Документирование управленческой деятельности и его основные понятия

Под документированием понимается запись информации согласно регламентированным правилам, то есть процедура оформления документов в специальном порядке. Так как процесс записи данных может осуществляться различными средствами, то и документы в практике управленческой деятельности встречаются самые разные – рукописные, графические, типографские, фото- и видеоматериалы.

Документирование управленческой деятельности – регламентированная процедура, что дает ему гарантию юридической силы – качество, находящееся в ведомости действующего законодательства.

На сегодняшний день используются различные средства документирования: от простых (таких, как карандаши и обычные шариковые ручки) до более сложных электромеханических (сюда относятся магнитофон, видеокамера, фоноаппарат и т.п.) и автоматизированных, компьютерных. От применяемых средств зависят и способы документирования. Оно может быть текстовым, электронным, кино- и фотографическим.

Управленческая деятельность использует, как правило, текстовые документы, написанные от руки или созданные на компьютере. Поэтому они получили название управленческой документации.

Документирование – это всегда фиксация на конкретном носителе какой-либо информации, с особыми реквизитами, по которым затем осуществляется ее идентификация. Документирование управленческой деятельности создает средства и основания для регуляции деятельности как отдельного должностного лица, так и финансовых или организационных действий целого предприятия.

Документация может различаться по своим функциям, предназначению, содержанию, степени засекреченности и доступности информации. Факторы адресации позволяют классифицировать ее на межорганизационную и внешнюю. Первую, которая не выходит за рамки одного учреждения или организации, и ведется между ее участниками, называют служебной. Вторая – внешняя документация – осуществляется между организациями различного типа, отдельными должностными лицами, не состоящими в непосредственном подчинении по отношению друг к другу.

Техническое документирование осуществляется с соблюдением установленных норм, которые для любого типа документов свои. Для любой управленческой деятельности это особенно важно, ведь так документирование приобретает юридическую силу, служащую самым верным доказательством подлинности заключенной в нем информации.

Документирование управленческой деятельности накладывает конкретные обязанности на должностных лиц или управленческие органы, его осуществляющие. Так, во время создания любых официальных документов должны соблюдаться действующие законодательные нормы, правила оформления, которые являются общегосударственными. Кроме того, каждый документ обязательно должен сопровождаться реквизитами организации, юридически значимыми: ее наименованием и расшифровкой, подписями и печатями руководства или определенного отдела предприятия, датой составления и номером в регистрационной книге, грифами утверждения и т.п. Наконец, документирование управленческой деятельности должно выпускать документы строго в пределах собственной компетенции.

Документы различаются и по степени подлинности. Черновики или копии с основной документации содержат только определенный текст, и не содержат в себе такой юридической силы, как подлинники. Подлинным же считается тот документ, который содержит сведения и вышеперечисленные реквизиты, подтверждающие его силу и достоверность.