Ce este un cabinet de fișiere: definiție și tipuri

Fiecare organizație menține controlul și evidența documentației. Ar trebui să fie plasat într-un anumit departament. Fișierul de card este necesar în bancă, în bibliotecă și în multe alte instituții. Este folosit pentru a afla orice date sau la cererea clienților. Ce este cabinetul de fișiere? Acesta este departamentul instituției, în care se află informațiile importante.

Documentele indexului cardului sunt într-o cameră specială. Ele sunt în spitale, biblioteci, bănci și alte instituții. Plasarea sistematică a documentelor vă permite să le păstrați în ordine perfectă și sub control.

Conceptul de

Indicele cardului este contabilizarea documentelor aflate în ordine alfabetică. Este posibil să existe și o distribuție de termeni, subiecte. Datorită faptului că totul se află într-un departament al întreprinderii, nu este dificil să găsești informații.

Ce este un cabinet de fișiere în bibliotecă? Acestea sunt directoare care vă permit să găsiți rapid cărți de interes, deoarece toți cititorii vin pentru a primi informații specifice. Fără ei, ar fi dificil să navighezi în orice bibliotecă.

funcții

Sistemul de catalog, inclusiv cardul de bibliotecă, efectuează următoarele funcții:

• achiziție, contabilitate, păstrarea documentației, furnizarea de informații, lucrări metodologice și de cercetare;
• înregistrarea și înregistrarea;
• recuperarea informațiilor;
• educație.

În funcție de tipul instituției, fișierul de carduri efectuează și alte funcții. Ea se află la birou la fiecare instituție.

Industria bancară

Ce este un fișier de card într-o bancă? Acest termen implică înregistrarea documentelor de plată pe care banca nu le-a efectuat. Instituția lor este sub control. Dosarul de card poate fi de diferite tipuri, în funcție de motivele obligațiilor neplătite.

Acestea pot fi ordine neexecutate din cauza lipsei de fonduri. Apoi, angajatul efectuează înregistrarea documentelor în format electronic și pe hârtie. O astfel de plată se va face pe un cont în afara bilanțului. Titularul de cont este informat că documentul este în coada de așteptare. După primirea fondurilor sunt creditate în contul dorit. Fișierul conține documente pentru care este necesară consimțământul pentru efectuarea unei operațiuni de plată, precum și pentru cei care așteaptă rândul lor.

Disponibilitatea indicelui cardului indică faptul că societatea are o poziție financiară instabilă. În cazul în care titularul contului nu îl deține, banca oferă o linie de credit sau o sumă suplimentară. finanțare.

O secvență este ordinea execuției ordine de plată. Acesta este aprobat prin lege. Documentele nu sunt postate în coada de așteptare. Dacă contul are suma necesară, atunci totul se apropie de dată. În absența fondurilor necesare, se stabilește următoarea coadă:

• executarea instrucțiunilor de compensare a daunelor;
• plata salariilor, concediilor medicale, concediilor;
• plăți fiscale;
• trimiterea de bani către fonduri;
• alte cerințe.

Sfera de joc

Ce este un fișier de card în industria jocurilor de noroc? Acestea sunt materiale educaționale cu lecții interesante și în curs de dezvoltare pentru copii. Jocurile de cărți includ informațiile necesare privind punerea în aplicare a activităților, precum și o listă a echipamentelor necesare. Aceasta indică vârsta copiilor și nevoia de a ajuta un adult.

Jocurile de cărți sunt în grădinițe și în alte instituții de învățământ. Datorită prezenței sale va fi posibilă găsirea rapidă a informațiilor necesare privind desfășurarea unor acțiuni vesele pentru copii. Toate jocurile sunt aranjate în ordine alfabetică.

Biblioteca

Indicele de carte al literaturii ocupă un loc important în instituția de învățământ. Informațiile despre acesta sunt date cititorilor prin:

• informații vizuale;
• evenimente, discuții, excursii;
• zilele bibliografiei;
• publicarea beneficiilor;
• utilizarea formelor și metodelor de activitate a bibliotecii.

Gestionează sistemul de cataloage și carduri în bibliotecă cu ajutorul planificării, coordonării, controlului. Activitatea personalului din acest domeniu constă în elaborarea planurilor, elaborarea documentației, monitorizarea activităților desfășurate. Fiecare carte de bibliotecă este supusă întreținerii și editării, pentru care angajații sunt responsabili de descrierea postului.

Tipuri de directoare

Indicele cardului conține un număr de cataloage care pot fi diferite în scopul, domeniul de aplicare al fondului, metoda de grupare, tehnologie de creare și utilizare.

Dacă luați în considerare scopul, atunci cataloagele sunt cititoare și oficiale. Acestea conțin, de exemplu, informații interesante pentru cititori. În ceea ce privește acoperirea fondurilor, directoarele pot include informații utile despre instituții, precum și secțiuni specifice ale bibliotecii.

Prin metoda grupării cardurilor sunt:

• alfabetice;
• sistematică.

Primul este prezentat sub forma unui catalog, în care datele sunt scrise în ordine alfabetică. Pentru a găsi rapid cartea potrivită, trebuie să găsiți numele de familie al autorului sau numele lucrării. Pentru a utiliza un astfel de catalog este foarte convenabil.

Se numește un catalog sistematic, în care informațiile se găsesc în ramurile cunoașterii. Pentru aceasta, se folosesc principiile clasificării bibliografice-bibliografice, în care sunt prevăzute regulile de grupare a informațiilor. Având în vedere tipul de creare și utilizare, fișierele de carduri sunt tradiționale și electronice.

Reguli pentru stocarea documentelor

Arhiva este menținută de un angajat special care lucrează pe baza descrierii postului. Angajatul asigură recepția, contabilitatea și stocarea documentației. El desfășoară activități de informare și de referință, precum și activități organizaționale și metodologice.

La fiecare întreprindere, arhiva este situată într-o cameră separată. Doar ca o excepție sunt utilizate rafturi, dulapuri, seifuri, care îndeplinesc funcția de siguranță a documentației. Termenul de depozitare este de 3 ani, dar poate fi redus.

După expirarea acestei perioade, se determină dacă documentul va fi utilizat sau este arhivat permanent. Există, de asemenea, o opțiune pentru distrugere. Ceea ce trebuie făcut exact este stabilit pe baza unei comisii de experți.

Caracteristicile indexului cardului în spitale

Cardurile pentru indexul cardului includ informațiile necesare despre pacienți. Acolo puteți găsi informații despre starea de sănătate, istoricul medical, medicamentele eliberate pe bază de prescripție medicală. Documentul vă permite să transferați date de la un medic la altul.

Cardurile sunt stocate pe rafturi speciale, unde totul este aranjat în ordine alfabetică. Mobilierul pentru documentație poate fi comandat sub anumite dimensiuni. Rafturile au o adâncime de 18-25 cm și o lățime de 1000 mm. Multe companii sunt angajate în fabricarea de mobilier personalizat, pe baza preferințelor clienților.

Pentru departamentul de arhivare există mobilier mobil de cale ferată. Aceasta va ajuta la amplasarea compactă a materialelor necesare în zonele mici. În sala de recepție se pot amplasa rafturi staționare sau mobilier combinat. Documentația corect plasată va găsi rapid cartea potrivită.