Filtru avansat în Excel: exemple. Cum se face un filtru avansat în Excel și cum să îl folosiți?

Mulți angajați de toate tipurile de organizații care trebuie să lucreze în orice fel cu Mircosot Excel, fie că sunt contabili obișnuiți sau analiști, se confruntă de multe ori cu nevoia de a selecta o serie de valori dintr-o gamă imensă de date. Pentru a simplifica implementarea acestei sarcini, a fost creat un sistem de filtrare.

Filtrul normal și avansat

În Excel prezintă un filtru simplu, care începe cu tab-ul „Date“ - „Filtru» (date - filtru în versiunea în limba engleză a programului) sau utilizând comanda rapidă pe bara de instrumente, similar cu o pâlnie de formă conică, pentru transferul lichidelor în recipiente cu gât îngust.

În majoritatea cazurilor, acest filtru este o opțiune foarte optimă. Dar, dacă trebuie să efectuați selecția pentru un număr mare de condiții (și chiar câteva coloane, rânduri și celule), mulți se întreabă cum să facă filtrul extins în Excel. În versiunea în limba engleză se numește filtru avansat.

Prima utilizare a filtrului avansat

În Excel, cea mai mare parte a muncii se face cu mese. În primul rând, este convenabil și, în al doilea rând, într-un singur fișier puteți salva informații pe mai multe pagini (tab-uri). Deasupra tabelului principal este de dorit crearea mai multor rânduri, cea mai de sus a cărora este lăsată pentru antet, este în aceste linii că se vor potrivi condițiile filtrului Excel extins. În viitor, filtrul va fi cu siguranță schimbat: dacă sunt necesare mai multe condiții, puteți introduce întotdeauna o altă linie în locul potrivit. Dar este de dorit ca, între celule dintr-o serie de condiții și celule de date inițiale, să existe o linie nefolosită.

Cum se utilizează filtrul avansat în Excel, exemple, luați în considerare mai jos.

Aplicarea filtrului

În tabelul de mai jos, liniile 1 și 2 sunt pentru intervalul de condiții, liniile 4 până la 7 sunt pentru intervalul de date brute.

Pentru început, introduceți valorile corespunzătoare în rândul 2, din care filtrul extins în Excel va fi respins.

Pentru a porni filtrul, selectați celulele datelor sursă, apoi selectați fila "Date" și faceți clic corespunzător pe butonul "Advanced".

În fereastra deschisă, este afișat intervalul celulelor selectate din câmpul "intervalul inițial". În conformitate cu exemplul dat, șirul are valoarea "$ A $ 4: $ F $ 12".

Campul "Domeniul condiției" trebuie completat cu valorile "$ A $ 1: $ F $ 2".

Fereastra conține, de asemenea, două condiții:

• filtrați lista în loc;
• copiați rezultatul într-o altă locație.

Prima condiție vă permite să generați rezultatul în spațiul alocat celulelor din intervalul original. A doua condiție vă permite să creați o listă de rezultate într-un interval separat, care ar trebui specificat în câmpul "Plasați rezultatul în interval". Utilizatorul selectează o opțiune convenabilă, de exemplu, prima, fereastra "Advanced Filter" din Excel este închisă.

Pe baza datelor introduse, filtrul va forma tabelul următor.

Dacă utilizați condiția "Copiați rezultatul în altă locație", valorile de la 4 și 5 linii vor fi afișate în intervalul definit de utilizator. Intervalul original rămâne neschimbat.

Ușurința de utilizare

Metoda descrisă nu este în întregime convenabilă, prin urmare, pentru îmbunătățire se utilizează de obicei limba de programare VBA, cu care sunt macro-urile care permit automatizarea filtrului avansat în Excel.

În cazul în care utilizatorul are cunoștințe despre VBA, se recomandă studierea unui număr de articole pe această temă și implementarea cu succes a planului. Dacă modificați valorile celulelor din rândul 2, filtrul avansat alocat Excel, intervalul de condiții se va schimba, setările vor fi resetate, reporniți imediat și informațiile necesare vor fi generate în intervalul dorit.

Întrebări complicate

Pe lângă lucrul cu valori definite precis, filtrul avansat din Excel este capabil să gestioneze interogări complexe. Acestea sunt datele introduse, unde o parte din caractere este înlocuită cu metacaractere.

Un tabel de simboluri pentru interogări complexe este prezentat mai jos.

Merită să știi că simbolul * poate însemna orice număr de caractere. Aceasta înseamnă că, odată cu introducerea valorii "n *", toate valorile vor fi returnate, indiferent de numărul de caractere după litera "n".

Semnul "?" Înseamnă doar un singur caracter.

Bundle de OR și AND

Ar trebui să fiți conștienți de faptul că informațiile specificate printr-o singură linie din "Domeniul condițiilor" sunt considerate ca fiind scrise logic (AND) în liant. Aceasta înseamnă că mai multe condiții sunt îndeplinite simultan.

Dacă datele sunt scrise într-o coloană, filtrul extins din Excel este recunoscut de operatorul logic asociat (OR).

Tabelul de valori are următoarea formă:

Tabele rezumate

O altă metodă de filtrare a datelor este utilizarea comenzii "Insert - Table - PivotTable" în versiunea în limba engleză.

Tabelele menționate mai sus funcționează în același mod cu intervalul de date alocat anterior și pentru selectarea valorilor unice pentru a fi analizate ulterior. De fapt, se pare că lucrează cu lista drop-down câmpuri unice (de exemplu, numele angajaților companiei) și gama de valori care sunt date când se selectează un câmp unic.

Neajunsul utilizării tabelelor pivot este nevoia de a ajusta manual datele originale atunci când schimbați aceste date.

concluzie

În concluzie, trebuie remarcat faptul că domeniul de aplicare al filtrelor în Microsoft Excel este foarte larg și diversificat. Este suficient să aplici imaginația și să îți dezvolți cunoștințele, aptitudinile și abilitățile.

Prin ea însăși, filtrul este ușor de utilizat și de a învăța, ușor de înțeles cum să utilizați filtrul avansat în Excel, dar este proiectat pentru aplicații care necesită o cantitate mică de timp pentru a face informații de screening pentru prelucrare ulterioară. De regulă, nu prevede lucrul cu mase mari de informații datorită factorului uman obișnuit. Aici tehnologiile deja mai bine gândite și avansate pentru procesarea informațiilor din Microsoft Excel vin la salvare.

Macroanele realizate în limba VBA sunt foarte populare. Acestea vă permit să rulați un număr semnificativ de filtre care ajută la selectarea valorilor și la ieșirea acestora în intervalele corespunzătoare.

Macrogramele înlocuiesc cu succes orele de lucru pentru a compila rapoarte sumare, periodice și de altă natură, înlocuind timpul de analiză lungă a matricelor uriașe cu doar un clic de un secundă.

Utilizarea macrocomenzilor este justificată și incomodă. Oricine a întâlnit nevoia de aplicare, va găsi întotdeauna, dacă se dorește, suficiente materiale pentru a-și dezvolta cunoștințele și a căuta răspunsuri la întrebări de interes.