Managementul proiectului este ceea ce? Pro și contra

Gestiunea proiectelor este un element integrant al sistemului modern de management din Rusia. O mulțime de companii domestice și străine utilizează managementul proiectelor pentru a îmbunătăți calitatea produselor și a serviciilor, pentru a reduce costurile, a crește profiturile. Ce este managementul de proiect și care sunt principalele sale avantaje?

Ce este un proiect?

Conceptul de "proiect" poate fi interpretat în moduri complet diferite. Prima opțiune implică definirea proiectului ca un set de documentație pe care este posibilă ridicarea unei clădiri sau a unei structuri. Acest articol va discuta al doilea sens al cuvântului "proiect".

Există o mulțime de definiții ale proiectului, deși toți sunt de acord asupra unui singur lucru: un proiect este o idee care presupune îndeplinirea unei sarcini materiale specifice într-o perioadă limitată de timp. În acest caz, principalul caracteristicile proiectului:

• Unicitatea (proiectul este ceea ce este creat pentru prima dată).
• Constrângeri de timp (proiectul specifică întotdeauna intervalul de timp pentru implementarea acestuia).
• Scopul proiectului (proiectul se desfășoară întotdeauna pentru a rezolva probleme specifice, exprimate, de regulă, în unități cantitative de măsurare).

Dacă toate cele trei condiții sunt îndeplinite, atunci setul de acțiuni poate fi numit un proiect.

Programe și portofolii de proiecte

Proiectele sunt adesea combinate în programe și portofolii. În același timp, programele sunt numite un set de proiecte care sunt unite printr-un obiectiv comun. De exemplu, programul de îmbunătățire a calității educației populației poate include proiecte de creștere a salariilor profesorilor cu 20%, construirea a 15 școli noi, eliberarea a 26 de manuale noi pe teme de bază.

Portofoliul de proiecte combină proiectele finanțate dintr-o singură sursă, indiferent de sarcinile acestora. Astfel, portofoliul de proiecte al companiei poate include proiecte de caritate, construirea unui nou birou corporativ, sărbătorirea aniversării directorului și creșterea cifrei de afaceri anuale cu 10%.

Proiectele din portofolii și programe ar trebui să aibă, de asemenea, cele trei caracteristici principale descrise mai sus.

Principiile de bază ale managementului de proiect

Având în vedere piața dinamică în curs de dezvoltare a tehnologiilor concepute pentru a facilita procesul de gestionare, este dificil să se numească metode specifice care descriu complet managementul de proiect.

Gestionarea proiectului include multe abordări și instrumente și se bazează pe următoarele principii de bază:

• Orientarea spre rezultat. Acest principiu este determinat de sensul termenului "proiect". Gestiunea proiectelor nu este doar un management al calității, ci este un set deliberat de acțiuni interdependente.
• Principiul "triunghiului proiectului". Atunci când gestionează un proiect, trebuie să ne ghidăm de interdependențele dintre: calendarul, bugetul, calitatea proiectului. Schimbarea unuia dintre factori conduce la o schimbare a celorlalți, ceea ce le face, de altfel, fețe ale unui triunghi.
• Contabilizarea ciclului de viață al proiectului. Ciclul de viață al unui proiect începe cu formarea ideii de a crea un proiect și se încheie atunci când expiră perioada de timp specificată în proiect. Ciclul de viață al proiectului este de obicei finalizat la începutul ciclului de viață al produsului, creat ca rezultat al proiectului.
• Abordarea procesului de management. Acest principiu implică evaluarea proiectului ca un set de procese care sunt interconectate și complete cu rezultate intermediare sub formă de produse semifabricate sau documente importante. Această abordare permite monitorizarea implementării proiectului fără așa-numitele "zone blind".

Metode de stimulare a participanților la proiect

Stimularea participanților la proiect este, de obicei, acordată o atenție specială atunci când se selectează managementul de proiect pentru sarcini specifice. Gestionarea proiectelor include de obicei mecanisme motivaționale tangibile și intangibile.

Stimulentele materiale includ bonusuri, amenzi, suprataxe pentru îndeplinirea rapidă a sarcinilor intermediare.

Metodele intangibile de motivație includ alfabetizarea și darurile disciplinare sub formă de compensații compensatorii, precum și desfășurarea concurenței între participanții la proiect în competiția competitivă.

Etapele principale ale managementului de proiect

Gestionarea proiectelor are loc prin etapele ciclului de viață al proiectului și prin etapele complexității managementului. Relația dintre faze și faze este dată în tabelul de mai jos.

Astfel, domeniile de management al proiectului includ domeniile financiare, de personal, structurale ale organizației.

Domenii de aplicare a managementului de proiect

Structura de management al proiectului include împărțirea tuturor lucrărilor organizației în proiecte care sunt limitate în ceea ce privește indicatorii de timp și de țintă. În același timp, se formează o echipă a fiecărui proiect și o echipă de manageri de proiect, care raportează șefului despre progresul proiectului lor.

În acest sens, managementul de proiect este utilizat, de regulă, în organizații de diferite industrii și dimensiuni, cu o gamă largă de comenzi executate simultan. Cu toate acestea, în cazul întreprinderilor mici, se aplică gestionarea proiectelor pentru a rezolva sarcini specifice de modernizare a producției sau, de exemplu, introducerea unui produs nou.

Management de proiect în industria construcțiilor

În industria construcțiilor, aplicarea metodologiei de management al proiectelor este deosebit de relevantă. Companiile implicate în funcțiile de client sau de contractor, management de proiect utilizează o diviziune naturală a muncii asupra proiectelor (principiul produs de, adică, construcția fiecărei clădiri - un proiect separat), iar structura de top management necesită practic nici o reconstrucție serioasă.

De asemenea, managementul organizării proiectului se realizează deseori pe bază de proiect, utilizând cu succes echipele de proiectanți deja înființate ca o echipă de proiect.

Management de proiect în structurile de stat

Managementul proiectelor în guvern este o tendință nouă a modernității. Metoda de gestionare a programului, care se dezvoltă încă din perioada sovietică, a luat forma managementului de proiecte în întreaga țară. Acum, pentru a rezolva sarcini strategice importante pentru stat, se folosesc programele care includ proiecte individuale cu indicatori țintă și termene de implementare. Cu toate acestea, chiar metodologia de gestionare a acestor programe este departe de a fi ideală și necesită modernizare și reînnoire.

Experiență în implementarea managementului de proiecte în regiunea Belgorod

Administrația publică a proiectului sa dovedit a fi bine în toată lumea. În Rusia, există o experiență de utilizare a acestei tehnologii în regiunea Belgorod.

Acest experiment la scară largă a afectat aproape toate aspectele serviciului public din regiunea Belgorod. Printre elementele principale se numără: Instruirea în managementul de proiect, suportul organizațional și metodologic, inspecțiile pe teren, motivația, evaluarea competențelor angajaților, comisiile de experți pentru revizuirea proiectelor.

Managementul de proiect al regiunii Belgorod include acum organisme colegiate de management de proiect:

• Comisia interdepartamentală, care gestionează activitățile proiectului.
• Comisiile de experți din industrie, care hotărăsc deschiderea / închiderea proiectelor.
• Proiect regional, care controlează conformitatea cu metodologia managementului de proiect.

Principiul "unei ferestre"

În cadrul tranziției la gestionarea proiectelor, în 2010, regiunea Belgorod a trecut la coordonarea proiectelor de investiții prin sistemul "one window", bine cunoscut acum la Moscova. Rolul acestei ferestre este pur și simplu îndeplinit de unul dintre serviciile nou introduse - biroul regional de proiect. Acum, exact la o lună de la momentul aplicării la biroul proiectului, entitatea comercială primește un document cu privire la aprobare.

Sistemul informațional automatizat "Management de proiect"

Informațiile și suportul tehnic pentru gestionarea proiectelor în regiunea Belgorod se realizează prin intermediul sistemului informatic automatizat (AIS) "Management de proiect". Acest web-aplicație care nu necesită instalarea de software suplimentar și îndeplinește următoarele funcții pentru proiecte, programe și portofolii:

• Păstrarea unui registru (baza de date).
• Programarea.
• Bugetarea.
• Monitorizarea implementării la nivel regional și municipal.
• Distribuirea autorității și a responsabilității echipei.
• Efectuarea modificărilor aduse conținutului.
• Sistem de alerte despre evenimentele viitoare și viitoare pentru proiecte.
• Fluxul de lucru.
• Rapoarte analitice automatizate.
• Integrarea cu guvernul electronic al regiunii Belgorod.

Avantajele și dezavantajele managementului de proiect

Experiența descrisă de implementarea managementului de proiecte în regiunea Belgorod a avut succes. Efectul acestor schimbări a fost în primul rând creșterea ratei de creștere a produsului regional brut cu 0,1% (peste 3 miliarde de ruble), reducerea timpului de reconciliere a proiectelor (cu 2 luni pentru fiecare proiect) și creșterea ratei de dezvoltare a investițiilor în regiune cu 23 %. Cu toate acestea, cel mai important rezultat este formarea gândirii de proiect în rândul angajaților care analizează activ și încearcă să rezolve problema, uneori chiar și prin metode inovatoare, non-standard.

Motivația și restructurarea structurii de conducere a permis obținerea unui efect pozitiv nu numai pentru serviciul public, ci și pentru afaceri, formând un climat investițional favorabil și eliminând barierele în calea antreprenoriatului.

Populația din regiune are acum un rol activ în selectarea și controlul punerii în aplicare a unor proiecte strategice importante. Pentru oameni, managementul de proiect reprezintă o oportunitate de a utiliza servicii de înaltă calitate și de mobilitate înaltă.

Cu toate acestea, în ciuda tuturor avantajelor structurii de management al proiectului, există și dezavantaje ale acestei abordări.

În primul rând, perioada de tranziție. E nevoie de ceva timp ca echipa de proiect să colaboreze și să-și îndeplinească funcțiile ca un mecanism coerent.

În al doilea rând, atunci când se implementează managementul de proiect în cadrul întreprinderii, căutarea unui manager de proiect bun poate fi amânată. Pentru calitățile personale și profesionale ale managerului de proiect există cerințe foarte mari: calificare cuprinzătoare, imersiune deplină în proiect, experiență în managementul de proiect a specificelor cerute.

Al treilea dezavantaj al managementului de proiect poate fi considerat nevoia de a împărți resursele companiei între proiecte. În firmele "sărace", acest lucru nu este posibil deloc. Managerii de proiect vor trebui să "lupte" pentru finanțare și personal, ceea ce este inacceptabil în condițiile controlului total al tuturor etapelor ciclului de viață al proiectului.

Unul dintre cele mai importante dezavantaje ale căii de gestionare a proiectului într-o organizație este angajarea membrilor echipei de proiect și a managerului de proiect după finalizarea acestuia. Încărcarea echipei, după cum se știe, este cea mai importantă regulă a afacerii de succes, iar în cazul lucrărilor de proiect există în mod obișnuit grupuri de specialiști care sunt în mod obișnuit privați de o sarcină constantă.

Pe scurt, se poate concluziona că managementul de proiect - este o parte integrantă a spațiului de afaceri modern, iar studiul fundamentelor sale este esențială pentru gestionarea competentă luarea deciziilor atât la nivel de stat și în cadrul întreprinderilor individuale.