Matricea RACI ca instrument de gestionare a responsabilității. RACI: decodare

Una dintre cele mai frecvente cauze ale proiectelor nereușite este alocarea greșită a funcțiilor între membrii echipei. Probabil că ai deja experimentat acest lucru: la cea mai mică dificultate, participanții încep să arate cu degetul și jibe unul la altul în loc de responsabilitate pentru a rezolva problema. Și pentru a evita astfel de situații, a fost inventată matricea RACI - un instrument simplu și eficient de planificare a resurselor umane.

"Sub microscop": 4 roluri cheie în fiecare proiect

Distribuirea sarcinilor este una dintre principalele responsabilități ale managerului. Dar, în practică, totul pare diferit: capul numește pur și simplu membrii echipei cu speranța că experții vor decide cine și ce ar trebui să facă. Dar ce se întâmplă dacă termenul limită a fost anulat sau un produs de calitate slabă a fost eliberat? "Nu fac asta", "ei nu mi-au spus" hellip - Și nici o acțiune utilă.

O matrice de răspundere RACI construită competent permite rezolvarea multor probleme. Conform acestei tehnici, indiferent de complexitatea și amploarea activității, un membru al echipei din orice proiect îndeplinește unul dintre cele patru roluri.

R - Responsabil

În traducere Responsabil înseamnă "interpret". Acesta este un angajat pe care responsabilitatea pentru performanța unui anumit participant la muncă este direct. Cu toate acestea, în cele mai multe cazuri, el nu alege metodele de soluționare și respectă managerul de proiect.

Acest rol este atribuit angajaților și profesioniștilor competenți - persoanelor care știu cum să facă. În RACI, artiștii interpreți sau executanți îndeplinesc următoarele funcții:

• să stabilească exact ce trebuie făcut pentru a implementa proiectul și cât timp va dura (în condițiile impuse de "top");
• face o listă cu resursele necesare;
• participă la coordonarea și aprobarea documentației tehnice;
• să analizeze progresul proiectului și rezultatele intermediare;
• furnizați managerului rapoarte privind activitatea efectuată.

Sunt mai mulți oameni în echipă. În plus, acest rol poate fi combinat cu alții. Cea mai comună combinație este Accountable + Resubonsible (în traducere - "responsabil + executor").

A - Responsabil

"Responsabil" sau "responsabil" este principalul manager de proiect. El este responsabil pentru asigurarea îndeplinirii la timp a sarcinilor atribuite, cu nivelul necesar de calitate și în limitele bugetului alocat. În plus, A:

• selectează executori și o echipă de management de proiect;
• atribuie sarcini tuturor participanților;
• controlează progresul activității;
• distribuie resurse între artiștii interpreți sau executanți;
• ține evidența utilizării resurselor și justifică, de asemenea, curatorului nevoia de a aloca fonduri suplimentare;
• ia în considerare ideile și sugestiile altor membri ai echipei, le poate aproba sau respinge.

De obicei, managerul de proiect acționează ca o "legătură" între client sau managementul de vârf și echipa.

C - consultat

Al treilea rol în matricea RACI este "consultantul" (uneori se numește și "curator"). Împreună cu liderul, participă la managementul de proiect, dar este în primul rând preocupat de rezolvarea problemelor strategice:

• aprobă orice modificare a domeniului de aplicare și a duratei lucrului;
• alocă resursele necesare pentru implementarea proiectului;
• dacă este necesar, va coordona cu clientul necesitatea majorării bugetului;
• primește de la manager rapoartele privind activitatea efectuată;
• ia decizii în orice situație neprevăzută, în cazul unor schimbări critice care pot afecta calendarul și costul proiectului.

Rolul consultanților este de obicei atribuit managerilor de rang înalt. Ei determină obiectivele globale și apoi desemnează managerul de proiect, care distribuie deja sarcinile în rândul membrilor echipei.

Eu - Informat

Pe lângă rolurile listate, matricea RACI indică un "informat" ("observator"). El îndeplinește funcțiile de administrator și se ocupă în principal de organizarea fluxului de lucru. Supraveghetorul se supune managerului de proiect, spre deosebire de ceilalți participanți, el nu este responsabil pentru rezultatele sale. În schimb, el:

• colectează și sistematizează toate informațiile despre proiect, resurse și planuri;
• păstrează procesul-verbal al reuniunilor;
• acceptă documentația de la participanții la proiect pentru a le transfera ulterior la structurile relevante;
• monitorizează momentul înregistrării și corectitudinea completării rapoartelor.

Rețineți că legătura cu observatorul este predominant unilateral. Funcția sa principală este să salveze managerul de la necesitatea de a petrece timp pe proceduri birocratice și de a-l "descărca".

Învățați cum să construiți o matrice RACI prin exemplu

Să vorbim despre aspectul practic al problemei. Cum să elaborezi o diagramă pentru distribuirea autorității și a responsabilității?

1. Noi compunem să facem lista

Mai întâi de toate, trebuie să pictezi tot ce trebuie să faci. Gradul de detaliere depinde de proiectul respectiv. Uneori, pentru simplitatea controlului și a managementului, sunt dezvoltate mai multe matrice. Mai întâi, listați principalele blocuri de lucru și apoi rupeți fiecare în funcții și sarcini separate. Lista de lucrări este indicată în tabel de-a lungul liniei verticale.

2. Alegeți membrii echipei

Aici trebuie să răspundem la întrebarea: "Cine va fi angajat în acest proiect?". Pe orizontală, este necesar să se scrie toți angajații și / sau departamentele care participă la implementare în toate etapele - de la planificare până la prezentarea rezultatelor și livrarea raportului.

3. Umplerea mesei

După aceasta, puteți trece la distribuirea funcțiilor. Pentru a face acest lucru, trebuie să aveți o idee clară despre fiecare etapă a lucrării și cum funcționează în echipe.

Să luăm exemplul nostru ca bază și să ne oprim la etapa "Design". În acest caz R - performer - doar unul. În procesul de lucru, el este ghidat de un site prototip pregătit anterior. prin urmare sistem de arhitect, care a fost implicat în dezvoltarea sa, în această etapă, funcția de C. consultant, de asemenea, își pot exprima dorințele analistului și dezvoltator. Proiectul finit este aprobat de managerul de proiect (A). Dar testere și administratorul de sistem în această etapă nu face orice decizii, dar primesc doar informații cu privire la modul în care lucrăm, ci pentru că acestea sunt date rolul înștiințată - I.

Soiurile modelului

În cele mai multe cazuri, puteți face o matrice standard. Cu toate acestea, atunci când lucrăm la proiecte mai complexe, uneori este nevoie de roluri suplimentare. Prin urmare, în ultimii ani au apărut două versiuni extinse ale diagramei de responsabilitate.

RACI-VS

Aici, la rolurile standard se adaugă încă două:

• Verifies (V) - un angajat sau o echipă specială pentru a verifica modul în care rezultatul punerii în aplicare a unei sarcini corespunde criteriilor aprobate.
• Semnele off (S) vor coordona livrarea proiectului cu clientul, vor ține o prezentare și vor furniza rapoarte. De obicei, această funcție este efectuată de persoana responsabilă de efectuarea lucrării (Responsabil), dar RACI-VS atrage în acest scop un specialist separat.

Datorită control sporit și mai îndeaproape cu clienții noștri, acest model este cel mai potrivit pentru proiecte complexe, punct de vedere tehnic sau la scară largă, care sunt zeci (sau chiar sute) de oameni.

RASCI

În această variantă, un rol nou apare în matricea - Supportivă (S). Funcțiile sale cheie sunt de a oferi proiectului resurse suplimentare, adică sprijinul managerului și executorilor.

Relația de rol ideal

Matricea RACI este alcătuită nu numai pentru a ști cine să "reprime" în cazul unor probleme. În etapa de planificare cu acest tabel, puteți vedea punctele slabe în organizarea fluxului de lucru.

Analiza verticala vă permite să vedeți îndatoririle și autoritățile fiecărui participant la proiect, să evaluați în mod obiectiv nivelul încărcăturii:

• o mulțime de R - cel mai probabil, o persoană va trebui să fie rupt între mai multe sarcini, care va afecta negativ viteza și rezultatele muncii;
• o mulțime de angajați A "devine în jurul gâtului" pentru toată lumea - se recomandă distribuirea mai echilibrată a responsabilității;
• nu există celule R și A - o ocazie de a vă gândi la fezabilitatea acestui post ca atare (de fapt, plătiți un specialist care nu face nimic);
• nu există celule goale - din nou, problema supraîncărcării, nu toată lumea este capabilă să îndeplinească simultan atât de multe sarcini.

Analiza orizontală, la rândul său, demonstrează calitatea organizării muncii în fiecare etapă. Și aici apar deseori probleme:

• o mulțime de R - poate exista o dublare a funcțiilor, iar cineva din echipă efectuează o muncă inutilă;
• o mulțime de A - există o "diluare" de responsabilitate și confuzie la trecerea proiectelor;
• o mulțime de discuții în C împiedică în mod semnificativ fluxul de lucru (trebuie să așteptați până când toți își fac editările și comentariile, găsesc compromisuri etc.);
• nu eu - poate fi un semnal că prea mulți artiști sunt implicați într-o singură sarcină, ceea ce încetinește și implementarea proiectului.

Cu managerul RACI poate detecta rapid pozițiile supraîncărcat sau subocupate, inutile și zone de lucru pentru care nimeni nu este responsabil. matrice bine scris poate îmbunătăți în mod semnificativ calitatea managementului și controlului asupra punerii în aplicare a proiectelor, precum și reducerea numărului de conflicte între interpreți ( „Eu nu o fac deloc ...“ „Că el a trebuit să facă ...“ și așa mai departe. D.).

Sfaturi utile

Pentru ca matricea RACI să își poată îndeplini funcțiile și să asigure o funcționare eficientă și eficientă în cadrul companiei, este necesar să ne amintim câteva puncte importante.

1. La completarea tabelului, ia în considerare calificările angajaților. De exemplu, un contabil nu este necesar să se numească un consultant (C), în etapa de aspectul site-ului, cel puțin, pentru că el nu este versat în acest domeniu.
2. Pe fiecare site trebuie să existe o singură persoană responsabilă (A). Dacă există mai multe, specificați condițiile. De exemplu, A1 - responsabil pentru testarea versiunii de desktop a site-ului, și A2 - responsabil pentru testare.
3. Orice sarcină trebuie să aibă responsabilitate și responsabilitate (în traducere - "Responsabil" și "Executor").
4. Încercați să formulați fiecare sarcină cât mai concret posibil. Utilizați verbe - „publica“, „pregăti“, „a scrie“, „test“, „actualizare“, etc. Este recomandabil să se precizeze imediat rezultatele cerute - .. Nu doar „viteza de download de verificare“ și „Asigurați-vă că viteza de download site-ul nu mai mult de 0,8 secunde. "
5. Acțiunile nu ar trebui să se aplice unui angajat specific, ci unei poziții ca întreg.
6. Este mai bine să compunem matricea RACI într-o echipă, bazată pe analiza situațiilor reale de lucru. Este important ca fiecare participant să fie conștient de rolul și sarcinile cu care se confruntă.