Tabelul rezumat Excel: cum să creați și să lucrați? Lucrul cu pivoturile Excel

Mulți utilizatori de birou întâmpină adesea o serie de probleme atunci când încearcă să creeze și să editeze orice documente de birou. Adesea, acest lucru se datorează faptului că companiile utilizează mai multe programe de birou, principiile de lucru în care pot varia foarte mult. Mai ales multe dificultăți pot crea o foaie de calcul Excel.

Din fericire, a apărut relativ recent MS Office 2010-2013, care include nu numai un număr de software actualizat pentru fișiere de procesare de text, foi de calcul, baze de date și prezentări, dar, de asemenea, vă permite să lucreze cu ei simultan mai mulți angajați într-un mediu corporativ este de nepretuit.

De ce versiuni noi?

Pentru a înțelege această problemă, trebuie să vă imaginați toate cele mai importante schimbări care au avut loc cu acest pachet de birou.

Ca și înainte, Excel este al doilea program cel mai popular, care vă permite nu numai să creați tabele simple, ci chiar să creați baze de date destul de complexe. Ca și în celelalte componente, acesta a fost adăugat la butonul „Office“, făcând clic pe care puteți salva documentul în formatul dorit, modificarea sau să specifice măsurile necesare pentru protecția acesteia. Modulul de securitate a documentelor a fost actualizat în mod semnificativ.

În ceea ce privește cele mai importante modificări în Excel, trebuie remarcat corectarea mai multe erori în formule, din cauza a ceea ce versiunile anterioare au apărut de multe ori greșeli destul de grave în calcule.

Trebuie spus că noua versiune a pachetului nu este doar un set de programe de birou, ci și un instrument puternic, potrivit pentru rezolvarea unor sarcini chiar și foarte complexe. După cum ați putea înțelege, astăzi vom lua în considerare o foaie de calcul Excel.

Ce este și pentru ce este?

Cea mai importantă schimbare în noua versiune a „Office“ este interfața lor pe deplin perekroenny, care a fost numit creatorii Panglică (panglică). În casete, toate cele 1500 de echipe sunt grupate convenabil în categorii, deci nu trebuie să le căutați mult timp. Pentru a respecta pe deplin aceste parametri, dezvoltatorii au adăugat în Excel și tabele pivot îmbunătățite.

Astăzi vom considera Excel "pentru ceaiuri". Tabelele pivot sunt un instrument special în care rezultatele unui proces sunt grupate vizual. Pur și simplu puneți, cu ajutorul lor, puteți vedea câte produse diferite vândute fiecare pentru schimbarea de muncă. În plus, ele sunt utilizate în cazurile în care este necesar:

• Pregătiți calcule analitice pentru scrierea rapoartelor finale.
• Calculați fiecare indicator separat.
• Efectuați o grupare de date după tipul lor.
• Faceți o filtrare și o analiză aprofundată a datelor.

În acest articol, vom examina moduri simple de a le crea. Veți afla cum o foaie de calcul Excel vă ajută să creați și să analizați seriile de timp, să creați și să dezasamblați o prognoză mai detaliată.

Creați documentul necesar

Deci, cum să creați o masă pivot în Excel? În primul rând, trebuie să compilam un document simplu în care introducem date pentru analiza ulterioară. O coloană trebuie să aibă un parametru. Să luăm cel mai simplu exemplu:

• Ora de vânzare.
• Vândute mărfuri.
• Costul tuturor vânzărilor.

Astfel, printre toți parametrii generate în fiecare coloană link-ul: să presupunem că pantofii au fost vândute la 9 am, profitul realizat n-ruble.

Formatarea tabelului

Pregătiți toate informațiile inițiale, plasați cursorul în prima celulă din prima coloană, deschideți fila "Inserare", apoi faceți clic pe butonul "Rezumat tabel". Apar imediat caseta de dialog, în care puteți efectua următoarele operații:

• Dacă faceți imediat clic pe butonul "OK", foaia de calcul Excel va fi afișată imediat pe o foaie separată.
• Personalizați complet inferența.

În acest din urmă caz, dezvoltatorii ne dau posibilitatea de a determina gama de celule în care vor fi afișate informațiile dorite. După aceasta, utilizatorul trebuie să determine exact unde va fi creată noua tabelă: pe o pagină existentă sau pe o foaie nou creată. Dacă faceți clic pe "OK", veți vedea imediat o masă gata făcută în fața dvs. Acesta este modul în care crearea de tabele pivot în Excel este aproape completă.

În partea dreaptă a colii sunt zonele cu care veți lucra. Câmpurile pot fi trase în zone separate, după care datele din acestea vor fi afișate în tabel. În consecință, pivotul în sine va fi localizat în partea stângă a spațiului de lucru.

Ținând în timp ce apăsați pe butonul mouse-ului din stânga, „produsul“, trimițându-l într-o „bara de titlu“, și faceți clic pe „Suma vânzărilor“, în același mod de atacanți în „valoarea“ (pe partea stângă a foii). Astfel puteți obține cantitatea de vânzări pentru întreaga perioadă analizată.

Crearea și gruparea seriilor de timp

Pentru a analiza vânzările pentru anumite intervale de timp, trebuie să inserați elementele relevante în tabelul propriu-zis. Pentru a face acest lucru, mergeți la fișa "Date" și apoi introduceți trei bare noi imediat după dată. Selectați coloana cu numele produsului, apoi faceți clic pe butonul "Lipire".

Este foarte important ca toate coloanele nou create să se afle în interiorul unui tabel deja existent cu datele originale. În acest caz, nu este necesar să creați din nou tabelele pivot în Excel. Veți adăuga pur și simplu câmpuri noi cu datele necesare.

Formulele utilizate

De exemplu, coloanele nou create pot fi numite "An", "Lună", "Luni-ani". Pentru a obține datele de care suntem interesați, fiecare dintre ei va trebui să scrie o formulă separată pentru calcule:

• În "Anual" se introduce o formulă a formularului: "= YEAR" (cu referire la dată).
• Luna trebuie completată cu expresia: "= LUNA" (de asemenea, cu referire la dată).
• În coloana a treia inserăm formularul formularului: "= CLICK" (referindu-ne astfel pentru un an și pentru o lună).

În consecință, primim trei coloane cu toate datele inițiale. Acum trebuie să mergeți la meniul "Rezumat", să faceți clic pe orice spațiu liber din tabel cu butonul din dreapta al mouse-ului și apoi în fereastra deschisă meniul contextual alegeți Actualizare. Fiți atenți! Scrieți cu grijă formulele din foile de calcul Excel, deoarece orice eroare va duce la o previziune inexactă.

Cum să procedați analiza vânzărilor de ani de zile?

Din nou, vom apăsa butonul din stânga al mouse-ului faceți clic pe „Anul“, și apoi trageți-l în „numele coloanei“, iar apoi începe tabelul de sinteză afișează rezultatele unui anumit tip de vânzări de produse în toate ani. Și dacă trebuie, de asemenea, să analizați vânzările lunare? În mod similar, stoarcem LMC "Luna", tragând-o sub coloana anuală.

Pentru a obține o dinamică vizuală a modificărilor lunare în vânzări de-a lungul anilor, „Luna“ pentru a trage direct în coloana anual, sa mutat anterior în „numele coloanei“. După finalizarea acestei operații, veți vedea tabelul în următoarea vedere:

• Cuantumul vânzărilor unui anumit produs pentru întregul an.
• Dinamica vânzărilor fiecăruia după ani.

Eliminăm datele din problemă

Să presupunem că de la emitere trebuie să eliminăm datele pentru luna octombrie, deoarece nu avem statistici complete despre aceasta. În tabelul rezumat, căutăm "Raportul de filtrare", apoi glisați "Anul - lună" în el.

Deasupra tabelului apare un filtru în care doriți să bifați caseta de lângă "Selectați mai multe elemente". După aceea, în lista care apare, debifați caseta din octombrie, apoi faceți clic pe "OK".

Astfel, puteți adăuga și elimina elemente din filtru, generând analize foarte relevante și necesare. Programul va calcula automat cifrele pentru lunile care vă interesează, arătând în mod clar dinamica schimbărilor în indicatori.

Calculăm prognozele

Să încercăm să anticipăm rezultatele vânzărilor pentru o perioadă îndelungată. Pentru a face acest lucru, trebuie mai întâi să dezactivați totalurile astfel încât să nu introducă inexactități în prognoza generată.

Pentru a face acest lucru, puneți cursorul în câmpul "Total total", apoi faceți clic pe butonul "Șterge totalul total". După aceea, noi interpretăm actualizare automată o foaie de calcul Excel în modul descris mai sus (faceți clic pe butonul din dreapta al mouse-ului, selectați "Refresh").

Ca rezultat, aceste date sunt pierdute din tabelul nostru rezumativ. Pentru a construi o reprezentare vizuală a previziunilor asupra vânzărilor, pune cursorul pe an, care sunt de planificare pentru a face un început, și apoi facem clic pe butonul din stânga al mouse-ului pe butonul „modelul Program de prognoză.“

Apoi, apare un program frumos și informativ, în care rezultatele prezise ale activității de cumpărare sub forma unei previziuni interesante pentru dvs. sunt prezentate în formă vizuală. Acest lucru vă va economisi energia și veți economisi bani, care pot fi folosite pentru achiziționarea de bunuri care sunt cu adevărat necesare.

Utilizăm alte surse de date pentru a crea un tabel rezumat

Este timpul să luați în considerare lecții mai complexe din Excel. Un tabel rezumativ poate fi creat din documentele care au fost editate de alți utilizatori.

Funcția "Merge" ne va ajuta în acest sens. Acest program vă permite să combinați în mod automat textul documentului și adresa necesară, numele sau alte informații necesare pentru a crea prognoze personalizate, care, în acest caz, și este necesar.

funcția de combinare în versiunile ulterioare ale „biroul“ nu sa schimbat prea mult în comparație cu Office 2003. Cu toate acestea interogări de baze de date pentru a selecta sursa de date poate fi realizată cu utilizarea Microsoft Query. Pentru a obține date dintr-un PivotTable Excel, aveți nevoie de două obiecte:

• Documentul principal care conține informațiile de care aveți nevoie, precum și câmpurile care indică Excel, ce date trebuie inserate în document. Tabelul principal este un document de procesor de masă standard, dar trebuie să specificați în caseta de dialog Helper Mail Merge că ar trebui să fie utilizat ca tabel primar.
• O sursă de date care conține informațiile necesare pentru a compila prognoza. Puteți crea o masă nouă în modul pe care l-am menționat mai sus.

Când are loc procesul de creare a documentelor sumare, programul creează o copie pentru fiecare dintre înregistrările conținute în fișierul sursă de date. Aceste fișiere pot fi afișate ca secțiuni separate ale unui document nou sau utilizate ca secțiuni ale tabelului pivot.

Doar faceți clic pe câmpul de care aveți nevoie cu butonul stâng al mouse-ului și puteți vizualiza datele sursă în locul denumirilor de câmp care apar în documentul principal. Câmpurile pot fi inserate oriunde în document.

Categorii utilizate

De asemenea, aici puteți folosi categoria ASK, care înseamnă "cerere", și FILLIN, ceea ce înseamnă "umple", NEXT și NEXTIF, ELSE. De asemenea, puteți configura parametrii acelor elemente prognozate care vor fi afișate în tabelul final. Puteți găsi înregistrarea necesară utilizând un filtru special sau pur și simplu sortați datele, așa cum am menționat mai sus.

Când sunteți pregătit să creați un document principal, caseta de dialog Îmbinare oferă utilizatorului posibilitatea de a identifica și remedia erorile individuale înainte de a apărea. Când se verifică totul, puteți apăsa în siguranță butonul "Îmbinare". Dacă doriți să fuzionați prin e-mail, vi se va solicita să instalați programul de e-mail (dacă nu îl aveți instalat).

În cazul în care apare o eroare în timpul îmbinării, aceasta indică un câmp specificat incorect într-un document străin sau datele utilizate sunt prezentate într-un format neacceptat. Prin urmare, această procedură ar trebui revizuită din nou.

În general, Excel (care lucrează cu tabele pivot în care ne gândim) permite nu numai să realizăm analize comparative complexe ale puterii de cumpărare, dar și să creăm previziuni bazate pe ele.