeplinire a anumitor sarcini.

Alte programe pentru crearea de grafică

Desigur, există multe alte programe mai avansate care facilitează gestionarea proiectelor. O diagramă Gantt de orice complexitate poate fi construită cu ușurință utilizând aplicații cum ar fi:

• SchedRoll;
• Gantt Designer;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project și multe altele.

În plus, există o serie de servicii online care oferă utilizatorilor săi posibilitatea de a planifica nu numai afacerile lor, dar, de asemenea, pentru a primi rapoarte periodice cu privire la starea curentă a notificării de e-mail a sarcinilor. Cu toate acestea, nu se poate nega faptul că confidențialitatea datelor stocate în rețea este în pericol, și software-ul staționar instalat direct pe calculatorul utilizatorului, de regulă, are o funcționalitate mult mai largă și o funcționare fiabilă.

Avantajele și dezavantajele metodei

În cele din urmă, merită luată în considerare în detaliu principalele avantaje și dezavantaje ale metodei de planificare și gestionare descrisă.

Principalul avantaj, fără îndoială, este prezentarea grafică a materialului. Ca regulă, este convenabil ca oamenii de afaceri să lucreze cu graficele Gantt - le place să identifice și să desemneze în mod clar etapele de lucru asupra proiectului. Datorită prezentării sarcinilor sub forma diferitelor benzi de culoare, toți membrii echipei pot să-și determine, la prima vedere, sarcinile.

De asemenea, trebuie remarcat faptul că graficele Gantt reprezintă un excelent instrument de prezentare care poate demonstra prioritățile cheie ale proiectului. Adică, odată ce factorii de decizie alocă și alocă fiecare dintre resursele disponibile, echipa află imediat acest lucru și urmează instrucțiuni suplimentare. Această caracteristică a diagramei Gantt este extrem de utilă pentru managerii de top - folosindu-l, este mult mai ușor să pregătiți un raport detaliat și amplu despre stadiul implementării diferitelor proiecte.

Cu toate acestea, ca orice altă metodă de planificare, graficul Gantt are dezavantajele sale. Una dintre ele este dependența sarcinilor. Destul de des în proces prezentări de proiect managerii trebuie să arate care dintre aceste sarcini sunt legate între ele. Dar, din păcate, formatul diagramelor în sine nu permite acest lucru. Pentru a ocoli această limitare, managerii recurg la diverse trucuri: de exemplu, adăugați linii verticale speciale în diagramă care demonstrează dependențele cheie. Cu toate acestea, aceasta este doar o soluție temporară, care nu este capabilă să transmită informații în întregime.

Un alt dezavantaj al graficelor Gantt este inflexibilitatea lor. Proiectele de astăzi nu sunt statice - ele se supun în mod constant unor schimbări, schimbări, care nu pot fi luate în considerare în diagramă. Înainte de a începe construirea programului, managerii trebuie să calculeze totul pentru cel mai mic detaliu, deoarece cu cea mai mică schimbare a punctajului, trebuie să redrafli întreaga diagramă de la zero. Și acest lucru nu trebuie să menționăm faptul că lipseste și oportunitatea de a ilustra mai multe moduri diferite de planificare la un moment dat.

Indiferent de ce ai nevoie de o diagramă Gantt, programul (chiar și cele mai „avansate“) să nu fie în măsură să afișeze valoarea și consumul de resurse de anumite lucrări, esența lor. Prin urmare, pentru proiecte extrem de mari se utilizează foarte rar.

Cu toate acestea, este incontestabil faptul că în practica de management de proiect, această metodă este extrem de răspândită - pentru mai mult de un secol de utilizare de persoane au avut posibilitatea de a verifica performanțele sale și de înaltă eficiență.