Cum scriu un răspuns la o reclamație?

În lumea modernă, trebuie să continuăm să interacționăm cu alți oameni. Acest lucru se întâmplă atunci când cumpărați bunuri, comandați orice servicii, îndeplinind obligațiile proprii. Comunicarea nu este doar între entitățile fizice, ci și cele juridice. Din păcate, nu totul merge bine, astfel încât partea nemulțumită, pentru a-și apăra drepturile, are dreptul să scrie o reclamație. Dacă un astfel de semn de nemulțumire este primit de la client sau partener de afaceri, întreprinderea trebuie să scrie un răspuns.

De obicei, răspunsul la o reclamație se face în scris, în formă liberă, iar stilul său ar trebui să fie similar cu plângerea însăși. Trebuie adresată direct solicitantului. La specificarea adresei poștale din revendicare, răspunsul este trimis exact pe el. Documentul este semnat de către destinatar. Conținutul textului ar trebui să indice în mod clar poziția vinovatului și să indice încă din primele linii dacă este de acord cu plângerile prezentate sau nu.

Dacă răspunsul la revendicare conține un acord cu cerințele solicitantului, atunci destinatarul trebuie să satisfacă cererea. Răspunsul ar trebui să indice dacă cerințele vor fi pe deplin îndeplinite sau parțial satisfăcute. De asemenea, ar trebui furnizate informații privind calendarul și ordinea satisfacției acestora. Solicitantul poate fi întrebat și amânat, dacă toate instrucțiunile nu sunt posibile în acest moment.

De asemenea, să presupunem că destinatarul nu este de acord cu cerințele solicitantului. Apoi, răspunsul la revendicare trebuie să reflecte poziția sa juridică. Puteți furniza anumite documente ca dovezi, de exemplu, declarații ale băncii privind plata arieratelor. În unele cazuri, nici măcar nu puteți răspunde. Această tăcere va fi considerată o obiecție și un refuz de îndeplinire a anumitor obligații. Dar dacă contractul stipulează că absența răspunsului unei contrapărți este considerată a fi un acord, tăcerea va însemna că destinatarul este de acord cu acțiunile descrise în revendicare.

Magazinele sunt cele mai grele. La urma urmei, mai des decât oricine altcineva, trebuie să scrie un răspuns la cererea cumpărătorului. Acesta din urmă își poate exprima nemulțumirea în "Cartea de reclamații", poate trimite un e-mail companiei, poate scrie o reclamație pe un site special. Orice a fost, dar trebuie să răspundeți la răspunsul cumpărătorului în orice caz. Termenul limită pentru a răspunde unei reclamații nu este de obicei mai mare de 10 zile de la data primirii.

Scrisoarea de răspuns trebuie să fie gândită foarte bine, astfel încât să calmeze și să satisfacă clientul nemulțumit și să nu-l mânie mai mult. Nimeni nu ar trebui să facă niciodată scuze, să nu mai vorbim de afirmația că cumpărătorul, în lipsa lui de atenție sau lenevie, este vina pentru ceea ce sa întâmplat. Trebuie să ne amintim că acesta este persoana care plătește banii banii, ceea ce înseamnă că are dreptate în toate. Chiar și un feedback negativ, lăsat de un client furios, nu poate avertiza o duzină de potențiali cumpărători.

Răspunsul la revendicare trebuie să fie redactat într-o formă politicoasă și corectă. În cazul în care plângerea este corectă, atunci imediat trebuie să-i cereți scuze solicitantului, să-i mulțumesc pentru informațiile furnizate, să încercați să-i rezolvați cererile. De asemenea, merită să informăm cumpărătorul cu privire la măsurile luate, ceea ce va permite evitarea altor momente neplăcute.