Depozit contabilitate în Excel. Un program simplu pentru automatizarea contabilității depozitului

Depozitul de contabilitate în Excel este o soluție excelentă pentru orice companie comercială sau organizație de producție, care este importantă pentru a păstra evidența cantității de materii prime utilizate și produse finite.

Cine poate ajuta tabletele

Companiile mari achiziționează soluții gata făcute în format electronic în aceste scopuri. Cu toate acestea, acestea sunt destul de scumpe, iar unele programe complexe necesită implicarea unui angajat calificat cu un salariu ridicat pentru a lucra în depozit. Acest lucru este dincolo de puterea de început sau de companiile mici. Din fericire, există o ieșire și puteți utiliza tabelele Excel. Acest instrument electronic, care este al doilea doar software-ul de birou Word, are o funcționalitate suficientă pentru a rezolva problemele de contabilitate a depozitului.

Câteva reguli importante

Cei care sunt interesați de problema administrării inventarului trebuie să abordeze de la bun început problema creării propriului program de calculator. În același timp, trebuie respectate următoarele reguli:

• Toate directoarele ar trebui create inițial în mod exact și detaliat. În special, nu trebuie să se limiteze doar la indicarea denumirilor mărfurilor și ar trebui să indice, de asemenea, articolele, codurile, datele de expirare (pentru anumite specii) etc.
• Soldurile inițiale sunt de obicei înscrise în tabele în termeni monetari.
• Este necesar să se respecte cronologia și să se introducă datele referitoare la primirea anumitor bunuri în depozit mai devreme decât la expedierea către cumpărător.
• Este necesar să faceți un inventar înainte de a completa tabelele Excel.
• Ar trebui să se furnizeze și să se introducă informațiile suplimentare, astfel încât, în viitor, nu este necesar să se precizeze datele fiecărui produs.

Depozitul în contabilitate în Excel: recomandări generale

Înainte de a începe să dezvoltați o foaie de calcul pentru a vă asigura funcționarea normală a depozitului, trebuie să țineți cont de specificul acestuia. Recomandările generale din acest caz sunt următoarele:

• Este necesară compilarea directoarelor: "Cumpărători", "Furnizori" și "Puncte de contabilitate a mărfurilor" (companiile mici nu au nevoie de ele).
• Dacă lista produselor este relativ constantă, puteți recomanda crearea unei nomenclaturi sub forma unei baze de date pe o foaie separată a tabelului. În viitor, cheltuielile, veniturile și rapoartele trebuie completate cu trimiteri la acestea. Foaia din tabelul Excel cu titlul "Nomenclatură" trebuie să conțină numele produsului, codurile produselor, grupurile de mărfuri, unitățile de măsură etc.
• Raportul este generat folosind instrumentul Pivot Table.
• Primirea mărfurilor (produse) la depozit trebuie să fie contabilizate în foaia "Parohia".
• Trebuie să creați coloanele "Expense" și "Balances" pentru a urmări starea actuală.

Creați directoare

Pentru a dezvolta un program care să păstreze inventarul în Excel, creați un fișier cu orice nume. De exemplu, poate suna ca "Warehouse". Apoi vom completa cărțile de referință. Acestea ar trebui să aibă aproximativ următoarea formă:

Că titlurile nu sunt "fugi", trebuie să fie reparate. Pentru a face acest lucru, în fila "Vizualizare" din Excel, trebuie să faceți clic pe butonul "Zone cu zone".

În mod similar, tabelul "Cumpărători".

Furnizați un serviciu convenabil și parțial automatizat program de contabilitate a depozitului În mod gratuit, puteți să creați în el directorul auxiliar al punctelor de vacanță ale mărfurilor. Adevărat, va fi necesar numai dacă compania are mai multe puncte de desfacere (depozite). În ceea ce privește organizațiile care au un punct de emisie, nu are nici un rost să creați un astfel de director pentru ei.

Programul propriu "Depozit": creați o foaie "Parohie"

În primul rând, trebuie să creăm un tabel pentru nomenclatură. Titlurile sale ar trebui să arate ca "Nume produs", "Sortare", "Unitate de măsură", "Caracteristică", "Comentariu".

atunci:

• Selectăm intervalul din acest tabel.
• În câmpul "Name", situat direct deasupra celulei cu numele "A", introduceți cuvântul "Table1".
• Același lucru se face cu intervalul corespunzător din fișa "Furnizori". Acest lucru este indicat de "Tabelul 2".
• Stabilirea tranzacțiilor de venituri și cheltuieli se efectuează pe două foi separate. Ele vor ajuta la păstrarea inventarului în Excel.

Pentru tabelul "Sosire" ar trebui să arate imaginea de mai jos.

Automatizarea contabilitatii

Evidența depozitului în Excel poate fi făcută mai convenabil, dacă utilizatorul poate alege din lista completă a furnizorului, numele mărfurilor și punctul de contabilitate.

În acest caz:

• unitatea de măsură și codul furnizorului trebuie să fie afișate automat în tabel, fără implicarea operatorului;
• numărul facturii, data, prețul și cantitatea sunt introduse manual;
• programul "Warehouse" (Excel) calculează costul automat, datorită formulelor matematice.

Pentru a face acest lucru, toate directoarele trebuie formatate sub forma unui tabel, iar pentru coloana "Name" se creează o listă derulantă. Pentru a face acest lucru:

• selectați coloana (cu excepția capacului);
• găsiți fila "Date";
• faceți clic pe pictograma "Verificați datele";
• în câmpul "Tip de date" căutăm "Listă";
• în câmpul "Source" specificăm funcția "= INDIRECT (" nomenclatura! $ A $ 4: $ A $ 8 ")".
• bifați caseta de lângă "Ignorați celulele goale" și "Lista valorii valide".

Dacă totul se face corect, atunci când completați prima coloană, puteți alege pur și simplu numele produsului din listă. În coloana "Unitate. schimbare "apare valoarea corespunzătoare.

În același mod, se creează AutoComplete pentru coloanele "Code" și "Vendor", precum și o listă derulantă.

Pentru a umple coloana "Cost" utilizați formula de înmulțire. Ar trebui să arate "= = preț * cantitate".

De asemenea, este necesar să se creeze o listă descendentă denumită "Puncte de contabilitate", care va indica unde au fost trimise bunurile. Acest lucru se face exact în același mod ca și în cazurile anterioare.

"Foaie rând cu întoarcere"

Acum, că ați creat aproape un instrument la îndemână, care permite companiei dvs. să păstreze inventarul în Excel gratuit, rămâne doar să ne învățăm programul să afișeze corect raportul.

Pentru a face acest lucru, începem să lucrăm cu tabelul corespunzător, iar la începutul perioadei de timp expunem zerourile, deoarece vom păstra numai înregistrările inventarului. Dacă a fost efectuată mai devreme, atunci în această coloană ar trebui afișate rămășițele. În acest caz, unitățile de măsură și denumirile mărfurilor trebuie luate din nomenclatură.

Pentru a facilita gestionarea inventarului, programul este liber să completeze coloanele "Expediere" și "Primire" prin intermediul funcției SUMAR.

Considerăm restul bunurilor din depozit cu ajutorul operatorilor matematici.

Aici este programul "Depozit". De-a lungul timpului, puteți face independent ajustări pentru a face contabilitatea bunurilor (produsele dvs.) cât mai convenabile posibil.