Для чего нужна товарная накладная?

Развитие компьютерных технологий неминуемо влечет за собой перевод экономических и юридических взаимоотношений между разными экономическими субъектами на новый уровень. Электронные формы приходят на смену бумажным, затрагивая все больше аспектов нашей жизни, однако этот процесс еще далек от завершения, и сегодня любая экономическая операция, связанная с передачей товара, должна быть подкреплена документально. Товарная накладная, при этом, является одним из основных документов, отличаясь универсальностью и простотой заполнения.

Еще одним неоспоримым преимуществом товарной накладной является то, что этот документ подписывается ответственными лицами, как компании-продавца, так и компании-покупателя. Несмотря на значительный прогресс в сфере безопасности цифровых технологий, именно подпись, прошедшая сквозь века, по-прежнему остается наиболее надежным способом подтвердить юридическую достоверность документа. Товарная накладная, как правило, подписывается директором либо одним из его заместителем, а также бухгалтером и лицом, ответственным за выдачу товара (обычно кладовщиком). Со стороны получателя, как правило, достаточно одной подписи.

При этом в товарной накладной содержится вся необходимая информация о товаре. Эта информация может пригодиться самым различным сторонам. В первую очередь, конечно, покупателю, который должен удостовериться в том, что информация, указанная в документах, соответствует реальному положению вещей. Кроме того, транспортной накладной пользуются бухгалтеры для осуществления необходимых проводок, а также государственные органы для проверки законности, осуществляемой экономическими объектами деятельности.

В накладной обычно указывается наименование товара, его масса, цена, стоимость, НДС, упаковка, а также дата оформление документа. Кроме того, сверху обязательно указываются юридические реквизиты обоих стороны. Закрепляется товарная накладная указанными выше подписями, а также печатями организаций.

Несмотря на обилие информации, а также необычайную важность, которую имеет транспортная накладная, процесс ее заполнения достаточно прост, что во многом объясняет такое широкое распространение этого документа. Как правило, на предприятии имеются шаблоны товарных накладных, в которые уже вбиты его реквизиты, а также некоторая другая неизменяющаяся информацию. В некоторых случаях, когда компания работает преимущественно с постоянными клиентами, под каждого клиента заводится свой шаблон для упрощения процесса заполнения.

Таким образом, сотруднику, отвечающему за отгрузку товара, достаточно взять бланк товарной накладной, который, к слову, является бланком строгой отчетности, вбить дату отгрузки, информацию о грузе, сверить посчитанную компьютером стоимость со счетом, распечатать документ на бланке, заверить его и выдать покупателю. Как видите, процесс более чем прост.

Однако и в таком простом деле довольно часто случаются ошибки, из-за банальной неосмотрительности или просто в спешке. Накладная на товар содержать ошибок не должна, даже самых незначительных. Любая опечатка должна быть исправлена, а бланк помечен как испорченный. Если же ошибка выявлена после отправки товара покупателю, готовится новая товарная накладная и затем отдается на подпись. Столь строгие требования позволяют обеспечивать высокий уровень защищенности от осуществления подставных операций, которым цифровые документы пока что похвастаться не могут. В ближайшем будущем товарной накладной также ничего не грозит, и если этот документ когда-нибудь будет выведен из оборота, то случится это нескоро.