Tabele de calcul inteligente Excel: secretele unei lucrări și caracteristici eficiente

În ultimii ani, au apărut noi tehnologii "inteligente": telefoane inteligente, case inteligente, frigidere, case de telefon, televizoare etc. Foile de calcul nu au devenit o excepție. Tabelele inteligente din Excel au fost implementate de la versiunea 2010.

Conceptul de tabele inteligente

Excel în sine este o masă imensă. Cu toate acestea, acest tabel necesită o ajustare constantă: formule de desen, sortare, procesare, dacă acest tabel trebuie prezentat într-un document sau într-o prezentare.

Microsoft Corp., care a creat Excel, a sugerat să apeleze tabelele cu tabele inteligente, iar ceea ce se numea înainte de tabele era numit un interval. Cu toate acestea, în țara noastră aceste idei nu s-au înrădăcinat, așa că tabelele au rămas tabele, iar inovația a fost numită mese inteligente.

Atunci când implementați tabele inteligente, percepția documentului foaie de calcul se îmbunătățește, prelucrarea datelor devine mai ușoară și acestea sunt aduse la un anumit sistem.

Crearea unei tabele inteligente în Excel

Să presupunem că am introdus deja date în Excel. În acest caz, selectați-le, mergeți la meniul de panglică "Principal" și răsfoiți grupurile de comenzi, găsiți "Stiluri", faceți clic pe butonul "Format ca tabel" în el.

Se va deschide un meniu în care vi se va solicita să alegeți un stil de masă - alegeți orice doriți.

În continuare, va exista o casetă de dialog, care se va cere să specificați o serie de celule incluse în acest tabel și în cazul în care tabelul conține antetele ( „cap“), este necesar să se pună o căpușă lângă inscripția „tabel cu antete“.

După aceasta, este necesar să confirmați acțiunile efectuate apăsând butonul "OK" sau apăsând pe Enter.

Ca rezultat, tabelul se va schimba în funcție de stilul selectat și va include filtrarea pentru fiecare coloană.

Astfel, fără prea mult efort, puteți crea cu ușurință o masă inteligentă în Excel.

Listele derulante

Unul dintre secretele de creștere a vitezei de introducere a datelor într-o foaie de calcul este utilizarea listelor derulante.

Mai întâi, vom crea o listă de date care trebuie să se afle în lista verticală dintr-o altă foaie a aplicației sau pe lângă datele de imprimat.

Selectați celula în care va fi localizată această listă, accesați fila "Date", selectați grupul "Lucrul cu date" și faceți clic pe "Verificați datele".

În fereastra care apare, faceți clic pe săgeata de lângă "Tipul de date" și selectați "Listă".

Apoi ne mutăm de-a lungul acestei ferestre spre câmpul "Sursă". Plasați cursorul acolo sau faceți clic pe pictograma din dreapta acestui câmp și selectați intervalul de celule care vor fi incluse în lista derulantă.

Confirmăm modificările efectuate. Ca rezultat, ajungem lista drop-down cu datele dvs.

Pentru a evita mesajele de eroare atunci când introduceți date incorecte, trebuie să faceți din nou clic pe "Validarea datelor", faceți clic pe fila "Mesaj de eroare" și eliminați caseta de selectare "Afișați mesajul de eroare". Acest lucru vă va permite să introduceți în celulă cu o listă derulantă toate datele necesare, și nu doar cele care sunt prezente în lista derulantă.

Pentru a putea adăuga permanent date noi pe această listă, trebuie să utilizați foi de calcul inteligente Excel pentru listele derulante.

Mai întâi, vom crea un tabel inteligent cu un titlu în care există doar un titlu și o enumerare a componentelor listei derulante, apoi se creează această listă, așa cum este descris mai sus, fără a selecta o rubrică. După aceasta, confirmăm modificările efectuate. Acest lucru ne va permite să adăugăm în mod constant noi valori în listă.

Metoda prezentată este unul dintre secretele unei lucrări eficiente cu tabele inteligente în Excel.

Modificați stilul mesei inteligente

Dacă urmați instrucțiunile, veți obține o masă inteligentă cu un anumit stil, dar în meniu aceasta va apărea simbolic și poate nu va place întotdeauna cum arată pe ecran. Prin urmare, dacă este necesar, stilul poate fi schimbat.

Cum se face o masă inteligentă în Excel cu un nou stil? Pentru a face acest lucru, nu este nevoie să selectați întreaga masă, pur și simplu plasați cursorul sub forma unui dreptunghi negru pe orice celulă a mesei inteligente.

După aceasta, trecem la fila "Designer", grupul "Stiluri de masă". Dacă nu există suficiente stiluri prezentate, dați clic pe "Opțiuni avansate" și vedeți întreaga paletă de stil.

Alegeți stilul care vă place, care va fi aplicat la tabela inteligentă creată.

Apropo, dacă nu vă place nici un stil, în partea de jos puteți face clic pe linkul "Creați un stil de masă".

Opțiuni de stil

Tabelele inteligente din Excel și mai târziu, precum și din Excel 2007 pot fi personalizate pentru a se potrivi preferințelor și necesităților dvs.

Pentru a face acest lucru, mutați cursorul în orice celulă din tabel. Du-te la tab-ul „Design“, un grup de „Sheets Opțiuni de stil“, și acolo a pus / elimina bifa din care ne interesează opțiunile, butonul „Filtru“, „coloane sau rânduri alternante“, „bara de titlu sau rezultatul“, „prima sau ultima coloană“ .

Utilizând formule

Formulele din foile de calcul inteligente Excel nu trebuie copiate sau întinse. Crearea unei noi coloane sau a unui nou rând conduce la faptul că formulele din elementele de tabel nou create în celulele necesare în sine sunt strânse.

Dacă doriți să creați o coloană nouă în care doriți să introduceți o formulă, în celula acestei coloane, introduceți o formulă ușor diferită de cea standard pentru acest tip de foaie de calcul. Are forma [@[{Column name}]] operațiuni aritmetice.

Aici {Nume coloană} - denumirea specifică a coloanei în care calculul, de exemplu, aritmetica „Suma de ruble.“ - este expresii algebrice adoptate în formule de calcul Excel, și, dacă este necesar, numere, @ - indică faptul că datele vor fi luate de pe aceeași linie.

Aceste formule pot fi introduse ca de obicei în Excel, făcând clic pe câmpurile corespunzătoare și furnizând doar funcțiile necesare, toate pictogramele auxiliare necesare pentru formula în acest caz vor fi adăugate automat.

Când apăsați Enter renumărare se întâmplă în această coloană, pentru toate celulele de masă.

Dacă este necesar, rezultatele numărării la sfârșitul tabelului din fila „Design“, în grupul „parametrii stylesheet“, a pus un control pe opțiunea „rezultatele STRING“, care se va calcula totalurile pentru coloanele, în cazul în care au fost introduse formule.

Dacă sunteți interesat de aceste informații, aveți o bună cunoaștere a limbilor străine și căutați surse suplimentare de informații în străinătate, rețineți că în Rusia și în străinătate există diverși separatori de elemente de listă. Acestea au o virgulă și avem un punct și virgulă, care trebuie luate în considerare în formule.

Filtrul automat

Așa cum am menționat mai sus, atunci când creați tabele inteligente în Excel, fiecare coloană din antetul lor afișează un filtru auto, cu ajutorul căruia puteți specifica ce doriți să afișați sau, invers, nu afișați la acel moment. De exemplu, puteți utiliza chei ca "mai mult", "mai puțin", "conține", "nu conține" și așa mai departe. Această caracteristică poate fi utilizată atunci când lucrați cu un set mare de date.

De exemplu, există un tabel cu cumpărătorii, iar în cealaltă coloană sunt indicate luni ale achizițiilor. Suntem interesați doar de luna februarie. Pentru a nu căuta în mod manual cumpărătorii din februarie, faceți clic pe săgeata coloanei "Luna" și puneți o bifă lângă "februarie", eliminând bifarea rămasă. Astfel, numai cumpărătorii care au făcut achiziții în luna februarie vor fi afișați. Restul nu va dispărea oriunde, dacă apăsați din nou săgeata din rubrica "Lună" și bifați toate lunile, atunci toți cumpărătorii vor apărea din nou pe ecran.

Setați numele tabelului

După ce tabela inteligentă din Excel este creată, aplicația îi atribuie un nume în funcție de ordinea sa (dacă primul tabel este denumit "Table1", etc.).

Pentru a afla numele mesei, a pus cursorul în oricare din celula ei, du-te la tab-ul „Design“, un grup de „Properties“ și pentru a găsi acolo „Numele tabelului“, care pot fi editate, care ar trebui să fie introduse pe „Tabelul 1“ cursor, evidențiați și Introduceți un nume nou, apoi apăsați Enter.

Acest nume poate fi folosit în formule, funcții încorporate, liste derulante.

Numele tabelului poate fi folosit când se aplică funcțiile VLOOK, PGR. De exemplu, vrem să aflăm cine am avut ca un cumpărător din 1229. Pentru a face acest lucru, introducem 1229 într-o celulă liberă, de exemplu K1, în celula L1, introduceți formula = VLR (K1-Table1 (sau numele său schimbat) -1). Aici 1 este numărul coloanei în care va fi efectuată căutarea. Ca rezultat, în celula L1 va exista un FIO al cumpărătorului sub numărul 1229 (dacă, desigur, a fost în prima coloană).

Abordarea în tabele inteligente

Tabelele inteligente din Excel vă permit să utilizați nume de câmpuri în locul unei game de celule de date. Deci, pentru a calcula suma pe coloana C de la prima la celula 21, puteți introduce o formulă comună în Excel = SUM (C1: C21). Să presupunem că în coloana C avem informații despre valoarea cumpărării efectuate de fiecare cumpărător, iar această coloană este numită "Sumă, frecați". Și tabelul a fost redenumit "Cumpărători". Astfel, următoarea expresie poate fi introdusă ca o formulă: = SUM (Cumpărători [Amount, rub.]).

În plus, puteți utiliza o adresare specială:

• "= Cumpărători [# Această linie]" se va referi la linia curentă.
• "= Cumpărători [# Data]" se vor referi la date, fără a lua în considerare liniile de antet.
• "= Cumpărători [# Headers]" se vor referi la titlurile coloanelor din tabelul situat în primul rând al tabelului.
• "= Cumpărători [# Totaluri]" se va referi la rândul final (dacă există într-un tabel inteligent).
• "= Cumpărători [# Toate]" se va referi la întregul tabel, inclusiv la toate formulele de mai sus.

De exemplu, puteți calcula cantitatea de achiziții prin introducerea formula = SUM (Cumpărători [# Toate]).

Mese inteligente suplimentare "chips"

Derularea coloanelor tabelului cu mărimea mare nu necesită fixarea zonelor, deoarece numele coloanelor din tabel sunt mutate în titlurile coloanelor dintr-o anumită foaie a unei anumite cărți.

În Excel 2010, puteți crea secțiuni atunci când lucrați cu tabele inteligente. Acestea sunt un filtru auto de o coloană separată, reprezentată ca element grafic. Du-te la tab-ul „Design“, un grup de comenzi „Tools“, faceți clic pe „Insert Slicer“, în caseta de dialog, selectați numele coloanei (sau coloana) de la care va fi format tăiat. Dacă doriți să filtrați tabelul, selectați categoria sau categoriile dorite ținând apăsată tasta Ctrl.

Cum să ștergeți o foaie de calcul inteligentă Excel

Uneori se poate întâmpla că trebuie să salvați datele într-un format de foaie de calcul obișnuit, eliminând sortarea, formulele furnizate automat, adresarea și alte rotiri ale mesei inteligente din ea, adică lăsând tabelul numai ca bază de date.

În Excel, puteți transforma o masă inteligentă într-o masă obișnuită. Pentru aceasta, plasați cursorul în orice celulă a mesei inteligente, mergeți la fila "Designer", grupul de comenzi "Tools", faceți clic pe "Convertire în interval".

Ca rezultat, apare o casetă de dialog, confirmați acțiunea apăsând butonul de consimțământ sau tasta Enter. După aceea, masa va fi salvată în mod obișnuit cu ultimul stil și date utilizate.

În concluzie

Astfel, tabelele inteligente sunt aceleași tabele pe care le puteți crea. Dar utilizarea lor face posibilă utilizarea eficientă a timpului pentru instruire prin reducerea operațiilor manuale, crearea de tabele frumos, utilizarea elementelor grafice. Dacă dintr-o dată nu vă place creat o masă inteligentă, ea poate fi întotdeauna convertită la cea obișnuită.