Procesarea documentației primare: cerințe, exemplu. Documentația contabilă primară

Activitatea oricărei întreprinderi este strâns legată de întreținerea și prelucrarea documentației primare. Este necesară compilarea rapoartelor, calcularea plăților fiscale, luarea deciziilor manageriale. În articol vom analiza ce este - documentația primară în departamentul contabil - și modul în care se efectuează prelucrarea acesteia.

Concepte de bază

Documentația primară în contabilitate - ce este?? Se numește un certificat al unei tranzacții de afaceri, reflectată pe hârtie. În prezent, multe documente sunt compilate într-un sistem automat "1C ". Procesarea documentației primare implică înregistrarea și contabilizarea informațiilor despre economice.

Contabilitatea primară se referă la etapa inițială a înregistrării evenimentelor care apar la întreprindere. Operațiunile economice sunt acțiuni care implică modificări ale stării activelor sau capitalului organizației.

Procesarea documentației primare în contabilitate: schemă de exemplu

De regulă, în întreprinderi, termenul "lucrul cu documentația" înseamnă:

• Obținerea datelor primare.
• Prelucrarea preliminară a informațiilor.
• Executarea documentelor.
• Aprobarea de către conducere sau specialiști autorizați prin ordinul directorului.
• repetate procesarea documentației primare.
• Efectuați acțiunile necesare pentru efectuarea tranzacțiilor de afaceri.

clasificare

Există o singură dată și acumulată documentația primară. prelucrare informațiile conținute în astfel de lucrări prezintă o serie de particularități.

Documentația unică este menită să confirme evenimentul o dată. În consecință, ordinea prelucrării sale este mult simplificată. Documentația cumulativă este utilizată pentru o anumită perioadă de timp. De regulă, aceasta reflectă operațiunea efectuată de mai multe ori. În acest caz, pentru procesarea documentației primare Informațiile din acesta sunt transferate în registre speciale.

Cerințe pentru păstrarea documentelor

Documentația primară este întocmită în momentul tranzacției sau imediat după finalizarea acesteia.

Reflecția informațiilor se realizează pe forme unificate speciale. În lipsa formularelor aprobate, o întreprindere le poate dezvolta în mod independent.

Etapele procesării documentației contabile primare

La fiecare întreprindere din stat există un angajat responsabil pentru lucrul cu informațiile primare. Acest specialist trebuie să cunoască regulile procesarea documentației primare, respectați cu strictețe cerințele legislației și succesiunea acțiunilor.

pași procesarea documentației primare Acestea sunt:

• Taksirovka. Este o evaluare a unei operațiuni reflectată pe o lucrare, o indicație a sumelor asociate implementării acesteia.
• Gruparea. În această etapă, documentele sunt distribuite în funcție de caracteristicile comune.
• Atribuirea contului. Aceasta presupune desemnarea unui debit și a unui împrumut.
• Stingerea. Pentru a împiedica plata repetată privind documentele contabile primarep pune marca "plătită".

Erori în documente

Ele pot apărea din diverse motive. Practic, aspectul lor conduce la o atitudine neglijentă a angajatului față de munca pe care o desfășoară, analfabetismul unui specialist, o tehnică defectuoasă.

Corectarea documentelor este foarte descurajată. Cu toate acestea, în unele cazuri, nu puteți face fără a corecta erorile. Eroare admisă pe documentația primară, contabilul ar trebui corectată după cum urmează:

• Traversați linia greșită cu o linie subțire, astfel încât să fie clar văzută.
• Scrieți informațiile corecte pe linia de tragere.
• Marcați "Cred că ați corectat".
• Indicați data ajustării.
• Pune o semnătură.

Nu sunt permise mijloace corective.

Lucrul cu documentele primite

Procesul de procesare a valorilor mobiliare include:

• Definiția document type. Documentele de contabilitate conțin întotdeauna informații despre angajat economice. De exemplu, ele includ un conosament, o comandă pentru primirea de numerar etc.
• Verificarea detaliilor beneficiarului. Documentul trebuie adresat unei întreprinderi specifice sau angajatului său. În practică se întâmplă că documentele pentru achiziționarea de materiale sunt scrise special pentru companie, deși contractul cu furnizorul nu este încheiat.
• Verificarea semnăturilor, sigiliilor. Semnatarii trebuie să aibă autoritatea de a face acest lucru. Dacă vizionarea valorilor mobiliare primare nu este în competența angajatului, atunci acestea sunt recunoscute ca nevalabile. În ceea ce privește impresiile, în practică, greselile apar adesea în acele întreprinderi care au mai multe sigilii. Informațiile de pe imprimat trebuie să corespundă tipului de document pe care se află.
• Verificarea stării documentelor. În cazul depistării pagubei pe hârtie sau a lipsei oricăror coli, este necesar să se întocmească un act, copia acestuia fiind trimisă contrapărții.
• Verificarea validității evenimentului reflectat în document. Angajații întreprinderii trebuie să confirme informațiile despre operațiunea respectivă. Documentele privind admiterea obiectelor de valoare sunt certificate de managerul depozitului, condițiile contractului sunt confirmate de către comerciant. În practică, există situații în care furnizorul primește o factură pentru bunurile pe care întreprinderea nu le-a primit.
• Determinați perioada la care documentul aparține. La procesarea lucrărilor primare, este important să nu luați în considerare aceleași informații de două ori.
• Definiția secțiunii de contabilitate. La obținerea documentației primare, este necesar să se stabilească scopurile pentru care vor fi utilizate valorile livrate. Ele pot acționa ca mijloace de bază, materiale, imobilizări necorporale, bunuri.
• Definiția registrului în care va fi depus documentul.
• Înregistrarea hârtiei. Se efectuează după toate verificările.

Lucrați cu titluri de valoare emise

Prelucrarea acestui tip de documentație este oarecum diferită de cea de mai sus.

În primul rând, angajatul autorizat al întreprinderii formează o versiune de proiect a documentului de ieșire. Pe baza acestui fapt, se elaborează un proiect de document. Acesta este trimis la conducere pentru coordonare. Cu toate acestea, proiectul de document poate fi aprobat de un alt angajat care are autoritatea corespunzătoare.

După certificare, proiectul este elaborat în conformitate cu regulile stabilite și trimis destinatarului.

Planificarea fluxului de lucru

Această etapă este necesară pentru a asigura primirea, transmiterea și procesarea promptă a documentației. Pentru organizarea competentă a circulației documentelor la întreprindere se elaborează programe speciale. Acestea includ:

• Locul și data înregistrării valorilor mobiliare primare.
• Numele și funcția persoanei care a redactat și a predat documentele.
• Conturi efectuate pe baza valorilor mobiliare.
• Ora și locul de stocare a documentației.

Registrele contabile

Ele sunt necesare pentru înregistrarea documentației primare. În același timp, o notă privind înregistrarea este plasată pe titluri. Este necesar să se prevină reînregistrarea documentelor.

Titlurile de valoare primară pot fi stocate în registrele electronice. Cu toate acestea, la cererea agențiilor guvernamentale sau a contrapartidelor, întreprinderea trebuie să furnizeze copii pe suport de hârtie.

Caracteristicile recuperării documentelor

În prezent, nu există o procedură clară pentru restaurarea valorilor mobiliare în acte normative. În practică, acest proces include următoarele activități:

• Numirea unei comisii pentru a investiga cauzele pierderii sau distrugerii documentelor. Dacă este necesar, șeful companiei poate implica agențiile de aplicare a legii în procedură.
• Apel la o organizație bancară, la omologi pentru copii ale documentelor primare.
• Corectarea declarației fiscale privind profitul. Necesitatea de a prezenta un raport actualizat se datorează faptului că cheltuielile neconfirmate documentate nu sunt recunoscute ca cheltuieli în scopuri fiscale.

În cazul pierderii documentației primare, Inspectoratul Fiscal va calcula cuantumul deducerilor fiscale pe baza valorilor mobiliare disponibile. În același timp, există posibilitatea ca autoritatea fiscală să aplice măsuri de răspundere sub forma unei amenzi.

Greșeli comune în procesul de emitere a titlurilor de valoare primară

De regulă, persoanele responsabile de păstrarea înregistrărilor admit următoarele încălcări:

• Completați formularele care nu sunt unificate sau aprobate de către conducătorul întreprinderii.
• Ei nu indică aceste obiecte sau le reflectă cu erori.
• Nu vedeți documentele cu semnătura lor sau nu permiteți să semnați lucrările angajaților care nu au autoritatea de a face acest lucru.

Documentația, care confirmă faptele de îndeplinire a operațiunilor economice, este extrem de importantă pentru întreprindere. Pentru a proiecta este necesar să se abordeze foarte atent. Orice greșeală poate avea consecințe negative.