Для чего нужен табельный номер. Порядок присвоения

Далеко не все сотрудники организаций знают, что такое табельный номер, а многие даже не догадываются, что он существует. Но вот сотрудники отдела кадров обязаны вести учет персонала, используя табельный номер. Порядок присвоения, а также основные особенности этого понятия рассмотрим более подробно.

Определение

Под табельным номером можно понимать специальный цифровой код сотрудника. Присвоение табельного номера работнику происходит в начале трудовой деятельности в конкретной организации. Табельные номера не повторяются, и для каждого работника существует индивидуальный код. На протяжении всей трудовой деятельности в конкретной компании номер сотрудника не меняется.

Даже в случае, когда человек по каким-либо причинам уволился из организации, но через некоторое время вернулся, ему присваивается тот же табельный номер.

Для чего нужен

Присвоение табельного номера сотруднику организации необходимо для того, чтобы:

1. Облегчить работу бухгалтерии по обработке данных о внутреннем движении персонала.
2. Внести по тому или иному сотруднику отметки, позволяющие производить в дальнейшем расчеты.
3. Найти необходимую информацию о заработной плате, больничных, отпускных, отгулах и т.д. по сотрудникам.

Самым главным предназначением табельного номера считается учет рабочего времени каждого сотрудника. Для этого уполномоченный работник фиксирует время прихода и ухода каждого из персонала, а также промежутки времени, которые тратятся на обед, отлучки и т.п. В дальнейшем это поможет подсчитать, насколько эффективно сотрудник отработал положенные рабочие часы. Исходя из этого, начисляется зарплата.

Есть определенные нормы по часам, которые должны соблюдаться:

• 40 ч – полный рабочий день;
• 20 ч – сокращенный рабочий день;
• неполный рабочий день (зависит от определенных условий, согласовываемых между сторонами при приеме на работу).

Кто должен присваивать и кому

Табельный номер сотрудника присваивается уполномоченным лицом, которое ведет кадровое делопроизводство организации. Это может быть сам руководитель, бухгалтер, секретарь, работник отдела кадров. Данный сотрудник должен вести реестр и учет присвоенных номеров, контролировать правильность их использования.

Каждый сотрудник, который официально работает на предприятии, должен иметь табельный номер. Порядок присвоения табельных номеров не установлен какими-либо нормативными актами, поэтому организация вправе определять его самостоятельно. Табельный номер присваивается:

• работающим на постоянной основе;
• являющимся временными сотрудниками;
• являющимся внешними совместителями;
• работающим по срочному договору.

Важно помнить, если дело касается внутреннего совместителя, то присваивать ему еще один табельный номер не нужно. А вот при внешнем совместительстве, это вполне целесообразно.

Как присвоить номер

Согласно кадровому и бухгалтерскому учету, каждому работнику должен быть присвоен табельный номер. Порядок присвоения кода основывается на хронологическом порядке. Другими словами, у каждого сотрудника свое единичное значение. И у каждого последующего работника код увеличивается согласно счету. Для кодировки используют арабские цифры. Нельзя использовать другие знаки – точки, кавычки и т.п.

Но ни в одном законодательном нормативе не сказано, как именно присваивается табельный номер. Это не регламентирует и трудовое право. Трудовой договор также должен содержать код сотрудника, который присваивается при приеме на работу.

Так как табельный учет позволяет держать в порядке всю документацию, то при назначении цифрового кода сотрудника лучше всего придерживаться следующих правил:

1. Вести табельный учет должен один человек.
2. Присваивать код необходимо сразу же, как только вновь прибывший сотрудник подал документы для оформления.
3. Должна соблюдаться хронология при присвоении номера.
4. Цифровой код должен быть внесен в приказ о приеме сотрудника на работу.

Номера уволившихся

Многие специалисты, которые ведут табельный учет, задаются вопросом – можно ли присвоить табельный номер уже уволившегося сотрудника вновь устроившемуся? Данный вопрос не рассматривают ни федеральное законодательство, ни трудовое право. Трудовой договор также не содержит никаких сведений о табельных номерах. Следовательно, кадровикам приходится опираться на уже существующую практику. А именно в некоторых компаниях могут поступать следующим образом: если по прошествии 12 месяцев сотрудник не вернулся на рабочее место, его табельный номер может быть присвоен новому работнику.

Регистрация

Выше разъяснялось, что собой представляет табельный номер, порядок присвоения данного кода и некоторые его особенности. Далее выясним, как ведется учет табельных номеров. Для этого в компании ведется специальный журнал, где фиксируется следующая информация:

1. Реквизиты сотрудника (фамилия, имя, отчество).
2. Дата приема на работу.
3. Должность.
4. Специальность.
5. Номер трудового соглашения, дата его составления.
6. Структурное подразделение, в котором работает сотрудник.
7. Табельный номер сотрудника.

Ведение табельного учета является довольно важным фактором делопроизводства. И как выяснилось, при присвоении номера каждому работнику нужно руководствоваться определенными правилами. Впрочем, каждая организация может разработать свою модель учета персонала и следовать именно ей. Так как регламентированных правил нет, то и отступление от вышеизложенного не ведет ни к каким штрафным санкциям. Главное помнить, что правильно организованный табельный учет существенно облегчит работу и бухгалтерии, и кадровым специалистам.