Lucrul cu tabelele Excel: instrucțiuni pas cu pas, caracteristici și recomandări

Majoritatea utilizatorilor de sisteme informatice bazate pe Windows cu pachetul Microsoft Office instalat se confruntă cu siguranță cu aplicația MS Excel. La începători, programul provoacă unele dificultăți în mastering, totuși lucrul în Excel cu formule și tabele nu este atât de complicat, așa cum se poate părea la prima vedere, dacă cunoașteți principiile de bază cuprinse în cerere.

Ce este Excel?

În esență, Excel este o mașină matematică deplină pentru efectuarea unei multitudini de operații aritmetice, algebrice, trigonometrice și a altor operații mai complexe, utilizând mai multe tipuri de date de bază care nu sunt întotdeauna relevante pentru matematică.

Lucrul cu tabelele din Excel înseamnă folosirea unor oportunități mai ample cu combinarea și calculul, cu text simplu și multimedia. Dar, în forma sa originală, programul a fost creat tocmai ca un editor matematic puternic. Cu toate acestea, unii acceptă inițial aplicația pentru un calculator cu funcții avansate. Cea mai profundă amăgire!

Lucrați în Excel cu mese pentru începători: prima introducere la interfață

Mai întâi, după deschiderea programului, utilizatorul vede fereastra principală, care conține comenzile de bază și instrumentele de lucru. În versiunile ulterioare, apare fereastra atunci când porniți aplicația, care propune crearea unui nou fișier, implicit numit „Book 1“ sau selectați un șablon pentru acțiuni suplimentare.

Lucrul cu foi de calcul Excel pentru începători în prima etapă de cunoaștere a programului ar trebui redus la crearea unei mese goale. Pentru moment, ia în considerare elementele principale.

Câmpul principal este masa în sine, care este împărțită în celule. Fiecare are o numerotare, datorită coordonatelor bidimensionale - numărul liniei și denumirea literei coloanei (de exemplu, luați Excel 2016). O astfel de numerotare este necesară pentru a defini clar celula cu datele din formula dependenței, operația pe care va fi efectuată.

Deasupra, ca și în alte aplicații de birou, este bara de meniu principală, și chiar mai jos - setul de instrumente. Sub aceasta există o linie specială în care introduceți formula, și un pic mai mult spre stânga, puteți vedea fereastra cu coordonatele celulei activ în prezent (care este un dreptunghi). Mai jos este un panou de foi și un cursor de deplasare orizontală, iar sub el există butoane de comutare de un fel și scalare. În partea dreaptă este o bandă verticală pentru a muta foaia în sus / în jos.

Tipuri de bază de introducere de date și operațiuni simple

La început, se presupune că lucrarea din Excel cu tabele care încep cu utilizatorul va fi stăpânită de operații familiare, de exemplu, în același editor de text Word.

Ca de obicei, tabelul poate efectua operațiunile de copiere, tăiere sau lipire a datelor, introducerea de date text sau numerice.

Dar intrarea este oarecum diferită de cea produsă în editorii de text. Faptul este că programul este configurat inițial pentru a recunoaște în mod automat ce prescrie utilizatorul în celula activă. De exemplu, dacă introduceți șirul 01/02/2016, datele vor fi recunoscute ca o dată, și în celula în loc de numerele introduse va fi data într-o formă simplificată - 02/01/2016. Schimbarea formatului de afișare poate fi destul de simplă (ne vom opri aici un pic mai târziu).

Același lucru este valabil și pentru numere. Puteți introduce orice date numerice, chiar și cu un număr arbitrar de zecimale, iar acestea vor fi afișate în forma în care toate dintre ele sunt folosite pentru a vedea. Dar, dacă este introdus un număr întreg, acesta va fi reprezentat fără mantisă (zecimale sub formă de zerouri). Este, de asemenea, posibil să schimbăm acest lucru.

Dar ați terminat, mulți utilizatori novice încearcă să se mute la celula următoare utilizând tastele tastaturii săgeată (similar cu modul în care se poate face în tabele Word). Și nu funcționează. De ce? Da, doar pentru că lucrarea cu foi de calcul Excel diferă destul de mult de editorul de text Word. Tranziția se poate face prin apăsarea tastei Enter sau prin setarea dreptunghiului activ într-o altă celulă cu clicul stâng al mouse-ului. Dacă apăsați Esc după ce scrieți ceva în celula activă, intrarea va fi anulată.

Acțiuni cu foi

Lucrul cu foile la începutul dificultăților nu ar trebui să fie chemat. În panoul de jos există un buton special pentru adăugarea colilor, după ce faceți clic pe care va apărea o nouă masă, cu comutarea automată la ea și setarea unui nume ("Sheet 1", "Sheet 2", etc.).

Dublu-clic poate activa redenumirea oricăruia dintre ele. De asemenea, puteți utiliza meniul cu clic dreapta pentru a afișa un meniu suplimentar, care are mai multe comenzi de bază.

Formatele celulare

Acum, cel mai important lucru este că formatul celular este unul dintre conceptele de bază care determină tipul de date care vor fi folosite pentru a-și recunoaște conținutul. Puteți apela editarea formatului prin meniul cu clic dreapta, unde este selectată linia corespunzătoare sau prin apăsarea tastei F2.

Fereastra din stânga arată toate formatele disponibile, iar în partea dreaptă sunt afișate opțiunile de afișare a datelor. Dacă vă uitați la exemplul cu data afișată mai sus, este selectată formatul "Date" și vizualizarea dorită este setată pe dreapta (de exemplu, 1 februarie 2016).

Pentru a efectua operații matematice, puteți utiliza mai multe formate, însă în cel mai simplu caz, alegeți un format numeric. În partea dreaptă există mai multe tipuri de intrări, un pointer la numărul de caractere din mantisă după virgulă și câmpul pentru setarea delimitatorului grupurilor de cifre. Folosind alte formate numerice (exponențiale, fracționare, monetare etc.), puteți seta și parametrii doriți.

Implicit, pentru recunoașterea automată a datelor se utilizează un format comun. Dar când introduceți text sau mai multe litere, programul îl poate converti spontan în altceva. Prin urmare, pentru a introduce text pentru celula activă, trebuie să setați parametrul corespunzător.

Lucrați în Excel cu formule (tabele): un exemplu

În cele din urmă, câteva cuvinte despre formule. Și mai întâi, să aruncăm o privire la un exemplu de suma a două numere din celulele A1 și A2. În aplicație există un buton de însumare automată cu câteva funcții suplimentare (calculul mediei aritmetice, maxim, minim, etc.). Este suficient să setați celula activă în aceeași coloană de mai jos, iar când selectați suma, va fi calculată automat. Același lucru funcționează pentru valori localizate pe orizontală, dar celula activă pentru suma trebuie să fie setată la dreapta.

Dar este posibilă introducerea manuală a formulei (lucrul cu tabelele Excel implică și o astfel de opțiune atunci când acțiunea automată nu este furnizată). Pentru aceeași sumă ar trebui să fie în bara de formule pentru a echivala și prescrie funcționarea A1 + A2 sau SUM (A1-A2), și, dacă doriți să specificați o serie de celule, utilizați un formular după semnul egal: (A1: A20), după care va se calculează suma tuturor numerelor din celule de la prima până la a douăzecea incluziune.

Diagrame și scheme de desenare

Lucrul cu tabelele Excel este, de asemenea, interesant, deoarece implică utilizarea unui instrument automat automatizat pentru plotarea diagramelor de dependență și a diagramelor bazate pe intervalele selectate.

Pentru a face acest lucru, există un buton special pe panou, după ce faceți clic pe care puteți selecta parametrii sau vizualizarea dorită. După aceasta, diagrama sau graficul vor fi afișate pe foaie ca imagine.

Cross-linking, importarea și exportul de date

În program este, de asemenea, posibil să se stabilească legături de date pe foi diferite, utilizați referințe încrucișate la fișiere de format diferit sau obiecte care sunt pe servere de pe Internet și multe alte programe de completare.

În plus, fișiere Excel pot fi exportate în alte formate (de exemplu, PDF), copia date de la ei, și așa mai departe. D. Dar programul poate deschide fișiere create în alte aplicații (formate text, baze de date, pagini web, XML documente etc.).

După cum puteți vedea, capacitățile editorului sunt aproape nelimitate. Și, desigur, pur și simplu nu au suficient timp să le descrie. Aici sunt elementele de bază ale doar la început, dar utilizatorul interesat va trebui să citească informații de fond, să stăpânească programul de la cel mai înalt nivel.