Cum se semnează documentele în format electronic și se poate face acest lucru?

În această epocă a tehnologiilor informatice, așa-numita semnătură digitală electronică sau abreviată EDS a fost utilizată pentru a certifica documente. Cu toate acestea, în această problemă, mulți nu au o înțelegere clară a motivului pentru care acest lucru este necesar, deoarece majoritatea oamenilor sunt obișnuiți să lucreze vechi, semnat manual documente. Despre cum să semnați documentele prin semnătura electronică, atunci vom vorbi.

Ce este o semnătură digitală electronică sau EDS?

EDS reprezintă un anumit obiect în formă electronică, conform căruia imediat este posibil să se determine persoana care la format, să se stabilească autorul, să se verifice autenticitatea documentului etc.

Desigur, EDS poate arăta vizual ca o semnătură obișnuită sub forma unui obiect grafic inserat în document. De fapt, algoritmi de criptare asimetrică și criptografie funcționează aici. EDS în sine utilizează o cheie privată și un certificat-cheie, care permite determinarea persoanei autorizate și identitatea semnăturii, integritatea documentului și confirmarea semnării acestuia.

De ce ar trebui să semnați documente EDS

Mulți sunt oarecum nedumerit dacă și dacă este posibil să semneze documentele în format electronic. Această întrebare poate fi răspunsă numai afirmativ. Pentru o înțelegere simplificată, ia în considerare un exemplu.

Să presupunem că o companie în persoana directorului executiv trebuie să formalizeze un contract bilateral. Este clar că va trebui să fie vizualizat în orice caz, deoarece fără ea nu va avea forță juridică. Dar transmiterea contractului finit, să zicem, prin fax este imposibil. Când trimiteți prin e-mail formatul grafic al documentului scanat nu este binevenit, deoarece semnătura poate fi falsificată. Astfel, trebuie să trimiteți același fișier Word, dar acest document trebuie să fie semnat. Dar cum să semnați semnătura electronică a documentului "Vord"? În general, nu este nimic deosebit de dificil. Apoi, vom lua în considerare câteva metode simple pentru crearea EDS. Între timp, să ne ocupăm de probleme juridice.

Trebuie să semnez documentele manual electronic?

Mulți muncitori și manageri de birouri consideră că este necesar să trebuiască (în orice caz, să spui) să vizualizeze documentele în care există un EDS. Eroare evidentă. Acest lucru nu este absolut necesar.

Faptul este că, atunci când se creează o semnătură digitală și un certificat, se încheie un acord special cu centrul de certificare și certificat de un notar, iar în etapa de formare a certificatului se eliberează o cheie privată. Din punct de vedere juridic, aceasta este confirmarea proprietarului EDS. Astfel, concluzia se sugerează: o viziune secundară nu este necesară.

Algoritmul de lucru cu EDS

Vom afla cum să semneze documentul cu o semnătură digitală electronică și să vedem cum funcționează.

Baza acestor procese este necesară crearea criptograma, care sunt certificate de fișier hash-uri, date de identificare ale proprietarului, autor și integritatea datelor. hash Creat în etapa următoare este criptat cu cheia privată, iar apoi există o formațiune a întregului document sau o semnătură, sau un fișier de semnătură separat, legat de documentul.

Destinatarul utilizează cheia publică pentru a decripta, autentifica (autentifica) și verifica integritatea documentului. Desigur, în general, majoritatea algoritmilor sunt foarte asemănătoare unul cu celălalt. Diferența poate apărea numai în funcție de tipul de software utilizat.

Cum să semnați un document Word cu o semnătură electronică utilizând editorul?

Mulți utilizatori nici nu-și dau seama că EDS poate fi creat destul de simplu chiar și în editorul de birouri Word. Cum să semnați un document "vordian" cu o semnătură electronică? Mai simplu decât simplu. Acțiunile în diferite versiuni ale editorului sunt oarecum diferite, dar, în general, ele sunt aceleași. Luați în considerare crearea unei semnături utilizând exemplul Word 2007.

Deci, cum să semnați documentele în format electronic, folosind doar Word? Pentru a face acest lucru, după introducerea cursorului în locul în care se presupune că este semnat, se utilizează meniul de inserare, în care este selectat elementul text. Apoi, ar trebui să găsiți paragraful liniei de semnătură și în lista drop-down setați linia de semnătură MS Office.

În caseta de dialog trebuie să specificați datele persoanei care semnează documentul, apoi selectați scanarea semnăturii originale, apoi introduceți propriul nume în caseta de lângă pictograma "x". După aceasta, va fi afișată versiunea imprimată a semnăturii.

Pe o tabletă cu o intrare scrisă de mână, semnătura poate fi pusă pe cont propriu. Dacă doriți să semnați un document în numele mai multor persoane, va trebui să configurați câmpuri de semnătură pentru fiecare persoană.

Puteți face mai ușor și prin butonul „Office“ din bara de meniu „Pregătiți“, apoi specificați adăugarea unei semnături, apoi utilizați în scopul semnării documentului, apoi selectați semnătura, și în cele din urmă - faceți clic pe „Sign“. Semnarea va fi confirmată printr-o pictogramă roșie a apărut pe panoul și inscripția, care prevede că documentul conține o semnătură digitală.

Cele mai populare instrumente pentru crearea de semnături digitale

Acum, să vedem ce poate fi soluția la problema semnării unui document semnătura electronică calificată. Pentru a face acest lucru, este de dorit să utilizați software terță parte.

Din software-ul în limba rusă cele mai populare și cele mai frecvente sunt următoarele pachete software:

• "CryptoARM";
• "Crypto PRO";
• "KriptoTri".

Primul program pare să fie cel mai simplu, așa că vom examina în continuare modalitatea de semnare a documentelor în format electronic.

Crearea semnăturii digitale pe exemplul aplicației "CryptoARM"

Pentru a crea o semnătură digitală cu această aplicație, există două metode: utilizarea meniului contextual și efectuarea de acțiuni prin interfața principală a programului. Pentru o înțelegere mai simplă a procesului, să ne ocupăm de prima opțiune, mai ales că al doilea este aproape identic, numai acțiunea principală este chemată direct din program. Să presupunem că trebuie să semnați digital un document Word.

Mai întâi, în "Explorer" trebuie să selectați documentul care ne interesează și să selectați linia "Sign" din meniul PCM. După aceasta, va apărea fereastra "Wizards", care va ajuta la efectuarea tuturor acțiunilor viitoare. Apăsăm butonul de continuare și verificăm dacă fișierul este selectat. Dacă este necesar, puteți adăuga mai multe obiecte pentru a efectua semnarea simultană a acestora.

Apăsați din nou butonul "Next" și selectați metoda de codificare în fereastra următoare. În principiu, nu puteți schimba nimic și nu lăsați setările implicite. În pasul următor, puteți introduce date suplimentare (timbru, viză, etc.). De altfel, puteți selecta caseta de selectare din câmp pentru a salva semnătura ca un obiect separat (atunci când verificați semnătura din document, ambele fișiere vor fi necesare). Dacă nu introduceți o bifă, fișierul de semnătură va fi fuzionat cu documentul.

După continuare, va trebui să selectați un certificat emis de autoritatea de certificare corespunzătoare (poate fi pe un suport extern eToken sau înregistrat în registrul de sistem). După aceea, parametrii rămași nu pot fi modificați. La sfârșitul tuturor acțiunilor, va trebui să faceți clic doar pe butonul "Finalizare".

Notă: dacă un fișier separat a fost selectat pentru semnătură, de regulă va fi localizat în același director ca și documentul original care urmează să fie semnat și va avea o extensie SIG.

Caracteristicile semnării documentelor PDF, HTML și XML

În cele din urmă, câteva cuvinte despre alte formate. În principiu, pentru documente PDF, acțiunile vor fi aceleași, dar datorită specificului altor programe de la Adobe, se recomandă separarea fișierului de semnătură de documentul principal.

Este posibil ca destinatarul documentului să dorească mai întâi să se familiarizeze cu conținutul său utilizând același Acrobat (Reader) și numai atunci va verifica semnătura. Apropo, unele aplicații de la Adobe vă permit de asemenea să semnați fișiere cu propriile dvs. mijloace regulate.

Dacă încorporați o semnătură în formatul documentelor HTML atunci când se lucrează cu clienții subțiri, browser-ul trebuie să faceți clic pe „Sign si trimite“, atunci script dezvoltator este activat, formând o variabilă șir cu datele de verificare ale documentului, care va fi pus într-un câmp ascuns de construcții, semnat și transferat la serverul metoda POST. Apoi urmați documentul și verifica semnătura, atunci serverul va forma un tabel cu câmpurile documentului semnat și semnătura.

Fișiere XML poate fi semnat ca documente obișnuite, puteți utiliza instrumentul Office InfoPath sau creați un atribut de tag special în documentul însuși.

Rezultatele rezumate

Aici este un scurt și toate despre cum să semneze documentele în format electronic. Desigur, nu au fost aduse aici toate metodele care permit efectuarea unor astfel de operațiuni, și nu au fost luate în considerare toate programele pentru crearea de semnături digitale. Cu toate acestea, chiar și cu o descriere atât de scurtă, este deja posibil să înțelegem ce înseamnă o semnătură electronică și cum funcționează toți algoritmii necesari.

Dacă vă uitați la anumite tipuri de software, în special programele de birou sau cele mai populare produse de la Adobe, puteți utiliza propriile instrumente. Cu toate acestea, în ceea ce privește simplificarea lucrului, cel puțin pentru un utilizator novice, este mai bine să folosiți utilități terță parte sub forma unui exemplu cu CryptoARM. Este de la sine înțeles că nu trebuie să uităm de partea juridică a problemei. Unele companii creează singure semnăturile și certificatele electronice, dar în cele din urmă nu sunt valabile, dar nu au forță juridică.